Pracownik może zwolnić się ?z pracy w celu załatwienia sprawy osobistej, z jednoczesnym zobowiązaniem się do odpracowania tego wyjścia. ?W tym celu powinien złożyć pisemny wniosek. Czas tego odpracowania (zasadniczo wyznaczany przez pracodawcę) nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.

Zgodnie z art. 80 k.p., wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, a za jej niewykonywanie tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. Powszechnie obowiązujące przepisy nie zastrzegają, że pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas prywatnego wyjścia. Dlatego prawo do pensji za czas tego zwolnienia nie przysługuje.

W praktyce sprawa najczęściej jest rozwiązywana przez odpracowanie czasu wyjścia. Pracownik przepracowuje zatem dodatkowo – tj. poza zwykłym rozkładem czasu pracy – liczbę godzin równą czasowi nieprzepracowanemu.

Przykład

Pan Janusz wyszedł w styczniu ?na 4 godziny z pracy. W tym samym miesiącu ma odpracować te 4 godziny. Wyjście prywatne ?nie odbije się zatem na jego wynagrodzeniu, gdyż zostało odpracowane w ciągu ?tego samego miesiąca.

Zwłoka niewskazana

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca wyznaczył termin odpracowania zwolnienia z pracy w innym miesiącu kalendarzowym. Powinien on jednak przypadać w tym samym okresie rozliczeniowym czasu pracy. Gdy obejmuje on np. kwartały i zatrudniony zwolnił się z pracy w styczniu, to może odpracować ten czas do końca marca. Wpływa to jednak na kwestie związane ?z wynagrodzeniem, co ?w szczególności istotne jest przy stałej pensji miesięcznej.

Przykład

Pani Anna otrzymuje miesięczne wynagrodzenie w kwocie 2500 zł. W styczniu 2014 r. na jej wniosek dwukrotnie korzystała ze zwolnienia z pracy w celu załatwienia osobistych spraw, łącznie na 6 godzin. Pracodawca wyznaczył do odpracowania ?4 godziny w lutym i 2 godziny ?w marcu.

Pracownica nie nabywa wynagrodzenia za czas zwolnienia. Zatem za styczeń ?powinna otrzymać obniżoną pensję.

- wynagrodzenie za styczeń:

2500 zł : 168 (liczba godzin ?pracy w styczniu) = 14,88 zł (stawka za godzinę pracy ?w styczniu)

14,88 x 6 (liczba godzin wyjść prywatnych ) = 89,28 zł

2550 zł – 89,28 zł = 2460,72 zł.

Wynagrodzenie za styczeń ?wynosi 2460,72 zł.

Pracodawca musi jednak zapłacić za „czas odpracowania" w lutym ?i marcu. Uwzględnia przy tym wymiar czasu pracy w tych miesiącach.

- wynagrodzenie za luty:

2500 zł : 160 (liczba godzin ?pracy w lutym) = 15,63 zł ?(stawka za godzinę pracy ?w lutym)

15,63 zł x 4 (liczba godzin odpracowania wyznaczona ?na luty) = 62,52 zł

2500 zł + 62,52 zł = 2562,52 zł

- wynagrodzenie za marzec:

2500 zł : 168 (liczba godzin ?do przepracowania w marcu) ?= 14,88 zł (stawka za godzinę pracy w marcu)

14,88 zł x 2 (liczba godzin odpracowania w marcu) ?= 29,76 zł

2500 zł + 29,76 zł = 2529,76 zł.

Przy takiej konfiguracji miesięcy pracownica otrzyma za czas odpracowań de facto więcej niż zostało jej potrącone. ?Wynika to z zasad ustalania wynagrodzenia godzinowego wynikających z § 12 rozporządzenia ministra pracy ?i polityki socjalnej z 29 maja ?1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia ?w okresie niewykonywania ?pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, ?odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych ?w kodeksie pracy (DzU nr 62, ?poz. 289 ze zm.).

Potrącenie nadpłaty

Najbezpieczniejsze dla pracodawcy jest stosowanie zasady odpracowywania wyjść prywatnych na przestrzeni jednego miesiąca. Czasem jest to jednak niewygodne ze względów organizacyjnych lub niezgodne z potrzebami pracodawcy i zapotrzebowaniem na pracę.

Wyznaczając termin odpracowania wolnego w innym miesiącu pracodawca ryzykuje utratą wynagrodzenia nadpłaconego za czas prywatnego wyjścia. Innymi słowy – ponosi ryzyko opłacania czasu nieprzepracowanego, które może się zmaterializować wówczas, gdy z jakiegoś powodu nie dojdzie do odpracowania (np. ze względu na chorobę, zakończenie stosunku pracy, urlop na żądanie).

Przykład

Pan Michał, pracownik samorządowy, korzystał ze zwolnienia z pracy na swój wniosek przez 5 godzin w listopadzie. Pracodawca wyznaczył mu termin odpracowania tego wolnego ?na 27 grudnia. Nie obniżył listopadowej płacy o czas nieprzepracowany. Pracownik zachorował 23 grudnia i był niezdolny do pracy do końca tego miesiąca (za ten okres otrzymał wynagrodzenie chorobowe).

Art. 87 § 7 k.p. wskazuje, że z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności ?w pracy, za który pracownik ?nie zachowuje prawa do pensji. Oznacza to, że w tym przypadku jest możliwość odliczenia opłaconych 5 godzin wyjścia prywatnego z listopada ?z wynagrodzenia grudniowego. Dotyczy to jednak tylko pensji ?za grudzień. Po jej wypłaceniu ?nie można już dokonać odliczenia.

W listopadzie 2013 r., mimo wyjścia prywatnego, pracownik otrzymał pełną pensję; pracodawca nie pomniejszył jej ?o wynagrodzenie za czas zwolnienia z pracy. W grudniu nie doszło do odpracowania wyjścia, kończy się okres rozliczeniowy ?i nie ma już możliwości przerzucenia odpracowania na kolejny miesiąc. Pracodawca chciałby odzyskać nadpłatę. Zakładamy, że mowa ?o wcześniejszym okresie ?i wynagrodzenie grudniowe nie zostało jeszcze wypłacone.

Pracownik otrzymuje wynagrodzenie w kocie 3000 zł ?i dodatek stażowy 5 proc. ?(czyli 150 zł miesięcznie).

Ustalenie nadpłaty za listopad:

3150 zł : 152 (wymiar czasu pracy w listopadzie) = 20,72 zł

20,72 zł x 5 (liczba godzin zwolnienia prywatnego) ?= 103,60 zł (kwota nadpłaty za listopad.

Wynagrodzenie za grudzień:

3000 zł : 30 = 100 zł

100 zł x 9 dni (liczba dni niezdolności do pracy) = 900 zł

3000 zł – 900 zł = 2100 zł.

Dodatek za wieloletnią pracę przysługuje pracownikowi samorządowemu za dni, za które otrzymuje wynagrodzenie, oraz ?za dni nieobecności w pracy ?z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, gdy z tego tytułu otrzymuje zasiłek z ubezpieczenia społecznego (§ 7 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów ?z 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, tekst jedn. ?DzU z 2013 r., poz. 1050 ze zm.). Pan Michał zachowuje zatem prawo do 150 zł dodatku.

Wynagrodzenie za grudzień nie ulegające zmniejszeniu za czas choroby wynosi 2250 zł.

- podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego; nie wchodzi do niej dodatek stażowy, który przysługuje za czas choroby: 3000 zł – (3000 zł x 13,71 proc.) = 2588,70 zł

- wynagrodzenie chorobowe za jeden dzień niezdolności do pacy:

2588,70 zł : 30 = 86,29 zł

86,29 zł x 80 proc. = 69,03 zł

- wynagrodzenie za czas choroby 69,03 zł x 9 dni = 621,27 zł.

Łączny przychód za grudzień wyniesie:

2250 zł (wynagrodzenie nie ulegające pomniejszeniu za czas choroby) – 103,60 zł (nadpłata za listopad) + 621,27 zł (wynagrodzenie za czas choroby) = 2767,67 zł.

Gdy termin uciekł

Takie rozliczenie możliwe jest jednak tylko w odniesieniu do pensji za kolejny miesiąc po wyjściu prywatnym. I to tylko wówczas, gdy pracownik za kolejny miesiąc nabędzie prawo do wynagrodzenia. Jeżeli bowiem byłby przez cały miesiąc na zasiłku chorobowym lub opiekuńczym, to takie odliczenie nie jest możliwe.

Przykład

Pracownik zwolnił się z pracy, ?aby załatwić prywatną sprawę, ?w styczniu. Ma to odpracować ?pod koniec marca. Jeśli pracodawca wypłaciłby wynagrodzenie ?za styczeń bez obniżenia pensji ?za czas wyjścia prywatnego, ?a pracownik zachoruje w marcu ?i nie odpracuje zwolnienia, ?nie będzie mógł odliczyć nadpłaty pensji z wynagrodzenia za marzec. Odliczenie na podstawie art. 87 ?§ 7 k.p. możliwe jest tylko ?w następnym, czyli najbliższym ?i kolejnym terminie płatności (wyrok Sądu Najwyższego ?z 12 kwietnia 1996 r., I PRN 32/96).

Przykład

Pracownik wnioskował ?o kilkugodzinne zwolnienie z pracy w styczniu. Ma je odpracować ?w lutym. Zakładanie, że jeśli ?nie dojdzie to do skutku (np. z uwagi na nieobecność pracownika), to pracodawca będzie mógł odliczyć nadpłatę za styczniowe wyjście prywatne w dowolnym momencie, jest nieprawidłowe. Odliczenie bez zgody pracownika może dotyczyć wyłącznie pensji za luty.

Tylko za zgodą

Pracodawcy, który nie odliczył nadpłaty z pensji za najbliższy miesiąc, pozostaje jedynie potrącenie z wynagrodzenia. Tutaj jednak jest jeden poważny problem. Dokonywanie potrąceń z zarobków jest możliwe tylko w ściśle określonych przypadkach i na podstawie ustawowo określonych przesłanek – pracodawca może ująć bez zgody pracownika tylko należności wymienione wyczerpująco w art. 87 § 1 k.p. Potrącenia mogą dotyczyć tylko (art. 87 § 1 pkt 1–4 k.p.):

1) sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,

2) sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,

3) zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi,

4) kar pieniężnych przewidzianych w art. 108 k.p.

Nadpłata nie jest zaliczką pieniężną. Nie obejmuje jej zatem możliwość wynikająca z pkt 3. Potrącenie należnej kwoty z pensji zatrudnionego możliwe jest tylko po uzyskaniu:

- ?pisemnej zgody pracownika na to konkretne potrącenie,

- ?tytułu wykonawczego ?w sądowym postępowaniu egzekucyjnym.

W praktyce jedyna możliwość to uzyskanie pisemnej zgody pracownika (art. 91 k.p.). Otrzymując pełną pensję za miesiąc, w którym korzystał on ze zwolnienia z pracy, ma on świadomość, że naliczają ją i wypłacają osoby zajmujące się tymi czynnościami w imieniu pracodawcy. Ma więc prawo przyjąć, że ta kwota jest mu w pełni należna. Taki zresztą sposób rozumowania niejako potwierdził pracodawca nie dokonując pomniejszenia pensji za ten miesiąc. Jeśli więc nie doszło do odpracowania i tym samym powstała nadpłata, wystąpienie przez pracodawcę z roszczeniem jest skazane na porażkę. Pracownik uzyskał bezpodstawne wzbogacenie, ale zdecydowanie w dobrej wierze.

Za opór nie wolno ukarać

Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 23 października 2008 r. (II PK 76/08), w prawie pracy nie ma zakazu dysponowania wypłaconym (uzyskanym) wynagrodzeniem według swobodnej woli pracownika, jeżeli pracodawca nie udowodnił, że zatrudniony miał świadomość otrzymania nienależnego świadczenia wskutek ewidentnego błędu wyspecjalizowanej firmy finansowej. Pracodawca powinien zatem dążyć do uzyskania dobrowolnej zgody pracownika na potrącenie. Odmowa wyrażenia zgody przez pracownika na dokonanie potrąceń wierzytelności pracodawcy z wynagrodzenia za pracę (art. 91 k.p.) nie może być uznana za działanie sprzeczne z zasadami współżycia społecznego (art. 8 k.p.), szczególnie wówczas, gdy wątpliwe i sporne jest istnienie tej wierzytelności (wyrok Sądu Najwyższego z 14 lutego 2002 r., I PKN 889/00, OSNP-wkł. 2002/22/8).