W związku z tym, że walne zgromadzenie jest najważniejszym organem stanowiącym spółki, posiadającym kompetencje z zakresu nadzoru właścicielskiego, nie jest konieczne  stałe funkcjonowanie tego organu. Ukonstytuowanie się natomiast walnego zgromadzenia wymaga prawidłowego jego zwołania i wykazania legitymacji do udziału w nim.

Kto ma prawo

Walne zgromadzenie (zwyczajne, jak i nadzwyczajne), zwoływane jest w myśl art. 399 kodeksu spółek handlowych przez zarząd spółki. Również rada nadzorcza może zwołać zwyczajne walne zgromadzenie, gdy zarząd nie zwoła go w terminie określonym w ustawie lub w statucie, oraz nadzwyczajne walne zgromadzenie, jeżeli zwołanie go uzna za uzasadnione. Zgodnie z § 3  wymienionego artykułu prawo do zwołania nadzwyczajnego walnego zgromadzenia mają również akcjonariusze reprezentujący co najmniej połowę kapitału zakładowego lub co najmniej połowę ogółu głosów w spółce. Ustawodawca dopuszcza również upoważnienie innych osób do zwoływania zgromadzenia akcjonariuszy na podstawie statutu.

Zgodnie z  wyrokiem Sądu Najwyższego z 16 lutego 2005 r., III CK 296/04: „Podjęcie przez zarząd spółki akcyjnej uchwały o zwołaniu walnego zgromadzenia bez obecności jednego z członków zarządu, który ?o posiedzeniu nie był zawiadomiony, nie powoduje bezskuteczności jego zwołania, a podjętych na nim uchwał za nieistniejące. Uchwały takie mogą być zaskarżone na podstawie art. 425 § 1 k.s.h."

Ważna zmiana

Należy odnotować, że do wejścia w życie nowelizacji k.s.h. z 5 grudnia 2008 r., implementującej do polskiego prawa postanowienia dyrektywy 2007/36/WE Parlamentu Europejskiego i Rady Europejskiej z 11 lipca 2007 r., w sprawie wykonywania niektórych praw akcjonariuszy spółek notowanych na rynku regulowanym, procedura zwołania walnego zgromadzenia była taka sama dla spółek publicznych, jak i niepublicznych.

Ogłoszenie w Monitorze

Analizując procedurę zwołania walnego zgromadzenia w spółce niepublicznej należy wskazać, że w myśl art. 402 § 1 k.s.h. w zw. z art. 5 § 3 k.s.h. zwołanie następuje przez zamieszczenie  ogłoszenia o terminie, miejscu i porządku obrad  w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Ogłoszenie powinno być dokonane na trzy tygodnie przed planowanym terminem walnego zgromadzenia.

Listy, przesyłki i maile

W przypadku, gdy wszystkie akcje wyemitowane przez spółkę są imienne, ustawodawca uprościł procedurę zwołania zgromadzenia akcjonariuszy. Walne zgromadzenie może być wtedy zwoływane na podstawie art. 402 § 3 k.s.h., tj. za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem walnego zgromadzenia. Dzień wysłania listów jest uważany za dzień ogłoszenia. Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską zawiadomienie może być również wysłane akcjonariuszowi pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane.

Przy pomocy agencji informacyjnej

Natomiast procedura zwołania walnego zgromadzenia spółki publicznej uregulowana została w art. 4021 § 1 k.s.h. ?i nast.  Zgodnie z tym przepisem walne zgromadzenie spółki publicznej zwołuje się przez ogłoszenie na stronie internetowej spółki oraz w sposób określony dla przekazywania informacji bieżących zgodnie z przepisami o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych.

Tak więc zwołanie walnego zgromadzenia w spółce publicznej wiąże się z obowiązkiem skorzystania z pośrednictwa agencji informacyjnej, o której mowa w art. 58 ustawy  z 29 lipca 2005 r. o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych. Należy dodać, że status powołanych agencji informacyjnych uzyskują osoby prawne albo jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, które zostaną wskazane w drodze decyzji Komisji Nadzoru Finansowego.

Naszym zdaniem za uzasadnione należy uznać zarzuty części doktryny, że procedura zwołania zgromadzenia akcjonariuszy w spółkach publicznych utrudnia realizację uprawnienia do zwołania nadzwyczajnego walnego zgromadzenia przez akcjonariuszy reprezentujących co najmniej połowę kapitału zakładowego lub co najmniej połowę ogółu głosów w spółce (399 § 3 k.s.h. ). Realizacja bowiem opisanych warunków prawidłowego zwołania walnego zgromadzenia w spółkach publicznych wymaga dostępu do strony internetowej i autoryzowanego systemu przekazywania informacji bieżących. Natomiast dysponentem technicznym obydwu wyżej wskazanych środków technicznych jest zarząd.

Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego z 17 grudnia ?2010 r., III CZP 96/10 „Odmowa zamieszczenia przez zarząd ogłoszenia, o którym mowa ?w art. 4021 k.s.h., gdy z inicjatywą zwołania walnego zgromadzenia akcjonariuszy spółki publicznej występują akcjonariusze, na podstawie art. 399 ?§ 3 k.s.h., oznacza niezwołanie przez zarząd walnego zgromadzenia, w rozumieniu art. 594 ?§ 3 k.s.h.".

Legitymacja do udziału

Do zachowania procedury konstytuowania się zgromadzenia akcjonariuszy wymagane jest wskazanie legitymacji po stronie każdego, kto ma zamiar brać w nim udział.

W przypadku spółki niepublicznej wykazanie legitymacji przez akcjonariusza odbywa się przez obowiązek złożenia akcji na okaziciela bądź stosownych zaświadczeń dokumentujących fakt ich złożenia u notariusza lub we właściwej instytucji finansowej na co najmniej tydzień przed terminem walnego zgromadzenia.

W odniesieniu do uprawnionych z akcji imiennych, zgodnie z art 406 § 1 k.s.h., do wykazania legitymacji do udziału w walnym zgromadzeniu, wystarczy wpis w księdze akcyjnej dokonany na tydzień przed odbyciem walnego zgromadzenia.

Natomiast w spółce publicznej prawo uczestniczenia w walnym zgromadzeniu spółki publicznej mają tylko osoby będące akcjonariuszami spółki na 16 dni przed datą walnego zgromadzenia.

Warto wskazać, że zgodnie ?z wyrokiem Sądu Najwyższego ?z 10 czerwca 2005 r., II CK 715/2004 „Akcjonariusz spełniający warunki formalne uczestnictwa w walnym zgromadzeniu, określone w art. 406 k.s.h., nie może być pozbawiony tego uczestnictwa przez zarząd spółki ani też przez przewodniczącego walnego zgromadzenia".

Konkludując, należy wskazać, że ze względu na rangę walnego zgromadzenia w konstrukcji spółki akcyjnej, jak również specyfikę tego organu wyrażającą się konstytuowaniem się zgromadzenia akcjonariuszy ad hoc w wyniku jego zwołania, niezwykle ważne jest spełnienie wszystkich opisywanych wyżej warunków dotyczących jego zwołania i weryfikacji legitymacji akcjonariusza do udziału w nim.

—Michał Szczodry, ?aplikant radcowski

—Łukasz Bernatowicz, ?radca prawny ?Kancelaria Radców Prawnych ?i Doradców Podatkowych Bernatowicz Komorniczak ?Mazur sp.p.