W razie takiego sporu mogą wyjść na jaw zaniedbania popełnione przy definiowaniu zadań i funkcji pracownika w strukturze organizacyjnej firmy. Skutki tego lekceważenia z reguły przemawiają na korzyść tego, kto domaga się wynagrodzenia za nadgodziny.

Warto więc zawczasu usunąć wątpliwości w rzeczywistym statusie pracowników, których pracodawca traktuje jako kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych w rozumieniu art. 1514 § 1 k.p. W pierwszej kolejności w regulacjach ustrojowych (np. w uchwale zarządu spółki) należy jednoznacznie usytuować poszczególne działy i sekcje jako wyodrębnione komórki organizacyjne ze względną samodzielnością. Jednocześnie wyraźnie umocowuje się pracownika do podejmowania decyzji w zakresie organizowania czasu pracy podwładnych w regulaminie pracy, regulaminie organizacyjnym bądź innym dokumencie o podobnym charakterze. Ponadto poza kontrolowaniem i nadzorowaniem pracy pracowników podległej mu jednostki kierownik wyodrębnionej komórki organizacyjnej nie powinien wykonywać pracy takiej samej jak podwładni.

Kto kierownikiem

W umowach o pracę z kierującymi komórkami organizacyjnymi można wpisać zasadę tzw. zadaniowego czasu pracy. Jednak określenie czasu pracy wymiarem zadań nie może naruszać przepisów o czasie pracy. Nie ma więc mowy o przekroczeniu limitów godzin pracy określonych dla doby, tygodnia i okresu rozliczeniowego. I warto to podkreślić w umowie z pracownikiem. Oczywiście taki zapis nie będzie wystarczająco chronił, gdy podwładny przed sądem zdoła wykazać, że nałożony na niego zbyt duży zakres zadań uniemożliwiał mu wykonywanie obowiązków w normalnym czasie pracy i że regularnie musiał je realizować w nadgodzinach.

Ustawodawca modyfikuje zasady rozliczania czasu pracy osób zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem, jak i kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych. Zgodnie z art. 1514 § 1 k.p. oni „wykonują, w razie konieczności, pracę poza normalnymi godzinami pracy bez prawa do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych". Jednak „kierownikom wyodrębnionych komórek organizacyjnych za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w niedzielę i święto przysługuje prawo do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych (...), jeżeli w zamian za pracę w takim dniu nie otrzymali innego dnia wolnego od pracy" (art. 1514 § 2 k.p.).

Dlatego istotne jest ustalenie, czy pracownik należy do kadry zarządczej zakładem. Zgodnie z definicją kodeksową chodzi o kierujących jednoosobowo zakładem pracy i ich zastępców lub pracowników wchodzących w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy (przede wszystkim członkowie zarządu spółki) oraz głównych księgowych.

Wyodrębniona komórka

Przepisy prawa pracy nie definiują pojęcia „kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych". Aby ustalić, czy pracownik należy do tej grupy, ocenia się rzeczywisty charakter zajmowanego przez niego stanowiska, w tym przypisane do niego kompetencje, a także charakter samej jednostki organizacyjnej, którą kieruje.

Stanowisko kierownicze w tym rozumieniu powinno wiązać się z wydawaniem innym etatowcom poleceń związanych z pracą, w tym tych dotyczących wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych pod nadzorem zlecającego (wyrok Sądu Najwyższego z 4 czerwca 2008 r., II PK 326/07).

W doktrynie wskazuje się, że komórka organizacyjna, którą kieruje pracownik, powinna być wyodrębniona w strukturze organizacyjnej pracodawcy. Rozumie się przez to wyraźne jej wskazanie w akcie ustrojowym pracodawcy jako jednostki odrębnej od innych pod względem organizacyjnym. Nie ma przy tym znaczenia ani nazwa takiej jednostki (dział, sekcja, departament), ani jej wielkość. Jednak bez względu na stosowany system czasu pracy i charakter stanowiska pracownika nie wolno tak organizować mu pracy, aby już w założeniu rodziła konieczność wykonywania jej w nadgodzinach. Aktywność poza normatywnym czasem może być jedynie wyjątkowa i nie wolno jej planować, a pracownicy powinni móc wykonać postawione przed nimi zadania w obowiązującym ich wymiarze czasu pracy.

Zatem jeśli nawet pracownik należy do kategorii kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych, można podważyć – jako nielegalną – praktykę polegającą na tym, że regularnie i bez uzasadnionej przyczyny pracuje w nadgodzinach. Nielegalność takiego działania potwierdził SN w wyroku z 8 czerwca 2004 r. (III PK 22/04). Wskazał, że „osoby zatrudnione na stanowiskach kierowniczych nie mogą być pozbawione prawa do dodatkowego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 135 § 1 k.p.), jeżeli wskutek niezależnej od nich wadliwej organizacji pracy są zmuszone do systematycznego przekraczania obowiązujących norm czasu pracy".

Z kolei w wyroku ?z 14 grudnia 2004 r. ?(II PK 106/04) SN stwierdził, że „powodowane względami organizacyjnymi, stałe wykonywanie pracy ponad normę czasu pracy przez pracownika zajmującego stanowisko kierownicze nie pozbawia go prawa do dodatkowego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych".

Należy też wziąć pod uwagę, że gdy pracownik wykonuje pracę w warunkach podległości służbowej, a więc w nadgodzinach na polecenie przełożonego, to taka praca nie będzie stanowiła pracy podejmowanej „w razie konieczności", czyli bez prawa do dodatkowego wynagrodzenia. Nie jest to bowiem praca podejmowana z inicjatywy samego pracownika jako kierownika wyodrębnionej komórki organizacyjnej. Taka praca wymaga zrekompensowania na zasadach ogólnych >patrz ramka.

Autor ?jest radcą prawnym w kancelarii Chajec Don-Siemion & Żyto sp.k.

Dodatek lub czas wolny

Za pracę w nadgodzinach pracownikowi przysługuje, oprócz normalnego wynagrodzenia, 100- lub 50-proc. dodatek do wynagrodzenia albo rekompensata w postaci czasu wolnego. Wysokość dodatku zależy od tego, w jakim czasie przypadała praca nadliczbowa. Czasu wolnego udziela się w wymiarze odpowiadającym pracy w godzinach nadliczbowych (na wniosek pracownika) albo w wymiarze o połowę wyższym niż liczba nadgodzin (jeśli wolnego udziela szef z własnej inicjatywy). Kodeks pracy przewiduje też konieczność rekompensowania pracy w dniu wolnym oraz w niedziele i święta. Udziela się za to dodatkowego dnia wolnego od pracy lub płaci dodatek do wynagrodzenia.