Ewidencja czasu pracy według nowego kodeksu pracy uelastyczni planowanie i rozliczane

Niekiedy też trzeba będzie zmodyfikować wewnątrzzakładowe regulacje. To skutek ustawy z 12 lipca 2013 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o związkach zawodowych (DzU z 2013 r., poz. 896).

Nowości pozwolą organizować aktywność załogi z uwzględnieniem zmiennego zapotrzebowania na pracę dla poszczególnych osób w ciągu roku. Prawdopodobnie część tych modyfikacji pozytywnie odbierze personel, gdyż np. sprecyzowano tzw. ruchomy czas pracy, w którym pracownik wybiera godzinę rozpoczęcia zadań (przy wyłączeniu konsekwencji w postaci nadgodzin, gdy godzina startu pracy przypadnie wcześniej niż poprzedniego dnia) czy wyłączenie spod pojęcia „pracy w godzinach nadliczbowych" czasu odpracowanego prywatnego wyjścia.

Wydłużone bilansowanie

Okresy rozliczeniowe to przedziały czasu, w których praca podwładnego powinna zostać zrównoważona (wyrównana) w taki sposób, aby zachowane zostały przeciętne normy czasu pracy przewidziane w art. 129 § 1 k.p. Zgodnie z tym przepisem czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Pamiętać jednak trzeba przy tym o art. 135-138, 143 i 144 k.p. Przepisy te dopuszczają wydłużenie czasu pracy w zakresie doby oraz niekiedy tygodnia. Na przestrzeni okresu rozliczeniowego co do zasady rozliczona ma być więc dniami wolnymi praca w niedziele i święta czy w dni wolne wynikające z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, oddany czas wolny za pracę w godzinach nadliczbowych, jeśli stosowany jest taki sposób rozliczania (przyjmuje się przy tym, że czas wolny za pracę nadliczbową udzielany na wniosek pracownika może być wykorzystany także po zakończeniu okresu rozliczeniowego), udzielone wolne godziny za dyżury czy zrekompensowany czas skróconego odpoczynku dobowego.

Im dłuższy okres rozliczeniowy, tym szef ma większe możliwości „plastycznego" układania pracy załodze. Szczególnie widać to w równoważnym systemie czasu pracy, przy korzystaniu z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (a nie – stałego, 5-dniowego tygodnia pracy).

Przykład

Firma stosuje 4-tygodniowy okres rozliczeniowy. Jeśli w pierwszym tygodniu tego okresu pracownik przepracował 6 dni (co jest dopuszczalne, gdy obowiązuje zasada przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, a nie stałego 5-dniowego tygodnia pracy), to w którymś z pozostałych 3 tygodni praca będzie musiała się odbywać przez 4 dni.

Inaczej pracodawca popełni wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Gdyby szef miał znacząco dłuższy okres rozliczeniowy, łatwiej byłoby mu znaleźć dogodny termin na rozliczenie dni pracy.

Artykuł 129 § 2 k.p. wprowadził w tym zakresie nowość. W każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy można przedłużyć. Nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.

Nowelizacja pozostawiła bez zmian dotychczasowe okresy rozliczeniowe i zasady ich stosowania. Dodała jednak tę szczególną możliwość, jaką jest przedłużenie każdego z nich nawet do 12 miesięcy.

Jakie wytłumaczenie

Wydłużenie okresów rozliczeniowych mogą uzasadnić przyczyny obiektywne, techniczne lub dotyczące organizacji pracy. Przesłanki te mają szerokie znaczenie, dlatego firmy, w których faktycznie istnieje zmienne zapotrzebowanie na pracę, będą mogły się na nich oprzeć i stosować to rozwiązanie.

Sam w sobie długi okres rozliczeniowy nie musi wcale pracodawcy zapewniać daleko idących możliwości dostosowania pracy załogi do aktualnego zapotrzebowania na nią. „Plastyczność" zwiększać się będzie z użyciem systemów czasu pracy przewidujących nie tylko aktywność przez różną liczbę dni tygodniowo, ale też zmiany dobowej liczby godzin.

Przykład

W systemie podstawowym dobowa liczba godzin dla pełnoetatowca nie może przekraczać 8 godzin. Jedyna zmienność dotyczy liczby dni pracy w tygodniu – podwładnemu wolno pracować przez 6 dni na tydzień, byleby w okresie rozliczeniowym nadpracowane dni ponad przeciętnie 5 na tydzień zostały mu oddane.

W 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym może się to stać np. dopiero po 5-7 miesiącach, poprzez ustalenie 4-dniowych tygodni pracy, ale także np. całych tygodni wolnego (jeden wolny tydzień wyrówna 5 tygodni pracy 6-dniowej).

Daleko idące możliwości daje tu system równoważny, gdzie – poza zmianą liczby dni pracy w poszczególnych tygodniach – szefowie dysponują też różnymi długościami dobowymi czasu pracy.

Wydłużenia można stosować do 12 godzin (w niektórych odmianach systemów równoważnych nawet do 16 lub 24 godzin) przy odpowiednich skróceniach czasu pracy w innych dniach okresu rozliczeniowego lub dodatkowych dniach wolnych.

Przykład

Pracodawca może ustalić harmonogramy przewidujące pracę np. przez kilkanaście tygodni po 6 dni pracy w tygodniu po 12 godzin każdego z tych dni. W kolejnych częściach okresu rozliczeniowego oddaje nadpracowany czas pracy (tu zarówno nadpracowany ponad 8 godzin, jak i ponad 5 dni w tygodniu).

Z gwarancją pensji

W nowelizacji dodano jednocześnie zapis, zgodnie z którym jeżeli w miesiącu, ze względu na rozkład czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, pracownik nie musi wykonywać pracy, przysługuje mu wynagrodzenie w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę ustalane na podstawie odrębnych przepisów.

U zatrudnionego na część etatu wysokość tego wynagrodzenia ustala się proporcjonalnie do jego wymiaru czasu pracy. Dotyczy to każdego, nie tylko szczególnie długiego okresu rozliczeniowego.

Przykład

Po długim okresie wykonywania przedłużonej pracy szef wyznaczył etatowcowi 4 tygodnie wolnego. Pracownik ma godzinową stawkę wynagrodzenia.

Jeżeli te 4 tygodnie przypadałyby w całości w jednym miesiącu kalendarzowym, to szef musiałby – mimo „niewypracowania" w tym miesiącu pensji przez pracownika – wypłacić mu przynajmniej minimalne wynagrodzenie za pracę.

I to niezależnie od tego, że za wcześniejsze miesiące wypłacał kwoty znacząco przekraczające zwykłe wynagrodzenie pracownika (gdyż przepracował on więcej godzin, niż wynikało to z wymiaru czasu pracy w poszczególnych miesiącach). Rozłożenie tego wolnego na 2 miesiące kalendarzowe może w ogólnym rozliczeniu być tańsze dla pracodawcy.

Po modyfikacji regulaminu

Samo wprowadzenie przedłużonego okresu rozliczeniowego nie oznacza, że będzie można cokolwiek na tym osiągnąć. Niewykluczone, że na przeszkodzie stanie regulamin pracy, który niekiedy trzeba będzie zmienić.

Przykład