Przez zawiadomienie należy rozumieć dokument, z którego wynikać będzie oznaczenie organu, który będzie przeprowadzał kontrolę, datę i miejsce wystawienia dokumentu, oznaczenie przedsiębiorcy, który będzie kontrolowany, oznaczenie zakresu przedmiotowego kontroli oraz podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia. Zawiadomienie można doręczyć w dowolny sposób, a zatem również bezpośrednio przez pracownika organu zamierzającego wszcząć kontrolę do siedziby przedsiębiorcy

Ważne! Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie siedmiu dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia. Jeśli kontrola nie zostanie wszczęta w ciągu 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, trzeba ponownie zawiadomić o tym przedsiębiorcę.

1) Bez ?zawiadomienia

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej zawiera wiele wyjątków, które dopuszczają odstąpienie od obowiązku zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli (art.  79 ust. 2). Nie dokonuje się go, gdy:

- ?przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia,

- ?kontrola jest przeprowadzana na podstawie przepisów ustawy z 25 sierpnia 2006 r. o systemie monitorowania i kontrolowania jakości paliw (DzU nr 169, poz. 1200, ze zm.),

- ?kontrola jest prowadzona w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów ustawy z 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (DzU nr 50, poz. 331, ze zm.),

- ?kontrola ma zostać przeprowadzona na podstawie bezpośrednio stosowanych przepisów powszechnie obowiązującego prawa wspólnotowego albo na podstawie ratyfikowanej umowy międzynarodowej,

- ?przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego,

- ?przedsiębiorca nie ma adresu zamieszkania lub adresu siedziby albo doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.

W każdym przypadku uzasadnienie odstąpienia od wymogu zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli musi zostać umieszczone zarówno w książce kontroli przedsiębiorcy, jak i protokole kontroli. Przedsiębiorca będzie miał zatem możliwość zapoznania się z przyczynami przeprowadzenia kontroli bez uprzedzenia, które ewentualnie może wykorzystać, kwestionując prawidłowość działań organu kontroli. Co bowiem istotne, zgodnie z art. 77 ust. 6 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej dowody przeprowadzone w toku kontroli z naruszeniem przepisów prawa, w zakresie kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorcy, jeżeli miały istotny wpływ na wyniki kontroli, nie mogą stanowić dowodu w żadnym postępowaniu administracyjnym, podatkowym, karnym lub karnoskarbowym dotyczącym kontrolowanego przedsiębiorcy.

2) Zgłoszenie obecności inspektora

Po wejściu na teren zakładu pracy przed podjęciem czynności kontrolnych inspektor ma obowiązek zgłosić swoją obecność kontrolowanemu, tj. dyrektorowi, prezesowi itp. Wyjątkiem jest sytuacja, w której zgłoszenie takie mogłoby mieć wpływ na wynik kontroli (art. 26 ust. 3 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy).

PRZYKŁAD

Inspektor kontrolował zakład produkcyjno-handlowy zajmujący się obróbką drewna. Kontrola była wynikiem anonimowego zawiadomienia pracownika przedsiębiorstwa, który poinformował PIP, ?że mimo licznych rozmów ?i wniosków pracodawca nie zapewnia pracownikom odpowiednich narzędzi i sprzętu ochronnego. Mimo że biuro prezesa przedsiębiorstwa znajdowało się w pobliżu hali produkcyjnej, przed udaniem się do prezesa inspektor skontrolował w pierwszej kolejności halę produkcyjną. Gdyby inspektor najpierw udał się do prezesa, braki ?w narzędziach lub sprzęcie ochronnym mogłyby zostać uzupełnione.

W przypadku gdy przedsiębiorstwo posiada oddziały na terenach objętych właściwością różnych okręgowych inspekcji pracy, czynności kontrolne mogą być zlecane właściwym terytorialnie inspektorom PIP dla danych oddziałów przez inspektora właściwego terytorialnie dla siedziby takiego przedsiębiorstwa. Jednak nie uniemożliwia to własnych, niezależnych działań w wyżej wskazanym zakresie przez inspektorów PIP właściwych terytorialnie dla danych oddziałów takiego przedsiębiorstwa (tak: wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie ?z 27 listopada 2009 r., II SA/Wa 1085/09, Legalis 2014).

3) Upoważnienie ?do kontroli

Na początku kontroli inspektor pokazuje legitymację służbową oraz gdy kontrolowany jest przedsiębiorcą – upoważnienie do kontroli. Takie upoważnienie powinno zawierać:

- ?wskazanie podstawy prawnej przeprowadzenia kontroli,

- ?oznaczenie organu kontroli,

- ?imię i nazwisko, stanowisko służbowe osoby upoważnionej do przeprowadzenia kontroli oraz numer jej legitymacji służbowej,

- ?określenie zakresu przedmiotowego kontroli,

- ?oznaczenie podmiotu objętego kontrolą,

- ?wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli,

- ?podpis osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji,

- ?pouczenie kontrolowanego o jego prawach i obowiązkach,

- ?datę i miejsce wystawienia upoważnienia.

Inspektorzy PIP na podstawie ustawy o PIP nie mają obowiązku formalnego doręczenia upoważnienia podmiotowi podlegającemu kontroli, lecz jedynie obowiązek jego okazania (tak: wyrok ?Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z 3 marca 2010 r., ?III SA/Gd 543/09, Legalis 2014).

Ważne! Jeżeli okoliczności faktyczne uzasadniają niezwłoczne podjęcie kontroli u przedsiębiorcy, może być ona podjęta wyłącznie po okazaniu legitymacji służbowej. Kontrolowanemu należy niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni od dnia podjęcia kontroli, doręczyć upoważnienie do jej przeprowadzenia.

By wszczęto postępowanie kontrolne u przedsiębiorcy bez upoważnienia, muszą zaistnieć okoliczności faktyczne uzasadniające jego niezwłoczne podjęcie. Niezwłoczność w prawie jest najczęściej utożsamiana z działaniem bez zbędnego opóźnienia. Przede wszystkim kontrola PIP w tym trybie może nastąpić, gdy istnieje ryzyko utraty materiału dowodowego stwierdzającego nieprawidłowości z zakresu prawa pracy albo zachodzi uzasadnione podejrzenie popełnienia przestępstwa przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową lub popełnienia wykroczenia przeciwko prawom pracowników.

PRZYKŁAD

W drodze do siedziby kontrolowanego inspektor zauważył niewłaściwie ustawione rusztowanie, na którym pracowali tynkarze. ?W związku z bezpośrednim zagrożeniem ich życia lub zdrowia inspektor pracy może natychmiast rozpocząć kontrolę zatrudniającego ich przedsiębiorcy.

Edyta Defańska, ?adwokat w kancelarii Czublun Trębicki

Współpraca Magdalena Sudoł aplikant adwokacki w kancelarii Czublun Trębicki

podstawa prawna: ustawa z 2 lipca 2004 r. – o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 672 ze zm.)

podstawa prawna: ustawa z 13 kwietnia 2007 r. – o Państwowej Inspekcji Pracy (tekst jedn.DzU 2012 r., poz. 404)

O kontroli PIP pisaliśmy także w „DF":

- ?z 11 lipca 2014 r. „Za brak współpracy grożą sankcje"

- ?z 18 lipca „Kontroler nie tylko zajrzy w dokumenty"