Tak stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 11 kwietnia 2008 r. (II FSK 128/08), wyjaśniając wątpliwości często pojawiające się w toku postępowań podatkowych.
Spór o pełnomocnika rozpoczął się od zarzutu zawartego w odwołaniu od decyzji, dotyczącego pominięcia go w postępowaniu przed organem pierwszej instancji. Izba skarbowa nie zgodziła się z tym zarzutem i odpowiedziała, że pełnomocnictwo ogólne zostało złożone dopiero wraz z odwołaniem. Wcześniej w tej sprawie nie było składane. Podatnik wskazał jednak, że wcześniej udzielił pełnomocnictwa w innej sprawie podatkowej, prowadzonej przez ten sam organ i tego samego urzędnika. Uprawniało ono do zastępstwa także w obecnie rozpatrywanej sprawie, co wynikało z jego treści. Organ pierwszej instancji powinien więc powiadomić o kolejnym postępowaniu pełnomocnika.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w wyroku z 15 lutego 2007 r. (I SA/Ol 13/07) nie podzielił zarzutów skarżącego, a NSA nie uwzględnił jego skargi kasacyjnej.
W uzasadnieniu wyroku NSA stwierdził, że zgodnie z art. 137 § 2 ordynacji podatkowej pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone ustnie do protokołu. W przypadku pisemnego pełnomocnik dołącza do akt sprawy oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa.
Zdaniem sądu ten przepis nie pozostawia wątpliwości, że pełnomocnik, chcąc występować w postępowaniu w takim charakterze, musi przedłożyć do akt konkretnej sprawy dokument potwierdzający umocowanie do działania w cudzym imieniu i wyznaczający jego zakres. Organy podatkowe w toku postępowania nie mają bowiem obowiązku badania, czy stronę postępowania i jej pełnomocnika wiąże umowa o określonej treści.
To pełnomocnik, bez względu na zakres udzielonego pełnomocnictwa, decyduje o tym, czy będzie zastępował stronę. Złożenie dokumentu do akt jednej z kilku spraw prowadzonych przez ten sam organ podatkowy, nawet gdy będzie to pełnomocnictwo ogólne, nie zwalnia pełnomocnika z obowiązku załączenia oryginału lub poświadczonej urzędowo kopii do akt kolejnej sprawy. Urząd nie jest bowiem uprawniony do ustalania, czy również w kolejnej sprawie pełnomocnictwo było udzielone.
Wszczynając postępowanie z urzędu, organ podatkowy informuje o tym podatnika. Jeżeli ten chce, aby jego interesy reprezentował pełnomocnik, powinien udzielić mu pełnomocnictwa. Aby urząd o tym się dowiedział, pełnomocnik musi złożyć stosowne oświadczenia na piśmie do akt danej sprawy lub ustnie do protokołu.
Sąd zgodził się z organami podatkowymi, że nie mogą z urzędu traktować danej osoby jako pełnomocnika. Nie można bowiem wykluczyć, że z pewnych względów nie będzie ona chciała uczestniczyć w danej sprawie w charakterze pełnomocnika, mimo posiadania umocowania. W takiej sytuacji posłużenie się przez urząd pełnomocnictwem złożonym na potrzeby innego postępowania, choćby swym zakresem obejmowało ono przedmiot postępowania, do którego akt nie zostało załączone, a następnie kontaktowanie się z „rzekomym pełnomocnikiem” naraża na zarzut pozbawienia strony czynnego udziału w postępowaniu.
