W codziennej działalności pracodawcy wykorzystują zdjęcia (wizerunki) swoich pracowników – a to w galeriach publikowanych na stronie internetowej, a to w firmowym Intranecie lub w mediach społecznościowych. Jest to jednak legalne pod warunkiem, że pracodawca spełni elementarne warunki. W szczególności nie może tego robić – poza pewnymi wyjątkami – bez uzyskania zgody pracownika.
Taka zgoda musi jednak spełniać trzy podstawowe warunki – ma być dobrowolna, konkretna i złożona w sposób świadomy. Za nielegalne może być uznane przede wszystkim jej wymuszenie. Zgoda jest odpowiednio skonkretyzowana i można ją uznać za wyrażoną świadomie, jeżeli spełnia wymogi RODO w zakresie określenia celów, do których pracodawca będzie wykorzystywał wizerunek, np. do udostępnienia w wewnętrznej sieci Intranet, oraz będzie się ograniczała tylko do pozyskania i przetwarzania niezbędnej liczby zdjęć.