Gdy etatowiec nie rozumie, np. dlaczego otrzymał niższą pensję w stosunku do tej z poprzedniego miesiąca, zazwyczaj domaga się pisemnych wyjaśnień. Jak ma wówczas postąpić zatrudniający, aby nie narazić się na zarzut, że wyliczenie wypłaty obarczone jest błędem i w związku z tym pracownikowi należą się dodatkowe pieniądze? Najlepiej potraktować takie żądanie podwładnego jako wniosek, złożony zgodnie z art. 85 § 5 k.p., o udostępnienie mu do wglądu dokumentów stanowiących podstawę wyliczenia jego poborów >> patrz przykład wniosku.
Szef jest związany taką prośbą. Nawet ustną, bo – do jej zgłoszenia – nie jest wymagana żadna szczególna forma. Dobrze jest też, żeby przełożony (albo upoważniona przez niego osoba) – po zapoznaniu się podwładnego z jego dokumentami płacowymi – sporządził z tego notatkę służbową. Będzie ona podawała, jakie konkretnie udostępniono papiery, kiedy i z jakiego powodu, a zainteresowany pracownik następnie ją podpisze >patrz przykład notatki służbowej. W ten sposób zatrudniający zyskuje dowód, że uczynił zadość wnioskowi etatowca. Gdyby zaś odmówił, podwładny miałby roszczenie o nakazanie pracodawcy udostępnienia dokumentów płacowych do wglądu. Może je wyegzekwować albo w drodze powództwa skierowanego do właściwego sądu pracy, albo np. interweniując w Państwowej Inspekcji Pracy. Uruchomienie tej procedury może oznaczać dla pracodawcy określone konsekwencje finansowe.
Z art. 85 § 5 k.p. wynika, że angażujący jest jedynie zobligowany do przedstawienia podwładnemu jego dokumentów płacowych do wglądu. Nie musi zatem, choć może, wykonać i wydać etatowcowi ich kserokopii. Nie wolno jednak zainteresowanemu przedstawiać takich papierów innych pracowników. Godziłoby to bowiem w ich dobra osobiste (tajemnicę uposażenia za pracę).
Pisemny wniosek podwładnego o udostępnienie do wglądu dokumentów płacowych umieszcza się – w porządku chronologicznym – w części B jego akt osobowych (§ 6 ust. 2 pkt 2 oraz ust. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika). Dotyczy to też notatki służbowej sporządzonej na temat przebiegu tej czynności.
— Anna Borysewicz, adwokat
