Wyniki badań zostały zaprezentowane w trakcie specjalnej konferencji zorganizowanej w siedzibie generalnego inspektora ochrony danych osobowych. A powinni je przeanalizować i wziąć sobie do serca wszyscy przedsiębiorcy. Wynika z nich bowiem, że – świadomie lub nieświadomie – narażają na szwank swoją działalność. Jednym z elementów badania była bowiem analiza zawartości 4-tonowego kontenera z makulaturą papierową (badanie na terenie MPO w Warszawie). Wynikło z niej, że wśród pochodzących z biur dokumentów niezniszczonych było aż 93 proc., a wśród tych z domów prywatnych aż 87 proc.

Co istotne, szczegółowe analizy wykazały, że firmy wyrzucały na śmietnik dokumenty z danymi osobowymi klientów, ich imionami, nazwiskami, adresami czy telefonami, a także listy płac, nazwy kontrahentów, warunki współpracy i kwoty umów. Na śmietniku można też było znaleźć materiały zawierające dane finansowe, takie jak wydruki z kont firmowych czy sprawozdania, a także poufne informacje firmowe, takie jak korespondencja e-mailowa między pracownikami, składane oferty przetargowe, zamówienia, stany magazynowe. Wśród znalezionych dokumentów wyrzuconych z domu przeważały faktury VAT, rachunki, pisma urzędowe oraz korespondencja bankowa.

O niefrasobliwości w postępowaniu z dokumentami świadczyć mogą poniższe skrajne przykłady materiałów znalezionych na śmietniku, a były to: zawiadomienie o zajęciu majątku, akty notarialne zakupu nieruchomości, raporty medyczne na temat stanu zdrowia konkretnych osób, świadectwo ślubu, zeznanie podatkowe, rachunek zysków i strat przedsiębiorstwa oraz opinia bankowa na temat firmy.

Łącznie aż 84 proc. przebadanych dokumentów było całkowicie identyfikowalnych i czytelnych, w tym aż 64 proc. zawierało istotne dane, które mogły posłużyć złodziejom do kradzieży tożsamości.

Warto także pamiętać, że wprowadzony jakiś czas temu system selektywnej zbiórki odpadów może skutkować tym, że kontener z makulaturą będzie stał przed posesją od kilku godzin do nawet kilku dni. A to wystarczający czas, aby osoby postronne mogły z niego wykraść niezniszczone lub zniszczone w niedostatecznym stopniu firmowe dokumenty. To może narazić firmę nie tylko na zarzut nieprawidłowego zabezpieczenia danych osobowych, lecz także na poważne straty finansowe, gdy konkurencja zdobędzie jakieś istotne lub poufne informacje handlowe.

Pełne wyniki badań można znaleźć na stronie generalnego inspektora ochrony danych osobowych (www.giodo.gov.pl).