Ubezpieczenie chroni pracownika i zatrudniającego

Taka konkluzja płynie z wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (K 7/13, DzU z 2014 r., poz. 947). Powinien on już zakończyć wieloletni spór między pracodawcami a urzędami skarbowymi, czy koszt takiej polisy trzeba opodatkować podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

O co chodzi

W razie choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Tak stanowi § 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167, dalej rozporządzenie delegacyjne). Zwrot kosztów leczenia następuje z pieniędzy pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).

Uwaga! Przy wyjeździe do państw objętych koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego szef może zobowiązać pracownika, aby skorzystał z placówki służby zdrowia opłacanej z posiadanego ubezpieczenia zdrowotnego. W każdej sytuacji, gdy stan zdrowia, okoliczności itp. pozwalały na to, aby trafić do placówki służby zdrowia objętej ubezpieczeniem zdrowotnym na zasadach koordynacji systemów w UE, pracownik powinien to zrobić.

Aby było pewniej

O ile jednak przy wyjeździe do kraju europejskiego pracownik może skorzystać (na mocy polskiego ubezpieczenia zdrowotnego) z publicznej służby zdrowia, o tyle poza tymi krajami nasze ubezpieczenie zdrowotne nie ma żadnego znaczenia.

Istotne staje się zatem komercyjne ubezpieczenie wyjeżdżającego. Gdy takiej polisy nie ma, pracodawca sporo ryzykuje finansowo, bo np. za wypadek pracownika podczas delegacji do kraju spoza UE i połączoną z tym operację oraz pobyt w szpitalu zapłaci kilka lub nawet kilkanaście tysięcy euro lub dolarów. Dlatego dla wyjeżdżających choćby na krótki pobyt zagraniczny pracodawcy wykupują ubezpieczenie, aby ustrzec się przed takimi wydatkami.

Diety bez PIT

Świadczenia otrzymane z racji podróży służbowych są przychodem pracownika, który jednak korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym o osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm., dalej ustawa o pdof) wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami.

Poniesiony przez pracodawcę koszt polisy przy wyjeździe zagranicznym pracownika nie jest wydatkiem wynikającym wprost z przepisów o delegacjach. W żaden sposób nie odnosi się do niego rozporządzenie delegacyjne. Nie można też uznać, że jest to zawsze wydatek niezbędny (tak jak np. koszt wizy), bez którego poniesienia etatowiec nie wykona zadania służbowego. Istotne powinno być tutaj jednak to, czy:

- mówimy rzeczywiście o zwrocie wydatków poniesionych przez pracownika czy o koszcie poniesionym bezpośrednio przez pracodawcę chroniącego przede wszystkim własne interesy,

- jeżeli nawet jest to przychód po stronie pracownika, to czy w konkretnej sytuacji rzeczywiście nie powinien być uznany za niezbędny wydatek związany z realizacją zadania służbowego.

Przykład

W regulaminie wynagradzania pracodawca wprowadził postanowienie, zgodnie z którym nie ponosi żadnej odpowiedzialności finansowej przy wypadku lub chorobie powstałej podczas delegacji w sytuacji innej niż w trakcie samego wykonywania obowiązków służbowych przez pracowników. Taki zapis będzie nieważny. Co prawda pracodawcy spoza sfery budżetowej wolno zmienić wysokość i zasady wypłaty świadczeń związanych z delegacją w stosunku do regulacji wynikających z rozporządzenia delegacyjnego, ale nie jest to swoboda nieograniczona. Według art. 775 § 3 k.p. taki pracodawca warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi określa w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy bądź nie musi ustalać regulaminu wynagradzania. Dopiero gdy takich regulacji wewnętrznych nie wprowadzono, obowiązuje rozporządzenie delegacyjne. Nie oznacza to jednak, że może całkowicie wyłączyć swoje zobowiązania ściśle powiązane z ponoszonym przez niego ryzykiem osobowym. Na mocy art. 775 § 3 k.p. nie ma szansy wyłączyć lub ograniczyć (np. wprowadzając częściową partycypację pracownika w wydatkach) kosztów leczenia w przypadkach określonych w § 19 rozporządzenia delegacyjnego.