Zasadą jest, że zgromadzenie wspólników odbywa się w siedzibie spółki. Umowa spółki może wskazywać inne miejsce na terytorium Polski. Oprócz tego, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą zgodę na piśmie, zgromadzenie może odbyć się w innym miejscu, ale wyłącznie na terytorium Polski. W przypadku, gdyby w polskiej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością było trzech wspólników, a oni wszyscy mieszkaliby w Sztokholmie, to i tak zgromadzenie wspólników musiałoby się odbyć w Polsce. By powziąć wiążącą uchwałę, wspólnicy muszą przemieścić się na terytorium Polski lub powołać pełnomocnika, który na podstawie udzielonego przez nich pełnomocnictwa podejmie niezbędne uchwały podczas zgromadzenia wspólników. Gdyby wspólnicy dopuścili się naruszenia przepisów w zakresie miejsca odbycia zgromadzenia wspólników, na przykład zwołali zgromadzenie i podjęli uchwały w Sztokholmie, to tak podjęte uchwały mogłyby zostać uznane za nieważne na podstawie powództwa o stwierdzenie nieważności uchwały z art. 252 Kodeksu spółek handlowych.

Warto zwrócić uwagę na art. 227 k.s.h. Zgodnie z § 1 tego artykułu, uchwały są podejmowane podczas zgromadzenia wspólników. Analizując ten artykuł razem z art. 234 k.s.h. należałoby wysnuć wniosek, iż uchwały podejmowane podczas zgromadzenia wspólników mogą zostać podjęte tylko w Polsce. Furtką umożliwiającą ominięcie obowiązku zwoływania zgromadzeń wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością w Polsce z jednoczesnym podejmowaniem przez spółkę uchwał, przynajmniej w ograniczonym zakresie, jest art. 227 § 2 k.s.h. Otóż na jego podstawie możliwe jest powzięcie uchwały bez odbycia zgromadzenia wspólników, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma zostać powzięte, albo wyrażą zgodę na głosowania pisemne.

Co to jest kurenda

Pierwszym ze sposobów przewidzianym w art. 227 § 2 k.s.h. jest wyrażenie przez wszystkich wspólników na piśmie zgody na postanowienie, które zostanie powzięte. Tryb ten jest nazywany kurendą. Inicjatywę w zakresie kurendy posiada zarząd. Przesyła on do wszystkich wspólników spółki projekt uchwały o jednakowej treści. By taka uchwała została powzięta, wymagana jest jednomyślność wszystkich wspólników. Przez zwrot „wszystkich" rozumieć należy także tych, którzy zostali wyłączeni z głosowania. Niezbędne jest wyrażenie zgody w formie pisemnej przez każdego ze wspólników i przesłanie podpisanego projektu uchwały z powrotem do zarządu.

Głosowanie pisemne

Drugim trybem podejmowania uchwał poza zgromadzeniem wspólników jest głosowanie pisemne. Na wstępie zarząd powinien przesłać do wspólników w formie pisemnej wniosek o wyrażenie zgody na przeprowadzenie głosowania pisemnego. Na etapie uzyskiwania zgody przez zarząd spółki wymagane jest otrzymanie jednomyślnej i pisemnej zgody na głosowanie pisemne od wszystkich wspólników, nawet tych wyłączonych z głosowania.

Następnie po uzyskaniu prawidłowych zgód, zarząd spółki przesyła do każdego ze wspólników projekt głosowanej uchwały ze wskazaniem terminu oddania głosu. Jeżeli umowa spółki nie przewiduje żadnych dodatkowych restrykcji w stosunku do głosowania pisemnego, zastosowanie znajdą przepisy k.s.h. w zakresie podejmowania uchwał (art. 245 k.s.h. oraz art. 246 k.s.h.). Z tego względu możliwe jest podjęcie uchwały poza zgromadzeniem wspólników bez uzyskania jednomyślnej zgody wszystkich wspólników. Zgodnie bowiem ze wspomnianym art. 245 k.s.h., uchwały mogą zapaść bezwzględną większością głosów. Podkreślić należy, że jest to znacząca różnica w stosunku do kurendy. Przy wykorzystaniu głosowania pisemnego możliwe jest podejmowanie uchwał poza zgromadzeniem wspólników nawet bez uzyskania wszystkich głosów aprobujących konkretną uchwałę.

Zarówno w przypadku kurendy jak i głosowania pisemnego, dopuszczalne jest oddawanie głosów przez pełnomocnika, co tylko zwiększa praktyczność zastosowania trybów przewidzianych w art. 227 § 2 k.s.h.

Podczas zgromadzenia wspólników

Kurenda oraz głosowanie pisemne mają zastosowanie tylko do tych uchwał, w stosunku do których nie powstaje obowiązek zwołania zgromadzenia wspólników. Dlatego też możliwość podjęcia uchwały bez zwoływania zgromadzenia wspólników będzie w dużym stopniu ograniczona. Ograniczenia można podzielić na 4 rodzaje. Pierwszym będzie niemożność podjęcia uchwały poza zgromadzeniem wspólników w przypadku, gdy przepisy wprost wyłączają możliwość głosowania pisemnego. Z tego względu, uchwały będące przedmiotem zwyczajnego zgromadzenia wspólników (art. 231 k.s.h.) powinny być podejmowane na terytorium Polski. Po drugie, nie będzie możliwe wykorzystanie kurendy oraz formy pisemnego głosowania, gdy przepis prawa będzie wymagał zwołania zgromadzenia wspólników. Przykładowo, zwołanie zgromadzenia wspólników jest wymagane dla podjęcia uchwał dotyczących połączenia, podziału lub przekształcenia spółki. Co istotne, wyłączenie nie dotyczy tzw. jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (art. 156 k.s.h.). Po trzecie, art. 227 § 2 k.s.h. nie zostanie użyty, gdy k.s.h. wymusza obligatoryjność głosowania tajnego. Głosowanie tajne ma zastosowanie zawsze w stosunku do wyborów i wniosków o odwołanie członków organów spółki lub likwidatorów, o pociągnięcie ich do odpowiedzialności, jak również w sprawach osobowych (art. 247 § 2 k.s.h.). Co ważne, to ograniczenie również nie znajdzie zastosowania w stosunku do spółki jednoosobowej, wskazanej w art. 156 k.s.h. Powyżej opisane obostrzenia można krótko scharakteryzować jako ograniczenia ustawowe. Ostatnim źródłem, wyłączającym możliwość podejmowania uchwał poza zgromadzeniem wspólników, jest treść umowy spółki. W umowie spółki można dowolnie poszerzać zakres uchwał, dla których nie jest możliwe podjęcie uchwały poza zgromadzeniem wspólników. Podobnie można selektywnie wskazywać, jakie kategorie spraw nie będą mogły być podejmowane w drodze kurendy lub głosowania pisemnego. Można nawet przyjąć, że żadna uchwała nie będzie mogła być podjęta poza zgromadzeniem wspólników w danej spółce. Tym samym uniemożliwione zostanie podejmowanie uchwał w trybie z art. 227 § 2 k.s.h.

Na marginesie wspomnieć trzeba, że zgodnie ze stanowiskiem części doktryny nie można podjąć uchwały w trybie przewidzianym w art. 227 § 2 k.s.h., gdy jest ona objęta lub stwierdzona w protokole sporządzonym przez notariusza, o czym traktuje postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 16 stycznia 2002 r. (sygn. IV CKN 632/00). Głosowanie w formie pisemnej lub za pomocą kurendy powinno być w takim przypadku wyłączone.

Uchwała poza Polską

Wspólnicy, którzy chcą podjąć uchwałę poza zgromadzeniem wspólników każdorazowo powinni sprawdzić, czy nie znajdą wobec nich zastosowania ograniczenia wynikające z przepisów k.s.h. Sprawdzeniu powinno też podlegać, czy uchwała nie będzie wymagała objęcia lub stwierdzenia w protokole sporządzonym przez notariusza. Nawet, jeżeli możliwe będzie podjęcie uchwały w oparciu o przepisy prawa, należy obligatoryjnie sprawdzić, czy w umowie spółki nie dokonano wyłączenia podejmowania określonych kategorii uchwał poza zgromadzeniem wspólników. Jest to o tyle istotne, że jeżeli doszłoby do naruszenia przepisów k.s.h. lub postanowień umowy spółki w tym zakresie, tak podjęte uchwały będą mogły być zaskarżone za pomocą powództwa o uchylenie uchwały lub powództwa o stwierdzenie nieważności uchwały. Modelowym przykładem, w którym można zastosować tryb przewidziany w art. 227 § 2 k.s.h., pod warunkiem dopuszczenia przez treść umowy spółki, jest transakcja zbycia udziałów, czego potwierdzeniem jest wyrok Sądu Najwyższego z 29 sierpnia 2013 r. (sygn. akt I CSK 713/12).

Zdaniem autora

Przemysław Rogiński, prawnik w gdańskim biurze Rödl & Partner

Podsumowując, w niektórych przypadkach, dopuszczonych przez k.s.h. oraz umowę spółki, możliwe jest podjęcie uchwały w drodze tzw. kurendy lub głosowania pisemnego. Pomaga to odformalizować proces podejmowania uchwał oraz umożliwia wspólnikom przebywającym za granicą podjęcie uchwały bez konieczności udzielania pełnomocnictwa do głosowania w ich imieniu podczas zgromadzenia wspólników lub stawiania się na zgromadzeniu wspólników na terytorium Polski.