Przyspieszenie procesu legislacyjnego w sprawie transpozycji dyrektywy UE o ochronie sygnalistów ożywiło dyskusję o tych przepisach. Na początku kwietnia Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o ochronie sygnalistów, więc wrócił temat możliwych konsekwencji objęcia ochroną osób zgłaszających naruszenia prawa. Ciężar dyskusji w przestrzeni publicznej przesunął się w kierunku nowych obowiązków, jakie zostaną nałożone na średnich i dużych przedsiębiorców, i konieczności podjęcia działań dostosowawczych. A to oznacza oczywiście zaangażowanie określonych zasobów oraz ewentualnej możliwości wykorzystania nowych rozwiązań wbrew ich planowanemu zastosowaniu. Jednocześnie z horyzontu znikają kwestie fundamentalne, czyli przyczyny, dla których Unia Europejska postanowiła chronić sygnalistów. Otóż odgrywają oni kluczową rolę, jeśli chodzi o ujawnianie nieprawidłowości. Nie wynika to tylko z faktu, że za największymi aferami gospodarczymi ostatnich lat, które szeroko relacjonowane były w mediach, stali rzeczywiście sygnaliści. O tej roli świadczą również twarde dane statystyczne.

Raporty: sygnaliści są potrzebni

Zgodnie z cyklicznymi raportami organizacji ACFE (Association of Certified Fraud Examiners), która zrzesza profesjonalistów z całego świata, zajmujących się zarówno przeciwdziałaniem, jak i wykrywaniem nieprawidłowości, to właśnie wskazówka pochodząca od sygnalistów jest najskuteczniejszym sposobem wykrywania nadużyć w organizacjach. Ten stan pozostaje niezmienny od lat.

Najnowszy raport z 2024 roku (Report to the Nations) tylko potwierdza powyższe obserwacje. Sygnaliści umożliwili wykrycie prawie połowy (43 proc.) wszystkich zidentyfikowanych nieprawidłowości, i był to trzykrotnie skuteczniejszy sposób ujawnienia niż kolejna metoda na liście, czyli działania audytu wewnętrznego. Sygnalistami są pracownicy (52 proc.), klienci (21 proc.), osoby chcące pozostać anonimowymi (15 proc.) oraz dostawcy (11 proc.).

Analizując powyższe statystyki, łatwiej można zrozumieć, dlaczego uchwalona została dyrektywa chroniąca sygnalistów, a sama definicja sygnalisty jest dość szeroka i wykracza poza grono pracowników firmy. Taka osoba chroni organizację, z którą jest związana. To fakt.

Jak działa sygnalista? Brak obowiązku skorzystania z kanałów wewnętrznych

Skoro już wiemy, dlaczego jest sprzymierzeńcem organizacji, z którą jest związany, to rodzi się kolejne pytanie, czyli w jaki sposób wykorzystać jego/jej spostrzeżenia? Ani dyrektywa, ani obecny projekt ustawy nie zakładają konieczności zachowania sekwencyjności zgłoszeń, tzn. obowiązku wykorzystania kanałów wewnętrznych przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego (ujawnienie publiczne wyłączę poza nawias analizy ze względu na ograniczenie zastosowania do relatywnie wąskiego grona przypadków).

Projekt ustawy wspomina o fakultatywnym systemie zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, ale nie zakłada takiego obowiązku. Zdecydowanie w interesie firmy jest jednak, aby sygnalista skorzystał z kanałów wewnętrznych. Jak go przekonać? Kluczowe jest zaufanie do funkcjonujących rozwiązań. W tym względzie decydującą rolę odgrywa praktyka. Po pierwsze, należy wdrożyć odpowiednie rozwiązania, czyli kanały zgłoszeniowe dostosowane do specyfiki organizacji, oraz procedury przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń. Po drugie, deklaracje muszą być zgodne z działaniami, więc potrzebna jest konsekwencja oraz czas.

Odkładając dostosowanie do momentu pojawienia się ostatecznej wersji ustawy, ryzykujemy, że tego czasu może zabraknąć, zarówno na zdobycie doświadczenia w rozpatrywaniu zgłoszeń, jak i przekonanie sygnalistów do wewnętrznych rozwiązań. A wówczas sygnalista może preferować zgłoszenie zewnętrzne. Co to oznacza dla organizacji, chyba nikogo nie trzeba przekonywać.

Autor jest partnerem w Dziale Zarządzania Ryzykiem Nadużyć, EY.