Każdy pracodawca, nawet zatrudniający jedną osobę, musi jej ustalić rozkład czasu pracy. To układ godzin, w których pracownik ma obowiązek pozostawać do dyspozycji przełożonych w poszczególnych dniach tygodniach.
W małej firmie rozkład można ustalić w obwieszczeniu lub indywidualnie dla każdego zatrudnionego. W tym drugim przypadku lepiej jednak nie wpisywać go do umowy o pracę, gdyż jego zmiana oznacza konieczność zastosowania procedury zmiany treści umowy o pracę – czyli porozumienia zmieniającego albo wypowiedzenia zmieniającego.
Istotnym elementem rozkładu czasu jest okres rozliczeniowy. To odcinek czasu wyrażony w tygodniach lub miesiącach, na który jest planowana praca podwładnych i po upływie którego trzeba ją rozliczyć. Obowiązujące przepisy przewidują, pod pewnymi warunkami, możliwość przedłużenia okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy. Każdy pracodawca, a więc także niewielki zakład, może wybrać zarówno krótki okres rozliczeniowy – miesięczny albo czterotygodniowy, jak i przedłużony.
Wariant 1. ?Krótki okres rozliczeniowy
W firmie o stabilnej liczbie pracowników, w której ilość pracy do wykonania kształtuje się w każdym miesiącu podobnie, lepiej wybrać miesięczny okres rozliczeniowy.
Łatwo wtedy obliczyć wymiar czasu na każdy taki okres. Godziny pracy ustala się w miarę równomiernie na każdy tydzień.
Co prawda firma traci w ten sposób na elastyczności czasu pracy, ale w wielu branżach nie jest ona konieczna. Jednocześnie odpada często nastręczająca trudność potrzeba „upchania" pozostałych godzin do końca okresu rozliczeniowego przy zachowaniu przepisów o czasie pracy.
Przy krótkich okresach rozliczeniowych sprawnie oblicza się także nadgodziny średniotygodniowe. Skoro okres rozliczeniowy upływa z końcem miesiąca, to pracodawca może ustalić datę wypłaty pensji na dziesiąty dzień następnego miesiąca i rozliczać nadgodziny średniotygodniowe wraz z dobowymi.
Wariant 2.?Długi okres rozliczeniowy
Stosowanie długiego okresu rozliczeniowego może się sprawdzić w firmie działającej w branży o znacznym wahaniu popytu na usługi czy produkty oraz przy pracy sezonowej. 12-miesięczny okres rozliczeniowy można stosować we wszystkich systemach czasu pracy, w tym również w tych z dopuszczalnym dobowym wymiarem czasu pracy: 12-, 16- czy 24-godzinnym (art. 135–137 k.p.). Oznacza to, że zakład może planować w tych systemach pracę stale przez sześć dni po 12 godzin lub w schemacie: 16/24 godziny pracy, potem 16/24 godziny wolne, a potem znów 16/24 godziny pracy – i tak przez kilka miesięcy pod rząd.
Przedłużenie okresu rozliczeniowego powinny jednak uzasadniać przyczyny obiektywne, techniczne lub dotyczące organizacji pracy (art. 129 § 2 k.p.). Wymagane jest zachowanie trybu wskazanego w art. 150 § 3 k.p.
W niewielkim zakładzie pracy, w którym nie działają zakładowe czy międzyzakładowe organizacje związkowe, należy zawrzeć porozumienie z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy (art. 150 § 3 k.p.). Najprostszym sposobem jest zorganizowanie wyborów dwóch, trzech czy nawet jednego przedstawiciela spośród kandydatów zgłaszanych przez załogę. Kopię porozumienia pracodawca ma obowiązek przekazać okręgowemu inspektorowi pracy w terminie pięciu dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia (art. 150 § 4 k.p.).
Z punktu widzenia pracownika istotnym minusem długiego okresu rozliczeniowego jest koncentracja pracy w niektórych miesiącach czy tygodniach, równoważona jej brakiem w innych tygodniach. Skutkuje to nierównomiernym rozłożeniem pensji osób, które nie są wynagradzane stałą stawką miesięczną. Aby zminimalizować związane z tym straty pracowników, obowiązuje reguła, że jeśli w danym miesiącu – ze względu na rozkład czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym – zatrudniony nie ma obowiązku wykonywania pracy, przysługuje mu pensja w wysokości nie niższej niż minimalna (art. 129 § 5 k.p.). W przypadku osób pracujących na niepełny etat, płacę ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.
Pracodawca stosujący długi okres rozliczeniowy musi liczyć się ze skutkami odejść pracowników w czasie jego trwania. Jeżeli umowa o pracę rozwiąże się przed upływem okresu rozliczeniowego, a godziny pracy były skoncentrowane w pierwszych miesiącach, podwładny ma prawo do rekompensaty za przepracowane godziny jak za nadliczbowe. Czas pracy rozlicza się bowiem, biorąc pod uwagę godziny przepracowane od początku okresu rozliczeniowego do dnia rozwiązania umowy (art. 1516 § 1 k.p.). Nie ma przy tym znaczenia, kto i w jakim trybie rozwiązał angaż. Zasada ta dotyczy więc także zwolnienia dyscyplinarnego.
Zalety krótkich rozliczeń
- prawne rozliczanie nadgodzin średniotygodniowych
- prosty rozkład czasu pracy
Wady krótkich rozliczeń
- w sytuacji wahań popytu na usługi czy produkty oferowane przez firmę występują nadgodziny i przestoje
- konieczność wypłaty wynagrodzenia przestojowego i rekompensaty za nadgodziny powoduje straty finansowe
Zalety długich rozliczeń
- elastyczny rozkład czasu pracy przy pracach sezonowych lub przy wahaniach popytu
- oszczędności dla firmy na wyrównywaniu nadgodzin i wypłacie przestojowego
Wady długich rozliczeń
- konieczność zawarcia porozumienia z zakładową/międzyzakładową organizacją związkową albo przedstawicielstwem pracowników
- możliwość pojawienia się nadgodzin lub przestojowego w przypadku odejścia pracownika w trakcie okresu rozliczeniowego
- wyższe ryzyko błędów w planowaniu i rozliczaniu czasu pracy niż w przypadku krótkich okresów rozliczeniowych
