Realizowanie obowiązków informacyjnych przez spółkę wobec jej akcjonariuszy jest jednym z kluczowych zadań, w których realizuje się zasada ładu korporacyjnego (corporate governance). Niemniej jednak, o ile w przypadku spółek publicznych treść obowiązków informacyjnych oraz sposób ich realizacji jest uregulowany bardzo szczegółowo, to w przypadku spółek niepublicznych taka regulacja jest bardzo ograniczona, w wyniku czego bardzo często zarząd nie jest pewny, kiedy może odmówić udzielenia akcjonariuszowi informacji o spółce, bez narażania się na ewentualne, negatywne konsekwencje z tym związane.
Jak zażądać
Należy podkreślić, że akcjonariusz w spółce akcyjnej (w przeciwieństwie do wspólnika spółki z o.o.) co do zasady nie ma uprawnienia do indywidualnego wykonywania kontroli i uzyskiwania informacji o spółce, ze względu na obligatoryjne funkcjonowanie w spółce akcyjnej rady nadzorczej, której podstawowym obowiązkiem jest właśnie kontrola i nadzór na działaniami zarządu. W związku z tym prawo akcjonariusza do uzyskiwania informacji o spółce ma bardzo ograniczony charakter. W obrocie prawnym funkcjonują zasadniczo dwie formy zgłaszania przez akcjonariusza zapytań do spółki – w trakcie obrad walnego zgromadzenia akcjonariuszy oraz poza walnym zgromadzeniem na piśmie.
Pytania w trakcie walnego
W przypadku realizowania prawa do informacji podczas obrad walnego zgromadzenia, to przysługuje ono tylko akcjonariuszowi, który ma prawo do udziału w obradach i w nich uczestniczy. Akcjonariusz może żądać informacji dotyczących spółki, tylko gdy jest to uzasadnione dla oceny sprawy objętej porządkiem obrad. Oznacza to, że pytania, jakie zadaje akcjonariusz nie mogą być całkowicie oderwane od przedmiotu obrad, tak aby ograniczyć możliwość nadużywania przez akcjonariuszy prawa do informacji i dokonywania obstrukcji obrad. Zarząd może udzielić informacji na piśmie w terminie 14 dni od dnia walnego zgromadzenia, jeżeli treść i zakres pytania wymagają zweryfikowania pewnych informacji lub sporządzenia bardziej szczegółowej odpowiedzi.
Spółka może zapewnić strategicznym akcjonariuszom ponadstandardowy dostęp do informacji
Można na piśmie
Natomiast, gdy akcjonariusz żąda udzielenia określonej informacji o spółce, poza walnym zgromadzeniem, kierując pismo lub korespondencję mailową, zarząd może jej udzielić również na piśmie lub poprzez opublikowanie takich informacji na stronie internetowej spółki, zgodnie art. 428 § 4 kodeksu spółek handlowych. Niektóre spółki niepubliczne tworzą na stronach internetowych specjalnie wydzielone miejsca - zakładki, za pośrednictwem których odpowiadają na pytania akcjonariuszy lub po prostu publikują żądane dokumenty. Akcjonariusz, który zadaje pytanie powinien pamiętać, aby wraz z pisemnym żądaniem informacji wykazać swój status akcjonariusza w spółce (poprzez załączenie kopii dokumentu akcji lub stosownego zaświadczenia z domu maklerskiego, jeżeli akcje spółki są tam zdeponowane), jeżeli posiada akcje na okaziciela. Jeżeli natomiast posiada akcje imienne, sama spółka może go zidentyfikować na podstawie treści księgi akcyjnej, prowadzonej przez zarząd.
