Jak działa rada nadzorcza spółki z o. o.

Rada nadzorcza co do zasady jest fakultatywnym organem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. W praktyce jest ona ustanawiana stosunkowo często, rzadziej – komisja rewizyjna. Umowa/akt założycielski może przewidywać, że w spółce będzie funkcjonować tylko jedno z wymienionych gremiów albo oba łącznie, a indywidualna kontrola wspólników będzie wówczas wyłączona bądź ograniczona. Jednak w sp. z o.o., w której kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500 tys zł, natomiast udziałowców jest więcej niż 25, rada nadzorcza lub komisja rewizyjna muszą być ustanowione >patrz przykład nr 1.

Przykład 1

W F sp. z o.o. jest trzech udziałowców, a kapitał zakładowy wynosi 600 tys. zł. Prezes spółki uznał, że z uwagi na wysokość kapitału zakładowego konieczne jest ustanowienie zarówno rady nadzorczej, jak i komisji rewizyjnej. Jego stanowisko nie jest jednak właściwe. Wspólników jest bowiem mniej niż 25. Niezależnie od tego, nawet gdyby w F sp. z o.o. kapitał zakładowy przekraczał 500 tys. zł i równocześnie liczyłaby więcej niż 25 udziałowców, to obligatoryjne byłoby ustanowienie tylko jednego z wymienionych organów, tj. albo komisji rewizyjnej, albo rady nadzorczej. Łączne ich działanie jest dobrowolne, i to tylko wtedy, gdy tak stanowi akt założycielski lub umowa podmiotu.

Tryb podejmowania uchwał

Rada nadzorcza sp. z o. o. co do zasady obraduje na posiedzeniu, uchwały zaś podejmuje, jeżeli wszyscy jej członkowie zostali na nie zaproszeni (w dowolnej formie >patrz wzór zaproszenia na posiedzenie rady nadzorczej sp. z o.o.), a na posiedzeniu obecna jest co najmniej połowa składu tego organu. Tak stanowi art. 222 § 1 k.s.h. Cytowany przepis dopuszcza jednak ewentualność odmiennego uregulowania wymagań dotyczących kworum w umowie spółki. Przy czym kontrakt podmiotu nie może łagodzić tej reguły, ale ewentualnie jedynie ją zaostrzać >patrz przykład 2.

Przykład 2

Umowa spółki X sp. z o.o. przewiduje, że rada nadzorcza może podejmować uchwały w sytuacji, w której w posiedzeniu bierze udział minimum 40 proc. składu tego organu. Zapis ten nie jest dopuszczalny. Minimalny – ustawowo określony – próg stanowi bowiem połowa obsady personalnej omawianego gremium. Kontrakt podmiotu może go jedynie zwiększać, a nie zmniejszać.

Głosowanie uchwał przez radę nadzorczą może również odbywać się w formie kurendy, na piśmie za pośrednictwem innej osoby wchodzącej w skład tego gremium bądź przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. W tym ostatnim przypadku obradujące osoby, które znajdują się w różnych miejscach, dyskutują nad daną kwestią, wykorzystując do tego np. wideotelefon, faks, pocztę elektroniczną. Kurenda oznacza natomiast, że – poza posiedzeniem – głosowana jest za pomocą korespondencji albo posłańca konkretna uchwała o określonej treści. Sporządzenie protokołu z posiedzenia, które odbywa się z wykorzystaniem innej niż pisemna techniki, jest konieczne >patrz wzór z korespondencyjnego posiedzenia rady nadzorczej sp. z o.o. Treść uchwały także podlega wówczas obowiązkowi spisania. Uchwała podjęta w opisanych trybach jest ważna, gdy wszyscy członkowie organu zostali powiadomieni o treści jej projektu, a umowa spółki przewiduje takie sposoby głosowania >patrz przykład 3. Jednak nawet gdy umowa kontraktu na to pozwala, powzięcie ich jest wykluczone w sprawach wyborów przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszania w czynnościach tych osób >patrz przykład 4. Oddanie głosu na piśmie nie może nadto dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad już w trakcie posiedzenia >patrz przykład 5. Podjęcie zaś ww. uchwał – wbrew owemu zakazowi – może skutkować ich unieważnieniem w ramach powództwa o ustalenie istnienia prawa lub stosunku prawnego (art. 189 k.p.c.). Za takim rozwiązaniem opowiedział się Sąd Najwyższy w uchwale podjętej w składzie siedmiu sędziów 18 września 2013 r., III CZP 13/13 (nie ma ona mocy zasady prawnej). Zgodnie z jej treścią „uchwały zarządu, rady nadzorczej i komisji rewizyjnej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz uchwały zarządu i rady nadzorczej spółki akcyjnej podlegają zaskarżeniu w drodze powództwa o ustalenie (art. 189 k.p.c. w związku z art. 58 k.c.)", po wykazaniu przez wnoszącego powództwo interesu prawnego w jego wniesieniu.

Przykład 3

Umowa spółki Y sp. z o.o. dopuszcza możliwość głosowania uchwał przez radę nadzorczą za pośrednictwem poczty elektronicznej. 15 kwietnia 2015 r. pani Wiktoria (przewodnicząca) przesłała e-mailem pani Oliwii (członkowi) projekt uchwały ws. wyrażenia zgody na zbycie przez zarząd nieruchomości położonej w Płocku przy ul. Słonecznej 34 za kwotę nie niższą niż 200 tys zł. Zapomniała jednak wysłać go również do pana Marka (sekretarza). Wykluczone jest więc powzięcie uchwały. Treść jej projektu nie była bowiem znana wszystkim członkom rady nadzorczej. Ewentualne podjęcie uchwały może zaś skutkować wytoczeniem, na zasadzie art. 189 k.p.c., powództwa o ustalenie jej nieważności.

Przykład 4

Pan Filip, sekretarz rady nadzorczej ABC sp. z o.o., oddał w imieniu pana Michała (członka), na podstawie jego pisemnego upoważnienia, głos opowiadający się za odwołaniem pani Igi z funkcji prezesa zarządu. Ww. sposób głosowania dopuszczała umowa podmiotu, a każda z czterech osób tworzących obsadę personalną rady nadzorczej znała treść projektu wskazanej uchwały. Nie może być ona jednak podjęta, gdyż nie pozwala na to przepis art. 222 § 5 k.s.h.

Przykład 5

Pani Weronika, jeden z pięciu członków rady nadzorczej DEF sp. z o.o., udzieliła pisemnego upoważnienia przewodniczącemu tego organu (panu Patrykowi) do oddania w jej imieniu głosu przeciw uchwale o wyrażeniu zgody na zakup przez zarząd spółki floty samochodowej za kwotę nie wyższą niż 150 tys zł. W trakcie posiedzenia rady nadzorczej zarząd złożył dodatkowy wniosek o powzięcie przez nią uchwał ws. przyznania prezesowi i wiceprezesowi zarządu premii za I kwartał 2015 r. Pan Patryk włączył ten punkt do porządku obrad, a następnie – uznając, że wcześniejsze pisemne upoważnienie pozwala na oddanie głosu w imieniu pani Weroniki również w sprawie premii kwartalnej – zagłosował za podjęciem owej uchwały. Pan Patryk nie był jednak uprawniony do głosowania w imieniu koleżanki w tej sprawie, ponieważ została ona wprowadzona do harmonogramu obrad już w trakcie posiedzenia. W konsekwencji każdy, kto ma w tym interes prawny, może wnieść pozew o ustalenie uchwały ws. przyznania prezesowi i wiceprezesowi zarządu premii za I kwartał 2015 r. za nieważną.

Uwaga! Członek rady nadzorczej może głosować w imieniu kilku innych członków tego gremium, pod warunkiem że liczba udzielających upoważnienie nie przekroczyła 50 proc. składu personalnego ww. organu.

Uchwały rady nadzorczej zapadają zwykłą (więcej głosów za niż przeciw, głosy wstrzymujące się i nieważne nie są liczone), bezwzględną (więcej niż połowa głosów oddanych) bądź kwalifikowaną (surowszą niż bezwzględna) większością głosów. O tym natomiast, jakiej większości wymagają poszczególne sprawy, wobec braku odpowiednich zapisów ustawowych, decyduje umowa spółki albo regulamin rady nadzorczej.

Protokół

Z przebiegu posiedzenia rady nadzorczej sporządza się protokół. Powinien mieć on co najmniej formę pisemną i polegać na zawarciu w jego treści ustaleń poczynionych w toku obrad – patrz wzór protokołu z posiedzenia rady nadzorczej sp. z o.o. Może być on prowadzony przez pracownika sp. z o.o., sekretarza rady nadzorczej lub notariusza. Regulamin rady nadzorczej określa jej organizację i sposób wykonywania czynności >patrz wzór regulaminu rady nadzorczej sp. z o.o. Jego uchwalenie – przez zgromadzenie wspólników albo na podstawie upoważnienia zebrania udziałowców przez radę nadzorczą – jest fakultatywne. Postanowienia regulaminu nigdy jednak nie mogą pozostawać w opozycji do unormowań kodeksu spółek handlowych oraz umowy spółki. Organizację tego organu należy interpretować jako wskazanie zasad jego działania, a więc np. podział kompetencji między członków omawianego gremium czy szczególne reguły podejmowania uchwał. Sposób wykonywania czynności obejmuje natomiast m.in. ustalenie kworum, większości głosów niezbędnej do podjęcia uchwały, sytuacji, kiedy wyłączona jest jawność głosowania, minimalnej treści protokołów. W przypadku zaś, w którym nadzór sprawowany jest indywidualnie, regulamin może określać rodzaj samodzielnie podejmowanych działań, a także sposób ujawniania pozostałym członkom rady ich wyników.

Uwaga! Zasady odnoszące się do kworum, głosowania i podejmowania uchwał przez radę nadzorczą sp. z o.o. stosuje się odpowiednio do komisji rewizyjnej.