Realizowanie obowiązków informacyjnych przez spółkę wobec jej akcjonariuszy jest jednym z kluczowych zadań, w których realizuje się zasada ładu korporacyjnego (corporate governance). Niemniej jednak, o ile w przypadku spółek publicznych treść obowiązków informacyjnych oraz sposób ich realizacji jest uregulowany bardzo szczegółowo, to w przypadku spółek niepublicznych taka regulacja jest bardzo ograniczona, w wyniku czego bardzo często zarząd nie jest pewny, kiedy może odmówić udzielenia akcjonariuszowi informacji o spółce, bez narażania się na ewentualne, negatywne konsekwencje z tym związane.

Jak zażądać

Należy podkreślić, że akcjonariusz w spółce akcyjnej (w przeciwieństwie do wspólnika spółki z o.o.) co do zasady nie ma uprawnienia do indywidualnego wykonywania kontroli i uzyskiwania informacji o spółce, ze względu na obligatoryjne funkcjonowanie w spółce akcyjnej rady nadzorczej, której podstawowym obowiązkiem jest właśnie kontrola i nadzór na działaniami zarządu. W związku z tym prawo akcjonariusza do uzyskiwania informacji o spółce ma bardzo ograniczony charakter. W obrocie prawnym funkcjonują zasadniczo dwie formy zgłaszania przez akcjonariusza zapytań do spółki – w trakcie obrad walnego zgromadzenia akcjonariuszy oraz poza walnym zgromadzeniem na piśmie.

Pytania w trakcie walnego

W przypadku realizowania prawa do informacji podczas obrad walnego zgromadzenia, to przysługuje ono tylko akcjonariuszowi, który ma prawo do udziału w obradach i w nich uczestniczy. Akcjonariusz może żądać informacji dotyczących spółki, tylko gdy jest to uzasadnione dla oceny sprawy objętej porządkiem obrad. Oznacza to, że pytania, jakie zadaje akcjonariusz nie mogą być całkowicie oderwane od przedmiotu obrad, tak aby ograniczyć możliwość nadużywania przez akcjonariuszy prawa do informacji i dokonywania obstrukcji obrad. Zarząd może udzielić informacji na piśmie w terminie 14 dni od dnia walnego zgromadzenia, jeżeli treść i zakres pytania wymagają zweryfikowania pewnych informacji lub sporządzenia bardziej szczegółowej odpowiedzi.

Spółka może zapewnić strategicznym akcjonariuszom ponadstandardowy dostęp do informacji

Można na piśmie

Natomiast, gdy akcjonariusz żąda udzielenia określonej informacji o spółce, poza walnym zgromadzeniem, kierując pismo lub korespondencję mailową, zarząd może jej udzielić również na piśmie lub poprzez opublikowanie takich informacji na stronie internetowej spółki, zgodnie  art. 428 § 4 kodeksu spółek handlowych. Niektóre spółki niepubliczne tworzą na stronach internetowych specjalnie wydzielone miejsca  - zakładki, za pośrednictwem których odpowiadają na pytania akcjonariuszy lub po prostu publikują żądane dokumenty. Akcjonariusz, który zadaje pytanie powinien pamiętać, aby wraz z pisemnym żądaniem informacji wykazać swój status akcjonariusza w spółce (poprzez załączenie kopii dokumentu akcji lub stosownego zaświadczenia z domu maklerskiego, jeżeli akcje spółki są tam zdeponowane), jeżeli posiada akcje na okaziciela. Jeżeli natomiast posiada akcje imienne, sama spółka może go zidentyfikować na podstawie treści księgi akcyjnej, prowadzonej przez zarząd.

Kiedy odmowa

Zarząd nie ma prawnego obowiązku udzielenia informacji akcjonariuszowi i może decyzję w tym zakresie podjąć całkowicie autonomicznie i według własnego uznania. Zgodnie z art. 428 ksh, zarząd jest zobowiązany do odmowy udzielenia informacji w przypadku, gdy udzielenie takiej informacji mogłoby wyrządzić spółce szkodę (lub podmiotom powiązanym albo od niej zależnym). Przepisy wymieniają jedynie przykładowo sytuacje, które mogą powodować powstanie szkody. Zalicza się do nich ujawnienie tajemnic handlowych, technicznych lub organizacyjnych przedsiębiorstwa. Jednak nie jest to katalog zamknięty, w związku z czym zawsze, gdy zarząd uzna, że udzielenie żądanej informacji może spowodować wystąpienie po stronie spółki szkody, nawet potencjalnej albo wręcz samą możliwość jej wystąpienia, musi odmówić udzielenia informacji.

Użyte przez ustawodawcę pojęcie tajemnicy przedsiębiorstwa ma tak szerokie znaczenie, że niemal każda informacja dotycząca spółki może zostać uznana za zawierającą tajemnicę przedsiębiorstwa. Dlatego często spółki wykorzystują tak ogólne sformułowanie art. 428 ksh i chcąc uniknąć udzielenia informacji powołują się na tajemnicę przedsiębiorstwa. Ma to miejsce w szczególności w przypadku, gdy akcjonariusze mniejszościowi „zasypują" zarząd wnioskami o udzielnie informacji, lub w spółce występuje konflikt korporacyjny pomiędzy akcjonariuszami albo istnieje rozproszony akcjonariat, a spółka nie chce ujawniać niektórych informacji akcjonariuszom anonimowym, posiadającym znikomą ilość akcji >patrz ramka.

Drugą przesłanką na podstawie której członek zarządu może (ale nie ma takiego obowiązku) odmówić udzielenia informacji, jest sytuacja w której udzielenie informacji mogłoby stanowić podstawę jego odpowiedzialności karnej, cywilnoprawnej bądź administracyjnej. Chodzi tu głównie o przypadki ujawnienia tajemnicy państwowej, służbowej, danych i informacji poufnych.

W przypadku, gdy w spółce jest jeden lub kilku strategicznych akcjonariuszy i spółka chce zapewnić im ponadstandardowy dostęp do informacji, to może niezależnie od obowiązujących przepisów kodeksu spółek handlowych, uprzywilejować ich, poprzez przyznanie im uprawnienia osobistego do uzyskiwania określonych informacji o spółce. Uprawnienie to, aby było skuteczne musi zostać wprowadzone do statutu spółki i szczegółowo opisane wraz z imiennym wskazaniem, jakiemu akcjonariuszowi przysługuje.

Należy podkreślić, że to zarząd spółki stoi na straży informacji jej dotyczących i ma szeroki wachlarz argumentów pozwalających mu chronić wypływ informacji o spółce na zewnątrz, w tym również do akcjonariuszy.

Co jest sekretem

Przez tajemnicę przedsiębiorstwa należy rozumieć te wszystkie dane, które są istotne z punktu widzenia prowadzonej przez spółkę działalności i które mogą mieć wpływ na osłabienie jej potencjału finansowego i organizacyjnego. Zalicza się do nich tajemnice techniczne, czyli takie które dotyczą procesów technologicznych, zasad wytwarzania produktu, używania określonych składników, receptur itd. Tajemnica handlowa jest związana głównie z informacjami na temat cen, sposobu ich ustalania, rynków, kontrahentów, badań marketingowych, przeprowadzonych badań rynku. Tajemnica organizacyjna to głównie informacje, które mają związek z organizacją funkcjonowania spółki. Tytułem przykładu to:  plany inwestycyjne spółki, struktura zatrudnienia lub plany redukcji zatrudnienia, organizacja procesu produkcji i sposobu świadczenia usług. Ponadto ujawnieniem tajemnicy przedsiębiorstwa jest również ujawnienie know-how spółki. Jeżeli zarząd podejrzewa, że akcjonariusz wykorzystuje te informacje wbrew interesowi spółki, powinien odmówić ich udzielenia. Taka sytuacja może mieć miejsce, kiedy akcjonariusz lub osoba z nim związana prowadzi działalność konkurencyjną i uzyskane informacje może wykorzystać na szkodę spółki.