W grudniu tego roku pracownicy mają prawo do dwóch dni wolnych z racji świąt występujących w tym miesiącu – chodzi o pierwszy i drugi dzień świąt Bożego Narodzenia. Dodatkowo wielu szefów zdecyduje się na udzielenie całego dnia wolnego lub choćby jego części w Wigilię oraz sylwestra.
Warto mieć świadomość, że choć udzielenie w tych dniach wolnego jest możliwe, nie zawsze dopuszcza się ich odpracowanie. A nawet jeśli jest to akceptowane, obowiązuje kilka ograniczeń.
To nie święto
Sylwester i Wigilia to co do zasady zwykłe dni robocze. Nie są to bowiem święta. Ze względu jednak na ich dość szczególny charakter pracodawca może postanowić, że pracownicy nie muszą przychodzić wtedy do firmy, a jeśli jest to konieczne – że będą pracować krócej.
Taka decyzja jest oczywiście prawnie dopuszczalna. Jej praktyczne wdrożenie oraz skutki zależą jednak od funkcji, jakie zatrudnieni wykonują, pracując na obejmowanych stanowiskach, oraz od organizacji ich czasu pracy.
Według grafiku
U pracowników, którzy wykonują swoje obowiązki zgodnie z harmonogramami czasu pracy, wystarczy uwzględnić decyzję szefa o wolnej Wigilii i sylwestrze w tych planach. Tworząc grafiki, trzeba po prostu pominąć te dwa dni jako robocze, a jeśli już ustalono na nie pracę – zmienić harmonogramy i wtedy wskazać wolne. Te godziny aktywności należy przesunąć na konto innych dni, tak żeby załoga wypracowała obowiązujący ją w danym okresie rozliczeniowym wymiar czasu pracy.
Przykład
Zatrudnieni w firmie produkcyjnej wykonują swoje obowiązki na trzech zmianach od poniedziałku do soboty. Pracodawca postanowił, że Wigilia i sylwester są dla wszystkich etatowców dniami bez pracy. W grafikach zaplanował im zatem wtedy wolne, a jednocześnie w innych tygodniach grudnia o dwa dni robocze więcej (patrz harmonogram). W ten sposób podwładni wypracują obowiązujący ich wymiar czasu pracy w miesięcznym okresie rozliczeniowym.
Ważny przedział
Przy planowaniu wolnego na Wigilię i sylwestra nie ma znaczenia, czy praca, która ma to wolne zrównoważyć, zostanie ustalona przed czy po tych dniach. Ważne jest jednak, aby był to ten sam okres rozliczeniowy.
Przykład
Sprzątaczki zatrudnione w szkole językowej pracują od poniedziałku do soboty. Ponieważ w Wigilię i sylwestra nie odbywają się żadne zajęcia, pracodawca zdecydował, że w tych dniach kobiety nie muszą przychodzić do pracy, podobnie jak pozostali pracownicy. W harmonogramach na te dwa dni nie zaplanował im zadań, ale – żeby sprzątaczki wypracowały obowiązujący je wymiar czasu pracy – rozpisał im dwa dni pracy więcej w listopadzie. Takie rozwiązanie było prawnie dopuszczalne, gdyż obowiązujący sprzątaczki okres rozliczeniowy obejmuje trzy miesiące i pokrywa się z kwartałami roku kalendarzowego. Dzięki temu w okresie rozliczeniowym kobiety wypracowały 496 godzin, czyli tyle, ile wynika z wymiaru czasu pracy na ten okres.
Wolne w bonusie
Gdy zatem podstawą organizacji pracy jest tworzony dla zatrudnionego harmonogram, na konto wolnej Wigilii czy sylwestra można zaplanować dodatkową pracę w innym dniu. Ale pracodawca może też postanowić, że udziela załodze wolnego bez konieczności jego odpracowania, czyli bez doplanowania tej aktywności w innym terminie. W takim jednak przypadku niedopracowany z tego powodu wymiar czasu pracy nie może spowodować obniżenia wynagrodzenia etatowców przysługującego za grudzień.
Przykład
Pracownicy wykonują swoje obowiązki od poniedziałku do soboty, zgodnie z tworzonymi dla nich harmonogramami czasu pracy. Już po stworzeniu grafików na grudzień pracodawca poinformował, że ci, którzy mają zaplanowaną pracę w Wigilię oraz sylwestra, nie muszą w tych dniach przychodzić do pracy i nie muszą tego odpracować. Mimo że na skutek tej decyzji niektóre osoby nie dopracują obowiązującego je w tym okresie rozliczeniowym wymiaru czasu pracy, na koniec grudnia mają otrzymać pełne miesięczne wynagrodzenie. Nie wolno pomniejszyć go za czas niedopracowany w związku z decyzją szefa.
Od poniedziałku do piątku
Udzielenie dnia wolnego w Wigilię i/lub sylwestra oraz przeorganizowanie w związku z tym obowiązującego czasu pracy inaczej przedstawia się u pracowników, którzy pracują w stałych godzinach od poniedziałku do piątku z wyłączeniem sobót i świąt. Choć samo udzielenie im wolnego w tych terminach jest prawnie dopuszczalne, to mogą powstać trudności z ich odpracowaniem, czyli z wyznaczeniem w zamian pracy w innych dniach. Chodzi o to, aby zatrudnieni wypracowali wymiar czasu pracy obowiązujący ich w grudniu lub w okresie rozliczeniowym obejmującym ten miesiąc.
Bez wątpienia udzielenie takim etatowcom wolnej Wigilii czy sylwestra jest możliwe. Podejmując taką decyzję, pracodawca ma prawo, po pierwsze, zrobić podwładnym prezent i nie wymagać, żeby te dni odpracowali. Ale po drugie – tak samo jak u wykonujących obowiązki zgodnie z harmonogramami, nie wolno mu pomniejszyć im wynagrodzenia za takie „niedorobienie".
Przykład
Pracownicy biura księgowego wykonują swoje obowiązki stale od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem świąt. Wigilia i sylwester tego roku, zgodnie z decyzją pracodawcy, mają być wolne od pracy bez konieczności odpracowania. Mimo że zatrudnieni nie wypracują obowiązującego ich w grudniu wymiaru czasu pracy, muszą za ten miesiąc otrzymać pełne przysługujące im wynagrodzenie. Nie ma podstaw, aby im je obniżyć o czas niedopracowany. To niedopracowanie wynikało bowiem z decyzji pracodawcy, a nie z przyczyn leżących po stronie pracowników.
Jedynie w sobotę
Gdy pracodawca zechce udzielić pracującym stale od poniedziałku do piątku wolnego w Wigilię i/lub sylwestra z koniecznością odpracowania tych dni, musi zachować szczególną czujność. Chodzi o to, aby nie popełnić w tym zakresie wykroczenia. Nie może bowiem zobowiązać ich, aby odpracowali to w inne dni robocze przez wydłużenie godzin zadań. Ponieważ te osoby są zatrudnione w podstawowym systemie czasu pracy, dopuszczalny dobowy planowany czas nie może przekraczać ośmiu godzin. Ten sposób odrobienia jest zatem niemożliwy. Jedyna dopuszczalna metoda odpracowania wolnych dni polega na zobowiązaniu ich do przyjścia w sobotę lub w soboty – w zależności od tego, czy dostali wolny jeden dzień, czy zarówno Wigilię, jak i sylwestra.
Jednak i z tym jest problem. Dla tej grupy etatowców sobota jest co do zasady dniem wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Aktywność w takim dniu dopuszcza się wyłącznie w okolicznościach uzasadniających pracę nadliczbową. Dotyczy to więc szczególnych potrzeb pracodawcy lub konieczności usuwania awarii, ratowania życia albo zdrowia ludzkiego czy ochrony mienia lub środowiska. Odpracowanie wolnej Wigilii lub sylwestra do tych okoliczności nie należy.
Regulamin przeszkodzi...
W odniesieniu do osób wykonujących pracę od poniedziałku do piątku możemy jednak wyodrębnić dwie grupy pracowników.
Po pierwsze, są to etatowcy, w stosunku do których regulamin pracy ustanawia, że „pracują od poniedziałku do piątku" lub że soboty są dla nich „dniami wolnymi" lub „dniami wolnymi z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy".
Bez względu na to, z którym z powyższych zapisów mamy do czynienia, efekt jest zawsze ten sam – pracownicy ci mogą pracować w soboty wyłącznie w razie szczególnych potrzeb pracodawcy lub konieczności usuwania awarii, ratowania życia lub zdrowia albo ochrony mienia lub środowiska. Udzielając im wolnego w Wigilię i/lub sylwestra, szef musi jednocześnie mieć świadomość, że legalnie nie zobowiąże ich do odpracowania go w sobotę. Nie są tu bowiem okoliczności, które uzasadniają polecenie zadań w takim dniu. Dobroduszność szefa i udzielenie wtedy wolnego oznacza zatem, że zatrudnieni przepracują w grudniu jeden czy dwa dni mniej bez straty na wynagrodzeniu.
...ale nie zawsze
Drugą grupą pracującą od poniedziałku do piątku są ci, którzy – choć faktycznie wykonują obowiązki tylko w takim czasie – nie mają tego zapisanego wprost w regulaminie pracy. Oznacza to, że co do zasady soboty są dla nich wolne od zadań, co wynika z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, ale pracodawca – jeśli ma potrzeby organizacyjne – może zaplanować to wolne na inny dzień tygodnia. Żaden zapis regulaminowy nie ogranicza tu do sobót planowania wolnego z racji przeciętnie pięciodniowego tygodnia aktywności. Pracodawca może wyznaczyć go w każdym innym dniu od poniedziałku do piątku.
U tej grupy pracowników szef może więc postanowić, że:
- Wigilia i/lub sylwester będą dla nich wolne z racji zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,
- w zamian pracująca będzie dla nich wyznaczona jedna lub dwie soboty, co pozwoli wypracować obowiązujący ich wymiar czasu pracy. Te soboty muszą jednak przypadać w okresie rozliczeniowym obejmującym grudzień.
Przymusowy urlop nie wchodzi w grę
Szef nie może nakazać podwładnym, aby złożyli wnioski urlopowe na Wigilię czy sylwestra. Skorzystanie w tych dniach z wypoczynku jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy pracownicy sami wyrażą taką chęć. Co do zasady bowiem urlopu wypoczynkowego udziela się jedynie w terminie wnioskowanym przez etatowca i zaakceptowanym przez przełożonego, czyli w będącym wynikiem uzgodnień stron, a nie narzuconym przez pracodawcę. Może on jedynie zaproponować zatrudnionym złożenie wniosków urlopowych na te dni. Musi się jednak liczyć z ich odmową i będzie wtedy musiał albo zapewnić im pracę, albo udzielić wolnego na omówionych zasadach.
