Oszczędności na stosowaniu przepisów o czasie pracy

Utarło się przekonanie, że polskie przepisy o czasie pracy są mało elastyczne. Jest w tym dużo prawdy. Z drugiej jednak strony wielu pracodawców nie potrafi we właściwy sposób z nich korzystać.

Istnieją rozwiązania prawne, które pozwalają na choćby częściowe dopasowanie zasad czasu pracy do wymogów biznesu. Kluczem do sukcesu jest ich poznanie i poprawne zastosowanie. Pozwoli to szefom na oszczędzenie na należnościach za pracę nadliczbową.

Co można zmienić

W celu zapewnienia sobie większej swobody w zakresie organizacji zadań szefowie powinni przede wszystkim:

- dobrać właściwy do potrzeb system czasu pracy,

- wprowadzić pracę zmianową – jeśli istnieje konieczność pracy w niedziele lub święta,

- odpowiednio elastycznie określić rozkłady czasu pracy w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub (w przypadku pracodawców zatrudniających mniej niż 20 pracowników) – w specjalnym obwieszczeniu,

- rozważyć wprowadzenie długiego okresu rozliczeniowego.

Równoważny lub...

Niektórzy szefowie zdają się zapominać, że oprócz podstawowego istnieją również inne systemy czasu pracy. Ich wprowadzenie nie jest skomplikowane i nie wymaga zgody pracowników. Organizacja czasu pracy jest przecież domeną szefa.

Pracodawcy, którzy mają różne zapotrzebowanie na pracę w różnych dniach, mogą rozważyć wprowadzenie równoważnego czasu pracy. Dzięki niemu mogą nakazać podwładnym pozostanie w pracy powyżej 8 godzin bez ryzyka ponoszenia dodatkowych kosztów z tego tytułu.

System ten umożliwia przedłużenie dobowego wymiaru czas pracy nawet do 12 godzin dziennie. Wszystko to pod warunkiem że czas pracy planowany w indywidualnym harmonogramie lub w rozkładzie nie przekroczy średnio 40 godzin na tydzień w okresie rozliczeniowym >patrz przykład harmonogramu str. 5.

Z dobrodziejstw równoważnego czasu powinni skorzystać szefowie, którzy nie mogą zorganizować pracy (produkcji, świadczenia usług) w sposób równomierny i systematyczny. Gdy w pewnych dniach zadań jest znacznie więcej, a w innych mniej. Dotyczy to np. zawodów związanych z hotelarstwem, gastronomią, komunikacją, turystyką, rolnictwem lub służbą zdrowia. Podobnie rzecz się ma w placówkach handlowych.

Okresem rozliczeniowym, w którym szef może wprowadzić równoważny system pracy, jest (zasadniczo) jeden miesiąc. Oznacza to, że w ciągu miesiąca podwładnemu można zaplanować tyle pracy, aby odpowiadało to iloczynowi 8 godzin i dni roboczych przypadających w tym okresie.

W szczególnie uzasadnionych przypadkach okres rozliczeniowy może zostać przedłużony do 3 miesięcy, a przy pracach uzależnionych od pory roku i warunków atmosferycznych (np. w budownictwie, rolnictwie, przy konserwacji dróg) – nawet do 4 miesięcy. Od września 2013 r. zaś możliwe będzie – na podstawie nowego art. 129 k.p. – wprowadzenie nawet 12-miesięcznych okresów rozliczeniowych także w odniesieniu do równoważnych systemów pracy (pod warunkiem zgody związków zawodowych lub w ich braku – przedstawicieli pracowników).

Przykład

Pan Marek pracuje w branży, w której najwięcej klientów pojawia się bezpośrednio przed weekendem i po nim (w poniedziałki i piątki). Sklep wieje pustkami w środy. Do tej pory zatrudniał jedną osobę w podstawowym systemie czasu pracy. Niejednokrotnie zdarzało się, że musiała ona pozostawać dłużej w pracy właśnie w okresach wzmożonego ruchu – co do zasady do 10 godzin.

Pan Marek płacił za to pracownicy wynagrodzenie i dodatek 50 proc. Okazuje się jednak, że nie musiał. Wystarczyło zmienić system czasu pracy na równoważny, przewidzieć pracę do 10 godzin w poniedziałki i piątki, a w praktycznie bezczynne środy otworzyć sklep jedynie na 4 godziny. Wszystko to bez obowiązku zapłaty pracownicy jakiegokolwiek dodatkowego wynagrodzenia.

...zadaniowy

Dla niektórych szefów optymalnym rozwiązaniem może być wprowadzenie zadaniowego systemu czasu pracy. Należy go zastosować m.in. wobec:

- pracowników, którzy samodzielnie organizują sobie pracę, decydując o rytmie i natężeniu wykonywanych zadań (co do zasady – kierownicy, menedżerowie),

- osób wykonujących prace, przy których utrudnione jest kontrolowanie i ewidencjonowanie rzeczywistego czasu ich wykonywania (pracownicy terenowi, przedstawiciele handlowi lub medyczni).

W tym systemie konieczne jest, aby wyznaczone podwładnemu zadania mogły być (obiektywnie) wykonane w ciągu 8 godzin dziennie i średnio 40 godzin na tydzień w przyjętym okresie rozliczeniowym (maksymalnie 4-miesięcznym). Bez znaczenia jest, czy jednego dnia podwładny pracował 10, 4 czy 13 godzin.

Praca zmianowa

Praca zmianowa oznacza w pewnym uproszczeniu przejmowanie zadań jednej grupy pracowników przez następną itd. Innymi słowy jedno stanowisko pracy jest obsadzane przez co najmniej dwóch pracowników, którzy wykonują zadania, zmieniając się jeden po drugim. Istotne jest, że podwładny nie może pracować cały czas na jednej zmianie. Musi przychodzić na inne zmiany – np. raz na tydzień, raz na miesiąc itd.

Powszechnie przyjmuje się istnienie trzech potencjalnych relacji czasowych pomiędzy zmianami, gdzie:

- zmiany zaczynają się bezpośrednio jedna po drugiej (np. zmiana nr 1 od 6 do 14, a zmiana nr 2 od 14 do 22),

- pomiędzy zmianami jest odstęp czasowy (np. zmiana nr 1 od 6 do 14, a zmiana nr 2 od 15 do 23),

- poszczególne zmiany nachodzą na siebie (np. zmiana nr 1 od 6 do 14, a zmiana nr 2 od 12 do 20).

Praca zmianowa może okazać się doskonałym rozwiązaniem dla tych spośród szefów, którzy chcieliby zaplanować zadania służbowe w niedziele i święta. Przypomnijmy, że – co do zasady – praca w te dni jest niedopuszczalna (i to zarówno ta planowana w grafikach, jak i nadliczbowa z uwagi na szczególne potrzeby pracodawcy). Wyjątki od tej reguły zostały w sposób wyczerpujący określone w kodeksie pracy (tekst jedn. DzU z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.) i należy do nich właśnie praca na zmiany.

Zatrudniający, którzy zdecydują się właśnie na taką organizację czasu pracy, mogą zaplanować w rozkładach lub harmonogramach czasu pracy wykonywanie zadań w okresie niedzielno-świątecznym bez ryzyka zarzutu popełnienia wykroczenia przeciwko prawom zatrudnionych.