Nie tylko zarząd może zwołać zwyczajne zgromadzenie wspólników albo zwyczajne walne zgromadzenie. Zarząd posiada taką kompetencję, ale też i obowiązek.

Natomiast gdy zarząd tego obowiązku nie wykonał wcale albo w terminie wynikającym z umowy spółki/statutu albo ustawy, prawo do zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników albo zwyczajnego walnego zgromadzenia posiada także rada nadzorcza (art. 235§ 2 k.s.h. oraz art. 399 § 2 k.s.h.). Oczywiście w odniesieniu do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością tylko wtedy, gdy w danej spółce funkcjonuje.

Najpierw jednak uwaga o charakterze podstawowym: radzie nadzorczej przysługuje prawo zwołania zwyczajnego zgromadzenia. W żadnym jednak razie rada nadzorcza nie ma takiego obowiązku. Innymi słowy, rada może zwołać zwyczajne zgromadzenie, ale nie musi i nie będzie ponosić konsekwencji, gdy zgromadzenia nie zwoła.

Waga dokumentów

Gdyby poszukiwać uzasadnienia takiego rozwiązania, to należałoby przede wszystkim stwierdzić, że zwyczajne zgromadzenia wspólników czy zwyczajne walne zgromadzenie dotyczą co do zasady przede wszystkim rozliczenia poprzedniego roku obrotowego – zatwierdzenia sprawozdania zarządu z działalności spółki, sprawozdania finansowego, decyzji co do sposobu rozdysponowania zyskiem albo pokrycia straty, w końcu skwitowania członków organów z wykonywanych przez nich obowiązków (art. 231 § 2 k.s.h oraz art. 395 § 2 k.s.h). W konsekwencji jego zwołanie jest przede wszystkim uzależnione od tego czy w spółce te wszystkie dokumenty zostały sporządzone i mogą być przedmiotem rozpatrzenia na zgromadzeniu.

Jeżeli rada nadzorcza nie dysponuje takimi dokumentami albo nawet nie wie, czy dokumenty te istnieją, nie ma sensu, aby zwoływała zwyczajne zgromadzenie. I tak nie będzie mogło ono osiągnąć zamierzonego skutku, a dodatkowo zwołanie wówczas zgromadzenia mogłoby narazić spółkę na dodatkowe koszty.

Raczej nadzwyczajne sytuacje

Zatem należy przyjąć, że rada nadzorcza powinna korzystać z uprawnienia do zwołania zwyczajnego zgromadzenia albo zwyczajnego walnego zgromadzenia tylko w przypadkach nadzwyczajnych, gdy ma pełną wiedzę o sprawach, które mają zostać umieszczone w porządku obrad takiego zgromadzenia, oraz pełną dokumentację niezbędną na takie zgromadzenie. Może to mieć miejsce np. wtedy, gdy z przyczyn na losowych zarząd nie może zwołać technicznie zgromadzenia, choć wszystko na takie zgromadzenie jest przygotowane.

Natomiast rad nadzorcza nie powinna za wszelką cenę wyręczać zarządu w sytuacjach, gdy takiej potrzeby nie ma, a brak zwołania przez zarząd jest jedynie efektem złego prowadzenia spraw spółki.

Od strony formalnej zwołanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników albo zwyczajnego zgromadzenia akcjonariuszy wymaga podjęcia przez radę nadzorczą uchwały. Rada nadzorcza bowiem jako organ kolegialny działa tylko kolegialnie (art. 390 § 1 k.s.h). Tak jak w przypadku działania zarządu, w tym zakresie potrzeba jest uchwała podjęta zgodnie z zasadami działania rady nadzorczej w danej spółce, tj. na prawidłowo zwołanym posiedzeniu i odpowiednią większością głosów.

Dość częstą praktyką jest, że rada nadzorcza podejmuje uchwałę, w której postanawia zwołać zgromadzenie wspólników albo walne zgromadzenie i jednocześnie upoważnia przewodniczącego rady albo innego członka rady lub członków do podjęcia wszystkich czynności prawnych i faktycznych związanych ze zwołaniem zgromadzenia i jego organizacją.

Ważne jest też to, że jeżeli rada nadzorcza nie udzieli takiego upoważnienia jednemu lub kilku swoim członkom, to czynności formalnych związanych ze zwołaniem, takich jak np. podpisania zawiadomienia czy ogłoszenia, muszą dokonać wszyscy członkowie rady.

Co w uchwale

Co do treści uchwały o zwołaniu zgromadzenia, to tak jak w przypadku uchwały zarządu powinna ona zawierać wszystkie te elementy, które są niezbędne do zwołania zgromadzenia, tj. oznaczenie miejsca, czasu, porządku obrad, ewentualne inne obowiązkowe informacje zgodne z przepisami prawa, np. w zakresie proponowanej zmiany umowy spółki lub statutu, wskazania dotychczasowego brzmienia danego postanowienia oraz proponowanego.

Co ważne, rada nadzorcza, zwołując zwyczajne walne zgromadzenie, powinna, po pierwsze, wyraźnie w treści zawiadomienia albo ogłoszenia wskazać, że zgromadzenie jest zwoływane przez radę nadzorczą, a nie zarząd, oraz załączyć do zawiadomienia lub ogłoszenia odpis uchwały rady nadzorczej o zwołaniu zgromadzenia. Chodzi o to, aby adresaci takich zawiadomień – wspólnicy czy akcjonariusze – nie mieli wątpliwości, przez kogo zgromadzenie jest zwołane i w jakim trybie.

Zwołanie zwyczajnego zgromadzenia czy zwyczajnego walnego zgromadzenia przez radę nadzorczą w sposób wadliwy, przede wszystkim przed upływem terminu do zwołania określonego dla zarządu albo bez wymaganej uchwały rady nadzorczej, powoduje, że tak zwołane zgromadzenie nie jest zdolne do podejmowania ważnych i skutecznych uchwał.

Podwójne zwołanie

Na koniec należy zwrócić uwagę jeszcze na jedną kwestię. Ustawodawca nie rozstrzyga wprost sytuacji, gdy po zwołaniu zwyczajnego zgromadzenia przez radę nadzorczą także zarząd zwoła takie zgromadzenie. W tym zakresie należy chyba uznać, że najprostsze rozwiązanie jest najlepsze. Nie ma lepszych zgromadzeń ani gorszych, decyduje to, które pierwsze się odbędzie i na którym zostaną rozpatrzone sprawy i podjęte uchwały ustawowo przyznane do kompetencji zwyczajnego zgromadzenia. Wówczas odpada potrzeba ponownego rozpatrzenia tych spraw i podjęcia stosownych uchwał na kolejnym zgromadzeniu, skoro już to nastąpiło i właściwe uchwały zostały podjęte.

Autorka jest adwokatem w Kancelarii Tomczak & Partnerzy spółka adwokacka