Książka kontroli w formie elektronicznej tylko dodatkowo

Przedsiębiorcy są zobligowani prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli, a także upoważnienia i protokoły kontroli. Oprócz książki prowadzonej w wersji papierowej (w formie zbioru dokumentów) przedsiębiorca może prowadzić równolegle książkę w formie elektronicznej.

Prawodawca nie narzuca systemu informatycznego, w którym należy prowadzić elektroniczną książkę kontroli, swobodną decyzję pozostawiając w tym zakresie przedsiębiorcy.

Kiedy organ, a kiedy przedsiębiorca

Wpisy w książce kontroli prowadzonej w wersji papierowej dokonywane są przez organ kontroli, za wyjątkiem realizowanego przez przedsiębiorcę wpisu informującego o wykonaniu zaleceń pokontrolnych lub wpisu o ich uchyleniu przez organ kontroli lub jego organ nadrzędny albo sąd administracyjny.

Z kolei w książce kontroli prowadzonej w wersji elektronicznej wpisów oraz aktualizacji danych dokonuje przedsiębiorca. Informacje zawarte w książce kontroli prowadzonej w formie elektronicznej powinny mieć swoje potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę, tj. w książce kontroli prowadzonej w wersji papierowej.

W związku z wątpliwościami w stosowaniu przepisów określających procedury kontroli podatkowej Ministerstwo Finansów w piśmie z 12 sierpnia 2009 r. (PK4/8012/98/ZAP/ 09/703–Obowiązek prowadzenia książki kontroli) przekazało wyjaśnienia ministra gospodarki w tym zakresie, do których stosowania zobowiązano organy podatkowe oraz organy kontroli skarbowej.

Resort wyjaśnia

Przedmiotem wyjaśnień było rozstrzygnięcie problemu, czy w przypadku prowadzenia książki kontroli w formie elektronicznej kontrolowany powinien przedłożyć kontrolującym wydruki części książki celem dokonania stosownych wpisów przez organ kontroli, a następnie na tej podstawie zaktualizować wpisy w książce prowadzonej elektronicznie.

Problematyczną kwestię wyjaśniono w ten sposób, że przedsiębiorca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli, a także udostępniać ją na żądanie organu kontroli. W związku z tym, że ustawodawca nie określił wzoru książki kontroli, należy przyjąć, że poszczególne wpisy organu kontroli, zawierające wymagane przepisami adnotacje, stanowią części składowe książki kontroli.

Wpisy do książki prowadzonej w wersji papierowej dokonywane są wyłącznie przez organ kontroli. Natomiast przedsiębiorca, który oprócz książki kontroli prowadzonej w wersji papierowej, będzie prowadził także książkę w formie elektronicznej, sam dokonuje wpisów do książki w formie elektronicznej oraz aktualizuje dane w niej zawarte. Dane zawarte w elektronicznej książce kontroli powinny znajdować swoje potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę, tj. książce kontroli prowadzonej w wersji papierowej.

W przypadku wszczęcia kontroli przedsiębiorca ma obowiązek niezwłocznie okazać kontrolującemu książkę kontroli albo kopie odpowiednich jej fragmentów lub wydruki z systemu informatycznego, w którym prowadzona jest książka, poświadczone przez siebie za zgodność z wpisem w książce kontroli.

Trzy dni na dostarczenie

Przedsiębiorca jest zwolniony z okazania książki kontroli, jeżeli jej okazanie jest niemożliwe ze względu na udostępnienie innemu organowi kontroli. Wówczas okazuje on książkę kontroli w siedzibie organu kontroli w terminie 3 dni roboczych od dnia jej zwrotu przez organ kontroli.

Książka kontroli służy przedsiębiorcy do dokumentowania liczby i czasu trwania kontroli w jego firmie.

Co wpisywać

Obligatoryjne wpisy w książce kontroli to:

- oznaczenie organu prowadzącego kontrolę;

- oznaczenie upoważnienia do kontroli;

- zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli;

- daty podjęcia i zakończenia kontroli;

- zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych;

- uzasadnienie wszczęcia kontroli bez zawiadomienia przedsiębiorcy (wyrok WSA w Łodzi z 9 lutego 2012 r., I SA/Łd 1408/11);

- uzasadnienie wszczęcia kontroli na podstawie legitymacji służbowej;

- uzasadnienie zastosowanych wyjątków w zakresie: braku zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli; prowadzenia czynności kontrolnych pod nieobecność kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej; prowadzenia kontroli równocześnie przez więcej niż jeden organ; przekroczenia czasu trwania kontroli;

- uzasadnienie przedłużenia czasu trwania kontroli;