Zasady wynagradzania pracowników odbywających podróże służbowe zależą od tego, czy są zatrudnieni w podmiocie należącym do sfery budżetowej, czy poza nią. Ci spoza budżetówki mogą stosować własne zasady wypłacania etatowcom należności za delegację. Natomiast pracodawcy należący do sfery budżetowej są związani przepisami wydanymi przez ministra pracy. Zgodnie z art. 77
5
§ 2 k.p. określa on w rozporządzeniu wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami.
Jaka podstawa
Dla osób pracujących na etacie w budżetówce należności z tytułu podróży służbowej określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. (DzU ?z 2013 r., poz. 167). Reguluje ono wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a przy wyjeździe poza granice kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.
Natomiast warunki wypłacania należności za podróż służbową pracownikom zatrudnionym u innych pracodawców wolno określić ?w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę – jeżeli pracodawca ten nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.
Zakres swobody
Zatem poza strefą budżetową strony stosunku pracy mogą we własnym zakresie ukształtować sposób rozliczania tzw. delegacji. Przy czym diety ustalane przez pracodawców (w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę) nie mogą być niższe niż ta ?z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju obowiązująca w sferze budżetowej. To ograniczenie dotyczy zarówno diet z racji delegacji krajowych, jak i zagranicznych. Tak wynika ?z art. 77
5
§ 4 k.p. Potwierdził to również
Sąd Najwyższy w wyroku z 14 maja 2012 r. (II PK 230/11)
.
Oznacza to znaczną swobodę pracodawców prywatnych w możliwości kształtowania w układach zbiorowych pracy, regulaminach wynagradzania czy umowach o pracę własnych zasad rozliczania należności z tytułu podróży służbowych. Jedyne ograniczenie ?w tym zakresie dotyczy wysokości diet za dobę podróży służbowej. Nie można zastosować tu kwoty niższej niż 30 zł (budżetowa dieta krajowa). Nie ma natomiast przeszkód, aby dietę z tytułu podróży służbowej za granicą określić np. na poziomie stawki przysługującej z tytułu podróży służbowej na terenie kraju.
Nie obowiązują też ograniczenia dotyczące innych niż diety należności z tytułu podróży służbowej, takich jak zwrot kosztów noclegów czy dojazdów środkami komunikacji miejscowej. W tym zakresie pracodawcy (poza jednostkami sfery budżetowej) mogą stosować zasady mniej korzystne niż te wynikające ?z rozporządzenia ministra pracy (np. wprowadzić znacznie niższe ryczałty za noclegi).
Przykład
Pan Józef zatrudniony w spółce ?z o.o. oraz pan Adam zatrudniony w urzędzie miasta wspólnie odbywali podróż służbową do Norwegii. Po powrocie pan Józef otrzymał diety w wysokości określonej w regulaminie wynagradzania obowiązującym ?w spółce. Była to kwota niższa ?niż ta, jaką wypłacono panu Adamowi. Niezadowolony z tego pan Józef wniósł pozew do sądu pracy, domagając się zasądzenia diet w takiej samej wysokości, jaką wypłacono panu Adamowi. Sąd oddalił jego powództwo. ?Pan Adam jako pracownik sfery budżetowej otrzymał te diety ?w stawce określonej ?w rozporządzeniu, które?nie ma zastosowania do pracowników spółki z o.o. z uwagi na odmienną regulację tej kwestii ?w regulaminie wynagradzania.
Brak własnych reguł
Gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania ani umowa o pracę nie zawierają żadnych postanowień dotyczących wypłacania należności z tytułu podróży służbowej, delegowanemu przysługują należności na zasadach ustanowionych przez ministra pracy. Zatem pracodawca bierny w tej materii, który nie doprowadził do ukształtowania własnych zasad rozliczania podróży służbowych, musi naliczać należności delegacyjne na zasadach obowiązujących w budżetówce.
Dla tych pracodawców korzystniej jest wprowadzić – w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagrodzeń lub w umowie o pracę – własne rozwiązania. Dzięki temu mogą ograniczyć wydatki ponoszone w związku ze służbowymi podróżami zatrudnionych. Dotyczy to zwłaszcza wydatków związanych z wyjazdami zagranicznymi.
Przykład
W spółce nie wprowadzono do regulaminu wynagradzania żadnych zapisów dotyczących opłacania pracowników odbywających podróże służbowe. Spółka wysłała pana Adama do Niemiec i Francji w celu odbycia spotkań z kontrahentami. Po powrocie pracownik zwrócił się ?o wypłatę należności wynikających z rozporządzenia ministra pracy. Prezes spółki odmówił mu jednak tych świadczeń. Uznał, ?że skoro spółka nie należy ?do sfery budżetowej, to nie ma on obowiązku wypłacać żadnych świadczeń. Pan Adam nie zgodził się z tym i wniósł pozew do sądu, domagając się zasądzenia diet oraz zwrotu kosztów noclegów ?w łącznej kwocie 4870 zł. ?Sąd uwzględnił jego powództwo, ?gdyż wobec braku odmiennych regulacji w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie ?o pracę stosuje się zapisy ww. rozporządzenia.
Autor jest sędzią ?Sądu Okręgowego w Kielcach
Zwrot z dodatkowej puli
Nieważne są na podstawie art. 18 § 2 k.p. postanowienia regulaminu wynagradzania, w którym pracodawca pozbawia pracownika należnej diety za podróże służbowe, traktujące wynagrodzenie za pracę lub jego część jako rekompensatę poniesionych w podróży służbowej zwiększonych kosztów utrzymania za granicą. Zwracał na to uwagę
SN w uzasadnieniu wyroku z 14 maja 2012 r. (II PK 230/11).
Z art. 77
5
k.p. wynika bowiem, że dieta z tytułu podróży służbowej przysługuje niezależnie od wynagrodzenia za pracę.
