Kto reprezentuje spółkę z o.o.

Zasadą jest, że w umowie albo sporze między spółką z ograniczoną odpowiedzialnością a aktualnym, a nie  byłym członkiem jej zarządu, kuratorem czy likwidatorem podmiot reprezentuje rada nadzorcza. Natomiast gdy nie ustanowiono tego organu, to pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Najczęściej uchwała taka podejmowana jest ad hoc, tj. już po zaistnieniu określonego konfliktu czy konieczności zawarcia danego kontraktu >patrz przykład 1. Rzadziej taki pełnomocnik powoływany jest na stałe, ?w celu występowania w imieniu spółki w  przypadku wystąpienia potencjalnych antagonizmów bądź zawiązywania wszelkich umów >patrz przykład 2. Wyeksponować należy, iż ww. reprezentant uprawniony jest wyłącznie do działania w omawianej kategorii spraw (tj. do zawiązywania kontraktów albo występowania w sporach między podmiotami wyliczonymi w art. 210 § 1 k.s.h.). Pozostałe czynności prawne pozostają poza zakresem jego umocowania >patrz przykład 3. Nie ma jednak przeszkód, aby w zależności od wagi problemu ustanowić większą liczbę pełnomocników >patrz przykład 4. Gdy zaś obok reprezentanta powołanego przez zebranie udziałowców działa także rada nadzorcza, umowa spółki albo uchwała zgromadzenia wspólników powinna rozstrzygnąć, komu przysługuje prymat w realizacji ww. czynności. Dopuszczalne jest np. przyjęcie, że pełnomocnik zawiera umowy, a rada uczestniczy w kwestiach spornych >patrz przykład 5. Podkreślić należy, iż gremium to nie działa in corpore, ale według zasad określonych albo w uchwale zebrania udziałowców, regulaminie rady nadzorczej, względnie w uchwale owego organu >patrz wzór uchwały.

Członek zarządu spółki może być umocowany do zawarcia umowy o pracę z innym członkiem zarządu

Uwaga!

„Do pełnomocnictwa udzielonego na podstawie ?art. 210 § 1 k.s.h. nie mają zastosowania przepisy kodeksu cywilnego o pełnomocnictwie". ?– wyrok Sądu Najwyższego ?z 15 czerwca 2012 r., II CSK 217/11.

Przykład 1.

Pani Idalia, członek zarządu ?M sp. z o.o.,  wystąpiła przeciwko spółce z powództwem ?o stwierdzenie nieważności uchwały nr 3/2014 nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników z  5 lutego  2014 r. ws. wyrażenia zgody na zakup przez podmiot nieruchomości położonej w Płocku przy ?ul. Grzybowej 34 za kwotę nie wyższą niż 250 tys zł. W tej sytuacji – braku rady nadzorczej oraz stałego reprezentanta powołanego do występowania ?w imieniu spółki w sporach ?z członkami zarządu – udziałowcy zebrali się na nadzwyczajnym zgromadzeniu i powzięli uchwałę ws. ustanowienia pani Kariny (adwokata prowadzącego stałą obsługę prawną firmy na podstawie umowy o świadczenie usług) pełnomocnikiem ?M sp. z o.o. w w/w sporze. Postąpili więc prawidłowo.

Przykład 2.

W N sp. z o.o. funkcjonuje pełnomocnik (pani Elwira), który jest powołany (uchwałą wspólników) do reprezentowania spółki we wszelkich sporach z członkami jej zarządu. Rady nadzorczej nie ma. Pani Emilia, prezes zarządu, zakwestionowała jednak ważność owego pełnomocnictwa, podnosząc, że konieczne jest udzielenie pełnomocnictwa w konkretnym sporze pomiędzy spółką a członkiem zarządu. Nie jest to właściwy pogląd. Nic bowiem nie stoi na przeszkodzie, aby taki pełnomocnik był ustanowiony na stałe i występował po stronie podmiotu w razie zaistnienia jakiegokolwiek konfliktu pomiędzy nim a osobą wchodzącą w skład zarządu.

Przykład 3.

Pani Eryka, uchwałą wspólników Z sp. z o.o., została ustanowiona pełnomocnikiem do reprezentowania spółki ?w sporach pomiędzy podmiotem a członkami zarządu oraz do zawierania z nimi umów (ich wypowiadania oraz zmiany treści tychże kontraktów). Pani Anastazja (prezes zarządu) stwierdziła, że pani Eryka jest również upoważniona do zawarcia w imieniu spółki umowy o nabycie dla niej nieruchomości położonej w Płocku przy ?ul. Ołowianej 78 za kwotę ?300 tys. zł. Pani Eryka odmówiła jednak, podnosząc, że ta kwestia wykracza poza zakres jej pełnomocnictwa. Miała rację.

Przykład 4.

Panie: Laura i Konstancja uchwałą wspólników L sp. z o.o. zostały umocowane do reprezentowania spółki w sporze z panią Malwiną (członkiem zarządu) dotyczącym wypłaty podmiotowi odszkodowania ?za straty, jakie poniosła spółka ?w związku z podjęciem przez nią działalności konkurencyjnej ?(bez zgody zgromadzenia udziałowców). Wspólnicy uznali, że tak będzie bezpieczniej, ponieważ w razie gdyby na rozprawie nie mogła stawić się jedna z pań, to w sądzie będzie obecna druga, równie zaznajomiona ze sprawą co ta pierwsza, a waga problemu wymaga tego, żeby na rozprawach pojawiał się pełnomocnik dokładnie znający sprawę. Pani Malwina stwierdziła jednak, że spółka może ustanowić tylko jednego pełnomocnika. Nie jest to prawda. Można ustanowić ich więcej.

Przykład 5.

W K sp. z o.o. działa rada nadzorcza. Umowa spółki stanowi jednak, że przewodniczący rady nadzorczej uprawniony jest wyłącznie do zawierania umów z członkami zarządu (ich wypowiadania oraz zmiany treści tych kontraktów), natomiast pani Kornelia uchwałą wspólników K sp. z o.o. została umocowana do występowania w jej imieniu we wszelkich sporach z osobami tworzącymi obsadę personalną zarządu podmiotu. Taki podział jest dopuszczalny.

Konsekwencją uchybienia wymogom objętym dyspozycją art. 210 § 1 k.s.h. jest bezwzględna nieważność dokonanej czynności >patrz przykład 6. Podjęcie zaś przez radę nadzorczą albo pełnomocnika niezgodnych z ewentualnymi wytycznymi udziałowców zachowań nie pociąga za sobą skutku w postaci nieważności danej czynności >patrz przykład 7. Tak też uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 12 maja ?2011 r., II PK 325/10, podnosząc, że „Podjęcie przez pełnomocnika ustanowionego uchwałą zgromadzenia wspólników czynności, o których mowa w art. 210 § 1 k.s.h., sprzecznej z wytycznymi wspólników, nie powoduje jej nieważności w rozumieniu ?art. 104 zdanie pierwsze k.c. ?w związku z art. 300 k.p.".

Przykład 6.

Pani Patrycja, przewodnicząca rady nadzorczej ABC sp. z o.o., zawarła w imieniu spółki umowę o pracę z członkiem zarządu (panią Darią). Wprawdzie nie posiadała odpowiedniego umocowania, ale uznała, że skoro stoi na czele rady nadzorczej, ?a zgromadzenie wspólników nie ustanowiło pełnomocnika do zawiązania przedmiotowego kontraktu, brak również w spółce stosownego stałego reprezentanta powołanego do występowania w imieniu podmiotu w takich sprawach, nie obowiązuje  także regulamin rady nadzorczej, to była ona uprawniona do zawarcia umowy o pracę z panią Darią. Postąpiła niewłaściwie. Umocowanie pani Patrycji powinno było bowiem wynikać z uchwały rady nadzorczej, ewentualnie zebrania udziałowców. Skoro takim się nie legitymowała, to umowa o pracę pani Darii jest, w konsekwencji, nieważna.

Przykład 7.

Sytuacja jak w przykładzie nr 6, ?z tym że pani Patrycja posiadała stosowne pełnomocnictwo (wyrażone w uchwale zgromadzenia udziałowców) ?do zawarcia, w imieniu ABC ?sp. z o.o., umowy o pracę z panią Darią. Wspólnicy zastrzegli jednak (w mailach), że miesięczne wynagrodzenie brutto pani Darii ma wynosić ?7 tys. W treści angażu znalazła się jednak kwota uposażenia ?w wysokości 8 tys. zł brutto. Udziałowcy stwierdzili, że skoro pani Patrycja nie zastosowała się do ich wskazówek, to umowa ?o pracę pani Darii jest nieważna. To niewłaściwe stanowisko.

Natomiast w świetle wyroku NSA w Warszawie z 24 maja 2004 r. zasadny jest pogląd, zgodnie z którym istnieje ewentualność ustanowienia ww. pełnomocnika także w sp. z o.o. w organizacji. Sąd ten stwierdził mianowicie, że „Brak jest podstaw uznania, iż nie jest prawnie skuteczna uchwała zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością ustanawiająca pełnomocników do czynności prawnych między spółką a członkami jej zarządu, w tym do zawarcia umów ?o pracę, podjęta w okresie pomiędzy zawiązaniem spółki a nabyciem przez nią osobowości prawnej na skutek wpisu do rejestru sądowego".

Jeżeli jednak jedyny wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu sp. z o.o., wówczas do czynności prawnych między nim a tymże podmiotem wymagana jest forma aktu notarialnego (pod rygorem nieważności) >patrz przykład 8. O każdorazowym zaś dokonaniu takiej czynności notariusz zawiadamia sąd rejestrowy, przesyłając wypis aktu notarialnego. Powyższe nie znajduje zatem zastosowanie do sytuacji, w której jedyny wspólnik sp. z o.o. jest zarazem członkiem jej zarządu wieloosobowego.

Przykład 8.

Pani Aurelia jest zarówno 100 proc. udziałowcem B sp. z o.o., ?jak i jedynym członkiem jej zarządu. Zamierza ona (jako prezes zarządu) zawrzeć ?z podmiotem umowę ?o zarządzanie B sp. z o.o. Uważa, że dla zawiązania tego kontraktu wystarczająca jest forma pisemna. Założenie to nie jest zasadne. Konieczne jest bowiem zachowanie, w omawianym przypadku, formy aktu notarialnego. Byłoby inaczej, gdyby pani Aurelia jako jedyny udziałowiec wchodziła jednocześnie w skład wieloosobowego zarządu spółki. Wówczas akt notarialny nie byłby wymagany.

Uwaga! „Członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może być umocowany przez zgromadzenie wspólników do zawarcia umowy o pracę z innym członkiem zarządu (art. 210 § 1 k.s.h.)". – postanowienie Sądu Najwyższego z 7 kwietnia 2010 r., II UZP 5/10. „Pełnomocnik ustanowiony przez zgromadzenie wspólników spółki ?z ograniczoną odpowiedzialnością może przyjmować oświadczenie zawierające rezygnację członka zarządu ?z pełnionej przez niego funkcji (art. 210 § 1 w związku z art. 202 § 4 k.s.h.)". – wyrok Sądu Najwyższego z 3 listopada 2010 r., ?V CSK 129/10.

Autorka jest adwokatem

podstawa prawna: art. 73 § 2, art. 173 § 1 oraz art. 210 ustawy z 15.09.2000 r. –Kodeks spółek handlowych (DzU z 2000 r. nr 94, poz. 1037 ze zm.)

Wzór uchwały Rady Nadzorczej

UCHWAŁA Nr 7/2014

z dnia 10 lutego 2014 r.

Rady Nadzorczej X sp. z o.o. z/s w Płocku

w sprawie upoważnienia przewodniczącego Rady Nadzorczej X ?sp. z o.o. z/s w Płocku do zawierania umów o pracę i kontraktów menedżerskich z członkami zarządu spółki

§ 1.

Na podstawie art. 210 § 1 k.s.h. w zw. z § 6 Regulaminu Rady Nadzorczej X sp. z o.o. z 1 października 2012 r. Rada Nadzorcza X sp. z o.o. z/s w Płocku upoważnia panią Adriannę Wiśniewską, przewodniczą Rady Nadzorczej ww. spółki do zawierania w imieniu X sp. z o.o. umów o pracę i kontraktów menedżerskich z członkami jej zarządu.