Zasadą jest, że kontrola podatkowa przeprowadzana jest na podstawie imiennego upoważnienia do jej przeprowadzenia (art. 284 § 1 ordynacji podatkowej – dalej: o.p.). Wówczas jej wszczęcie następuje przez doręczenie upoważnienia oraz okazanie legitymacji służbowej. W określonych przypadkach przepisy przewidują jednak możliwość wszczęcia kontroli wyłącznie po okazaniu legitymacji służbowej kontrolowanemu lub osobie upoważnionej do reprezentowania kontrolowanego w trakcie kontroli, podczas jego nieobecności (art. 284a o.p.).
Zgodnie z art. 284 § 2 o.p. w przypadku, gdy kontrolowanym jest osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, legitymację służbową okazuje się członkowi zarządu, wspólnikowi, innej osobie upoważnionej do reprezentowania kontrolowanego lub prowadzenia jego spraw. W razie nieobecności kontrolowanego lub osoby upoważnionej do jego reprezentowania kontrola może być ?wszczęta po okazaniu legitymacji pracownikowi kontrolowanego, ale tylko takiemu, który zgodnie z art. 97 kodeksu cywilnego może być uznany za osobę czynną w lokalu przedsiębiorstwa przeznaczonym do obsługiwania publiczności. Taką osobę uznaje się w razie wątpliwości za umocowaną do dokonywania czynności prawnych, zazwyczaj z osobami korzystającymi z usług tego przedsiębiorstwa. W przypadku braku takiej osoby kontrolę można wszcząć, okazując legitymację służbową przywołanemu świadkowi. Mówi o tym ?art. 284a. § 1a o.p. Świadkiem powinien być funkcjonariusz publiczny, niebędący jednak pracownikiem organu przeprowadzającego kontrolę.
Wszczęcie kontroli na podstawie legitymacji służbowej możliwe jest, tylko gdy czynności kontrolne są niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia. Dotyczy to np. sytuacji uchylania się przez podatnika od opodatkowania, nieujawniania właściwemu organowi przedmiotu lub podstawy opodatkowania oraz nieskładania deklaracji, co może prowadzić do uszczuplenia podatku.
Należy zaznaczyć, że wszczęcie kontroli po okazaniu legitymacji nie zwalnia kontrolującego z obowiązku doręczenia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Musi on doręczyć upoważnienie kontrolowanemu lub osobie upoważnionej bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie trzech dni od dnia wszczęcia kontroli. Jeżeli w tym terminie wskazanym osobom nie zostanie doręczone upoważnienie, to dokumenty z czynności kontrolnych nie będą stanowiły dowodu w postępowaniu podatkowym.
Kontrola wszczynana po okazaniu legitymacji służbowej może być zawieszona. Organ podatkowy może bowiem zawiesić kontrolę podatkową, jeżeli w okresie 30 dni od dnia jej wszczęcia nie zostaną ustalone dane identyfikujące kontrolowanego – tj. jego imię i nazwisko lub nazwa, siedziba lub adres.
Przykład
Po okazaniu legitymacji służbowej nastąpiło wszczęcie kontroli ?u przedsiębiorcy. Jednak w ciągu 30 dni ?od dnia jej wszczęcia nie ustalono danych identyfikujących kontrolowanego, ?tj. jego siedziby. W związku z tym organ podatkowy zawiesił kontrolę podatkową.
Zawieszona kontrola podatkowa może być podjęta w każdym czasie, gdy zostaną ustalone dane identyfikujące kontrolowanego. Natomiast jeżeli w ciągu pięciu lat od dnia wydania postanowienia o zawieszeniu nie zostaną ustalone dane identyfikujące kontrolowanego, to zawieszona kontrola podatkowa podlega umorzeniu.
