Każdy pracownik odbywający podróż służbową – czy to krajową, czy zagraniczną – jest uprawniony do otrzymywania diet z tego tytułu. Stanowią one dodatek mający na celu pokrycie zwiększonych kosztów w związku z przebywaniem poza domem.
Istotą wypłacania diet jest sfinansowanie różnicy w kosztach utrzymania w związku z przebywaniem poza domem. W związku z podwyższonymi wydatkami podczas delegacji (np. koniecznością zakupu gotowego posiłku), diety stanowią ich rekompensatę. Nie mają jednak zabezpieczyć pełnego utrzymania. Podczas delegacji pracownik nadal bowiem otrzymuje wynagrodzenie, które przeznacza na codzienne wydatki, niezależnie od tego, czy pracę świadczy na miejscu, czy będąc w podróży służbowej.
Nie każdy wyjazd...
Zgodnie z kodeksową definicją, za podróż służbową uznaje się wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy. Nie każdy wyjazd podwładnego można uznać za podróż służbową. Należy tu rozróżnić dwa odrębne przypadki świadczenia pracy poza stałym miejscem zamieszkania czy pracy – delegację i oddelegowanie.
Oddelegowanie wiąże się zazwyczaj z dłuższym okresem wykonywania pracy poza standardowym miejscem, a co za tym idzie – często modyfikacją zakresu stałych obowiązków. Jeśli pracownik zawrze z pracodawcą porozumienie, w którym zgodzi się na świadczenia przez pewien okres pracy w innym niż stale miejscu, to pozbawi się prawa do świadczeń z tytułu podróży służbowej. Można mu wówczas przyznać dodatek miesięczny, którego wysokość może zostać określona w porozumieniu między stronami (zob. wyrok Sądu Najwyższego z 20 lutego 2007 r., II PK 165/06).
Okres tego rodzaju oddelegowania nie może trwać dłużej niż trzy miesiące w roku kalendarzowym.
... to podróż służbowa
Dla zaistnienia delegacji konieczne jest natomiast łączne spełnienie wskazanych w definicji warunków: polecenie wyjazdu, wykonywanie konkretnego zadania oraz wykonanie tego zadania poza miejscem zamieszkania lub zatrudnienia wskazanego w umowie.
Mając to na uwadze oraz pozostałe regulacje prawne dotyczące delegacji, polecenie służbowe powinno zwierać:
- wskazanie zadania do wykonania (zazwyczaj w ramach powierzonego zakresu obowiązków),
- miejsce wykonania,
- miejsce i czas rozpoczęcia podróży służbowej,
- czas trwania delegacji,
- środek transportu,
- potwierdzenie otrzymania przez pracownika zaliczki na pokrycie kosztów i jej wysokość.
Aby właściwie ustalić czas przebywania w podróży służbowej, który bezpośrednio przekłada się na wysokość przysługujących diet, należy precyzyjnie określić moment rozpoczęcia i zakończenia delegacji >patrz ramka.
Kwota do wypłaty
Wysokość przysługujących diet na terenie kraju i w poszczególnych państwach docelowych została określona dla sfery budżetowej w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Jednolite przepisy dotyczące diet krajowych i zagranicznych zostały opracowane wyłącznie dla pracowników sfery budżetowej. Wysokość wskazanych w nim diet przyjmuje się też domyślnie jako obowiązujące pracodawców prywatnych, jeśli nie określili oni innych zasad wynagradzania za okres delegacji.
Jednak artykuł 77
5
§ 4 k.p. umożliwia pracodawcom prywatnym ustalenie innej wysokości diet niż przewidziana we wspomnianym rozporządzeniu. Diety można ustalić na dowolnym poziomie (zarówno wyższym, jak i niższym), pod warunkiem, że nie będą one niższe od diety krajowej wskazanej w przytoczonym akcie prawnym (obecnie jest to 30 zł).
W konsekwencji ustanowienie w układzie zbiorowym pracy/regulaminie diet zagranicznych w wysokości niższej niż określona rozporządzeniem, a nawet równej dietom krajowym, jest zgodne z prawem.
Decyduje firma
Dowolność decyzji pracodawcy dotycząca ustalenia niższej wysokości diet zagranicznych w regulaminie wynagradzania została poparta wyrokiem Sądu Najwyższego z 10 stycznia 2007 r. (III PK 90/06). W jego uzasadnieniu czytamy, że: „z art. 77
5
§ 4 k.p. wynika wprost, że postanowienia regulaminu wynagradzania mogą ustalać diety za podróż służbową poza granicami kraju w wysokości równiej (ale nie niższej) niż wysokość diet za podróż służbową na obszarze kraju określoną dla pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej w rozporządzeniu ministra właściwego do spraw pracy. Ustalenie (...) przez pracodawcę diety za dobę podróży służbowej poza granicami kraju w wysokości diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju określonej w stosownym rozporządzeniu ministra właściwego do spraw pracy jest zgodne z art. 77
5
§ 4 k.p., a postanowienia regulaminu wynagradzania w tej części nie mogą być uznane za nieważne na podstawie art. 9 § 2 k.p. i art. 18 § 2 k.p. Minimalna wysokość diety za dobę zagranicznej podróży służbowej pracownika zatrudnionego u prywatnego pracodawcy nie może być niższa niż wysokość diety za dobę krajowej podróży służbowej pracownika jednostki państwowej lub samorządowej sfery budżetowej przyjęta w rozporządzeniu ministra właściwego do spraw pracy wydanym na podstawie art. 77
5
§ 2 k.p.".
W przytoczonym wyroku sąd poddał jednak w wątpliwość prawidłowość dokonania zmiany w regulaminie wynagradzania, zrównującej wysokość diet krajowych i zagranicznych poprzez jednostronne aneksowanie zapisów samego regulaminu. Zważywszy, że jest to zmiana na niekorzyść pracownika, bo w zasadniczy sposób zmienia jego uprawnienia, należałoby rozważyć wprowadzenie jej w drodze wypowiedzenia zmieniającego.
Najniższa stawka
Rozpatrując skrajny przypadek, za cały okres podróży służbowej, niezależnie od kraju jej odbywania, pracodawca może wypłacić wyłącznie diety w wysokości równej diecie krajowej.
Często bywa tak, że zagraniczna podróż służbowa rozpoczyna się i kończy delegacją krajową, gdyż na miejsce wylotu lub do granicy państwa trzeba dotrzeć. W przypadku wyjazdu i powrotu z podróży służbowej zagranicznej w tym samym dniu, obydwa fragmenty delegacji krajowej podlegają sumowaniu i rozpatrzeniu w aspekcie przysługujących diet jako jedna podróż krajowa i jedna podróż zagraniczna (zob. pismo GIP z 2 lutego 2009 r. GPP-417-4560-10/09/PE/RP). W przypadku ustanowienia regulacji wewnętrznej określającej wysokość diet zagranicznych równych krajowym, pracownik otrzyma diety w kwocie, jak gdyby cała delegacja odbywała się na terenie kraju, tj. obecnie 30 zł za dzień.
Start i zakończenie zagranicznej podróży
Delegacja zagraniczna obejmuje okres od chwili:
- przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju – przy podróżowaniu środkami komunikacji lądowej,
- startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju – przy podróży odbywanej samolotem,
- wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego – przy podróży morskiej.
