List intencyjny, Letter of Intent, Head of Terms czy memorandum of under standing, protocol d'accord – tak najczęściej w obrocie nazywają się dokumenty, w których strony spisują wyniki swoich ustaleń biznesowych, które mają stanowić podwaliny wspólnego przedsięwzięcia. Dokument ten pojawia się najczęściej na wstępnym etapie rozmów pomiędzy stronami, które chcą się umówić na przyszłość. Jest więc on wyrazem pozytywnego zamiaru zakończenia negocjacji, tj. doprowadzenia do podpisania umowy. Wśród listów intencyjnych można wyróżnić:

- organizujące sposób prowadzenia rozmów i nadające ramy prawne negocjacjom,

- przygotowujące zawarcie negocjowanego kontraktu.

Kiedy się przydają

Listy intencyjne towarzyszą zwłaszcza długim i złożonym negocjacjom dotyczącym takich przedsięwzięć, jak: umowy długoterminowe, fuzje, nabycie przedsiębiorstwa czy też zakup dużych partii towarów. Służą przede wszystkim usprawnieniu całego procesu negocjacyjnego danego przedsięwzięcia, stanowią punkt wyjścia opisujący kluczowe warunki dla stron.

Bardzo często też list intencyjny jest formułowany przez jedną tylko ze stron, która określa w nim zamiar (intencję) przystąpienia do danego przedsięwzięcia i jest listem skierowanym do innej osoby. Potwierdzenie akceptacji tego zamiaru następuje na odesłanej kopii listu intencyjnego, podpisanego przez drugą stronę lub też w odrębnym piśmie.

Dowolna forma

Co ważne dla praktyki, list intencyjny nie wymaga żadnej konkretnej formy, a jego treść jest uzależniona od określonej sytuacji. Kodeks cywilny nie zawiera wymagań dotyczących budowy i koniecznych elementów listu intencyjnego. Taki dokument może np. zaczynać się od sformułowania:

- „Niniejszym potwierdzamy chęć nabycia udziałów spółki xy..." lub też

- „Ten list ma na celu potwierdzenie, że mamy zamiar dokonać zamówienia w Państwa firmie...".

Potem zazwyczaj następuje nawiązanie do proponowanych warunków transakcji lub też ich najistotniejszych, niepodlegających dalszym negocjacjom elementów.

Istotnym fragmentem listu intencyjnego jest także wskazanie konkretnego harmonogramu potencjalnych, dalszych negocjacji lub też wyrażenie zamiaru ich zakończenia przed określoną datą. Takie ustalenie jest niewątpliwym motywatorem dla obydwu stron do sprawnego prowadzenia negocjacji z poszanowaniem wspólnych ustaleń czasowych. List intencyjny powinien również zawierać klauzule o zachowaniu w poufności informacji, o których strony dowiedziały się podczas procesu negocjacji.

Nie rodzi skutków prawnych

Listy intencyjne, mimo że stanowią niezwykle ważny etap poprzedzający zawarcie umowy, nie zmierzają jednak w sposób obligacyjny do wywołania skutków prawnych. Nie jest to także instytucja prawna, z którą ustawa wiązałaby wprost określone skutki prawne. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 6 października 2011 r., V CSK 425/10:

„List intencyjny nie został wprawdzie jeszcze jednoznacznie oceniony jurydycznie w literaturze i judykaturze, jednak wyraźnie dominuje stanowisko, że jego zasadnicza funkcja polega na wyrażeniu woli (intencji) stron zawarcia w przyszłości określonej, definitywnej umowy, z reguły po odpowiednim okresie negocjacyjnym. List intencyjny może przede wszystkim określać reguły dłuższej współpracy stron przy realizacji odpowiedniego zadania inwestycyjnego. W niektórych systemach prawnych list intencyjny został uregulowany nawet jako postać zabezpieczenia osobistego (np. art. 2322 kodeksu cywilnego francuskiego).".

To nie jest umowa przedwstępna

List intencyjny wyraża więc jedynie stan gotowości strony/stron, by zawrzeć umowę. Strona, która wyraża w liście intencyjnym zamiar zawarcia określonej umowy, dokonania określonej transakcji, informuje jedynie o takim prawdopodobieństwie, czyli o wstępnym pozytywnym podejściu do zagadnienia przedstawionego w liście; nie jest to jednak ostateczna decyzja w tym względzie. Także wstępnie wskazane w liście przez daną stronę warunki danej umowy czy transakcji nie mają charakteru wiążącego.

Z listu intencyjnego nie wynikają więc zobowiązania do zawarcia umowy, co odróżnia typowy list intencyjny od umowy przedwstępnej i co do zasady nie może być mylone z ofertą w rozumieniu polskiego kodeksu cywilnego. Nie można jednak wykluczyć, że pod pojęciem listu intencyjnego, czy też w jego treści będzie się kryło oświadczenie woli mające postać oferty, która zostanie następnie przyjęta przez adresata listu.

Dobre narzędzie

Niemniej jednak pomimo braku charakteru obligacyjnego, braku obowiązku negocjujących stron do zawarcia umowy, trudno odmówić im całkowicie znaczenia prawnego. Przede wszystkim należy wskazać, że dokumenty te ułatwiają ustalenie początku negocjacji. Są „narzędziem" porządkującym, systematyzującym i niewątpliwie usprawniającym profesjonalny obrót gospodarczy.

Zobowiązanie do lojalności

W literaturze przedmiotu podnosi się, że bezpieczeństwo obrotu gospodarczego wymaga, aby strony podpisujące list intencyjny poważnie traktowały obowiązki w nim zawarte. Od momentu podpisania listu intencyjnego pertraktujące strony są zobowiązane do lojalnego i uczciwego postępowania (art. 72 § 2 k.c.). W przypadku naruszenia tego obowiązku można pociągnąć stronę do odpowiedzialności odszkodowawczej za tzw. winę w kontraktowaniu (culpa in contrahendo). Obowiązek naprawienia powstałej szkody wynika z przepisu art. 415 k.c. W liście intencyjnym strony mogą również m.in. wskazać, jakie będą konsekwencje negocjowania w złej wierze, np. przewidzieć zwrot kosztów poniesionych przez stronę podczas negocjacji.

Istotną rolę odgrywają również klauzule dobrych obyczajów czy uczciwości w obrocie. Pojęcia „lojalności", dobrej wiary funkcjonują w nauce prawa i są niejednokrotnie wykorzystywane w orzecznictwie sądów. Zobowiązanie stron, że „w dobrej wierze" dołożą wszelkich starań, aby negocjacje zakończyły się sukcesem (tzn. podpisaniem umowy) nie kreuje, co prawda, „zobowiązania rezultatu", z całą pewnością jest to jednak „zobowiązanie starannego działania", z którego można czynić użytek w skutecznym egzekwowaniu praw strony, która w związku z działaniem swego kontrahenta poniosła szkodę.

Najczęstsze nieuczciwe praktyki negocjacyjne to:

- prowadzenie negocjacji przez podmiot, pomimo jego świadomości, że nie jest w stanie wykonać świadczenia, do którego ma go zobowiązać umowa;

- fałszywe przedstawienie okoliczności i wprowadzenie w błąd drugiej strony;

- celowe i nieuzasadnione opóźnianie negocjacji;

- odmowa prowadzenia dalszych negocjacji bez podania wyraźnego powodu;

- prowadzenie negocjacji tylko w celu uzyskania informacji wrażliwych potencjalnego kontrahenta.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 28 listopada 2012 r. I ACa 689/12: „Naruszenie dobrych obyczajów oznacza zachowanie sprzeczne z ideą negocjacji, których celem jest zawarcie umowy i jest zasadniczo równoznaczne z działaniem w złej wierze, które polega na rozbieżności rzeczywistych zamiarów z tymi, które są deklarowane wobec partnera negocjacji. W szczególności istotne jest dążenie do wywołania u drugiej strony wrażenia, że chce się zawrzeć umowę i utrzymywanie jej w tym przekonaniu, gdyż istotą deliktu jest niespełnienie racjonalnie uzasadnionego oczekiwania na zawarcie umowy, zawiedzenie zaufania kontrahenta."

Reasumując, listy intencyjne nie mają mocy prawnie wiążącej i nie wynika z nich zazwyczaj zobowiązanie do zawarcia negocjowanej umowy. Nie mają charakteru ani umowy przedwstępnej, ani czystej oferty w rozumieniu cywilistycznym. Nie są jednak zupełnie pozbawione znaczenia prawnego, gdyż odzwierciedlają zachowanie i intencje kontrahentów w okresie negocjacji. Stąd, jak każdy dokument prywatny, także list intencyjny może mieć istotne znaczenie dowodowe np. w przypadku dochodzenia odszkodowania za tzw. winę w kontraktowaniu. Dodatkowo, jak wspomniano powyżej, ułatwiają i usprawniają proces negocjacyjny, stanowiąc profesjonalne narzędzie skutecznego i efektywnego obrotu gospodarczego.

—Ewelina Stobiecka, partner zarządzający w Kancelarii Taylor Wessing e|n|w|c w Warszawie

—Marta Tuzimek-Wiśniewska, associate w Kancelarii TaylorWessing e|n|w|c w Warszawie