Nie można stosować starego wzoru księgi

Chodzi o osoby, które prowadziły firmę przed 15 marca 2007 r. Tego dnia weszła w życie nowelizacja rozporządzenia ministra finansów wprowadzająca nowy wzór podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Podatnicy kontynuujący działalność mogli ją jednak nadal prowadzić według starego wzoru.

Co się zmieniło we wzorze księgi? Mamy w niej o jedną kolumnę mniej. Po 1 stycznia 2007 r. niepotrzebna stała się bowiem rubryka, w której do końca 2006 r. księgowaliśmy wydatki na reklamę niepubliczną i reprezentację (była to kolumna 12). Zaliczaliśmy je do kosztów tylko do wysokości limitu (0,25 proc. przychodów). Od 1 stycznia 2007 r. każda reklama to koszt bez ograniczeń. Nie odliczamy natomiast wydatków na reprezentację. Z nowego wzoru księgi wyleciała więc jedna kolumna, a numeracja pozostałych przesunęła się. Wynagrodzenia księgujemy zatem w kolumnie 12, a tzw. pozostałe wydatki (tu m.in. koszty reklamy) w 13.

Z nowelizacji rozporządzenia ministra finansów wyraźnie jednak wynikało, że podatnicy kontynuujący działalność mogą nadal prowadzić księgę według starego szablonu. Oczywiście z uwzględnieniem zmian. Nie mogli więc nic wpisywać w kolumnie „koszty reprezentacji i reklamy objęte limitem”.

Z nowelizacji wynikało także, że podatnicy, którzy od 1 stycznia 2007 r. na własną rękę dopasowali zapisy w księdze do zmian w ustawie o PIT (np. koszty reklamy niepublicznej wpisywali w kolumnie 14 „pozostałe wydatki”), postępowali prawidłowo. Urząd skarbowy nie zarzuci im, że księga jest wadliwa i nie może być dowodem w postępowaniu podatkowym.

Po zmianie wzoru księga ma 16 rubryk. W pierwszych sześciu opisujemy zdarzenie gospodarcze:

kolumna 1

– kolejny numer zapisu; powinien pokrywać się z numerem wpisanym na dowodzie księgowym;

kolumna 2

– dzień miesiąca wynikający z dokumentu, który jest podstawą zapisu; może to być data uzyskania przychodu albo poniesienia wydatku; zapisy muszą być chronologiczne;

kolumna 3

– numer dowodu księgowego (albo numer dziennego zestawienia sprzedaży);

kolumny 4 i 5

– dane dotyczące kontrahenta; na tyle precyzyjne, aby można go było zidentyfikować; nie wypełniamy ich, jeśli zapisy są dokonywane na podstawie dziennego zestawienia sprzedaży oraz dowodów wewnętrznych;

kolumna 6

– rodzaj przychodów lub kosztów, np. sprzedaż cukierków lub zakup benzyny.

Pozycji 3 – 5 nie musimy wypełniać w kantorze i lombardzie oraz wtedy, gdy prowadzimy ewidencję sprzedaży albo ewidencję VAT.

Kolumny 7 – 9

przeznaczone są do ewidencjonowania przychodów, natomiast kolumny 10 – 14 do księgowania kosztów.

W księdze są jeszcze kolumny 15 i 16, tzw. wolne, gdzie możemy zamieszczać uwagi dotyczące pozostałych zapisów (np. w kolumnie 16 informację o przecenie firmowych towarów).

Jak dokonywać zapisów w księdze? Zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu ministra finansów – czyli czytelnie i trwale, w języku polskim i w walucie polskiej. I kompleksowo – podatnicy mają bowiem tendencję do uproszczania prowadzonych ewidencji i pomijania rubryk, które nie mają wpływu na ostateczne rozliczenie. To ryzykowne – pracownicy urzędów skarbowych często bardzo formalnie podchodzą do sprawy i niepełne zapisy mogą stać się przyczyną konfliktu. Dlatego warto zadać sobie więcej trudu i szczegółowo wypełniać poszczególne części księgi.

Oczywiście prędzej czy później zdarzy się jakiś błąd. Jak go poprawić? Skreślamy poprzedni zapis (ale musi być nadal czytelny) i wpisujemy nową treść. Poprawka musi być podpisana i opatrzona datą. Błędnych zapisów nie można więc zamazywać korektorem czy pisakiem. Jeżeli wprowadzamy nowy dokument, korektę musimy zrobić ze znakiem minus (–) lub kolorem czerwonym.

W rozporządzeniu ministra finansów znajdziemy też wzór uproszczonej księgi dla niektórych rolników prowadzących działalność. To zdecydowanie prostsza konstrukcja (ma tylko sześć kolumn).

Wzory księgi (a także innych ewidencji) można kupić w specjalistycznych księgarniach i punktach sprzedaży w urzędach skarbowych.

Księgę można też prowadzić za pomocą programu komputerowego. Przepisy rozporządzenia ministra finansów przewidują jednak tutaj dodatkowe wymogi.

Księgę przychodów i rozchodów zakładamy 1 stycznia danego roku bądź w dniu rozpoczęcia działalności. Musimy o tym poinformować urząd skarbowy. Mamy na to 20 dni od założenia księgi. Jeżeli działalność prowadzimy w formie spółki osobowej, obowiązek ten dotyczy wszystkich wspólników.

Zawiadomienie składamy tylko na początku działalności, chyba że w poprzednim roku prowadziliśmy księgi rachunkowe bądź rozliczaliśmy się za pomocą ryczałtu.

Przepisy nie przewidują, do kiedy można prowadzić księgę w starej wersji. Czy oznacza to, że przedsiębiorca, który ma jeszcze miejsce w starej księdze (czyli z kolumną na reprezentację), może w niej kontynuować zapisy? Moim zdaniem nie może. Rozporządzenie ministra finansów wyraźnie mówi, że podatnik powinien założyć księgę na dzień 1 stycznia i jednocześnie przewiduje jej wzór. Przedsiębiorca powinien więc zakończyć stary rok zestawieniem i w styczniu rozpocząć księgowanie już w nowym wzorze. Nie musi natomiast składać w urzędzie zawiadomienia o założeniu księgi. Ten obowiązek dotyczy tylko podatników rozpoczynających działalność, zmieniających formę opodatkowania lub przechodzących na podatkową księgę z pełnej rachunkowości.