Szef, który chce nałożyć na pracownika karę porządkową, musi postępować zgodnie z regułami wynikającymi z kodeksu pracy. Wszelkie samowolne procedury, w tym stosowanie kar, których nie przewiduje kodeks, jest niedozwolone.

Wręczenie pracownikowi zawiadomienia o ukaraniu to nie wszystko. Po tej czynności zostaje ślad w teczce B akt osobowych pracownika. Aby stamtąd zniknął, muszą zaistnieć dwa warunki – właściwe postępowanie pracownika oraz upływ czasu. Sama obietnica poprawy po nałożeniu kary to zdecydowanie za mało.

Właściwe zachowanie

Kluczowym warunkiem niezbędnym do zatarcia kary porządkowej, czyli usunięcia jej śladów w postaci zawiadomienia przechowywanego w aktach osobowych, jest właściwe zachowanie się ukaranego. Powinien on pracować w sposób nienaganny. Jednak czym jest nienaganna praca, tego już przepisy nie mówią. Możliwości w zakresie interpretacji może być klika.

Kilka możliwości

W pierwszej kolejności praca nienaganna może się kojarzyć ze sposobem wykonywania obowiązków – czy zatrudniony realizuje powierzone zadania w sposób sumienny i staranny, stosuje się do poleceń przełożonych (jeśli są zgodne z prawem).

Praca nienaganna może się kojarzyć z takim postępowaniem, w wyniku którego jest ona pozbawiona wad mogących skutkować obniżeniem, czy wręcz pozbawieniem podwładnego prawa do wynagrodzenia.

Nienaganny sposób wykonywania pracy może być również rozumiany jako taki, który nie uzasadnia nałożenia na pracownika kary porządkowej w formie nagany.

Wreszcie termin ten może oznaczać takie postępowanie, które nie spowodowało nałożenia na niego dowolnej kary porządkowej.

Brak powodów do kary

Zatem która interpretacja jest prawidłowa? Przeważa pogląd, że praca nienaganna to taka, której nie towarzyszy nałożenie jednej z kar porządkowych – upomnienia, nagany lub kary pieniężnej. Przyjmuje się bowiem, że przełożony powinien zauważyć naganne zachowanie i zdyscyplinować pracownika formalnie nakładając na niego sankcję. Jeżeli nic takiego nie miało miejsca, należy uznać, że obowiązki wykonywane są w sposób prawidłowy.

Kluczowy okres

Aby zatarcie kary porządkowej mogło stać się faktem, nienaganna praca musi trwać przez rok. Niestety przepis nie wyjaśnia, od jakiego momentu należy liczyć roczny przedział czasu. Opcje są dwie:

- od dnia dopuszczenia się przez pracownika przewinienia porządkowego będącego podstawą ukarania albo

- od dnia pisemnego poinformowania pracownika o nałożonej karze.

Przeważa pogląd, że rok nienagannej pracy to przedział 12 miesięcy liczony od dnia nałożenia na pracownika kary – czyli dnia, w którym pracodawca pisemnie poinformował zatrudnionego o zastosowaniu wobec niego sankcji.

Jeśli w roku, w którym pracownik powinien świadczyć pracę nienagannie, ponownie popełni on przewinienie porządkowe, za które zostanie ukarany, wówczas nie ma podstaw do usunięcia odpisu zawiadomienia o ukaraniu z akt osobowych. Gdy zaś „wytrzyma" roczny okres próby, zawiadomienie należy usunąć.

Zawiadomienie w aktach za długo

Gdy mimo upływu roku nienagannej pracy pracodawca zapomniał usunąć odpis zawiadomienia o ukaraniu, oznacza to niepoprawne prowadzenie dokumentacji. Nie ma to natomiast znaczenia z punktu widzenia uznania kary za niebyłą. Zatem mimo nieusunięcia zawiadomienia o ukaraniu sankcja ulega zatarciu. Następuje to z mocy prawa wraz z upływem roku nienagannego wykonywania obowiązków.

—Sebastian Kryczka, prawnik, ekspert prawa pracy