- Mam niewielką firmę, chcę wystartować w przetargu. Ponieważ jednak wyjeżdżam na kilka dni, nie zdążę przygotować wszystkich dokumentów tak, by móc samodzielnie złożyć ofertę. Czy mogę do tego umocować kogoś z mojej firmy lub np. radcę prawnego z kancelarii, która zajmuje się obsługą prawną mojej firmy? – pyta czytelnik.

Przedsiębiorca ma prawo wyręczyć się innymi osobami – również w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Wystarczy, że udzieli im pełnomocnictwa. Wtedy taka osoba będzie mogła dokonywać poszczególnych czynności w trakcie procedury przetargowej lub ogólnie reprezentować daną firmę w przetargu.

Z art. 87 kodeksu postępowania cywilnego wynika, że pełnomocnikiem może być nie tylko adwokat czy radca prawny, ale także osoba pozostająca z przedsiębiorcą w stałym stosunku zlecenia, jeśli przedmiot sprawy wchodzi w zakres tego zlecenia. Dodatkowo pełnomocnikiem osoby prawnej (np. spółki kapitałowej) lub innego przedsiębiorcy może być również pracownik.

Z art. 14 prawa zamówień publicznych (p.z.p.) wynika, że do czynności podejmowanych przez wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia stosuje się przepisy kodeksu cywilnego (oczywiście jeśli przepisy prawa zamówień publicznych nie stanowią inaczej). A to oznacza, że do udzielenia pełnomocnictwa znajdą zastosowanie odpowiednie regulacje kodeksu cywilnego.

Zgodnie z art. 98 k.c. pełnomocnictwo ogólne obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu. Do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu potrzebne jest pełnomocnictwo określające ich rodzaj, chyba, że ustawa wymaga pełnomocnictwa do poszczególnej czynności.

O tym, jak to wygląda w przetargu, decyduje ten, kto udziela pełnomocnictwa. W praktyce najlepiej, aby było to pełnomocnictwo ogólne. Prezes upoważniania np. osobę X do reprezentowania swojej firmy w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych. Wtedy takie pełnomocnictwo ważne jest w wielu postępowaniach, a nie w jednym konkretnym. Nie trzeba zatem pamiętać, aby przy kolejnych udzielać następnego umocowania. Oczywiście można również upoważnićkogoś do działania w imieniu firmy w jednym konkretnym przetargu czy nawet do dokonania tylko określonych czynności w tym postępowaniu (np. złożenia oferty).

Skoro do czynności podejmowanych przez wykonawcę w postępowaniu o udzielenie zamówienia stosuje się wprost (a nie odpowiednio) przepisy kodeksu cywilnego, to na ich podstawie oceniane będą też działania pełnomocnika podejmowane w imieniu osoby reprezentowanej. Dla przykładu – pełnomocnik nie załączył do oferty własnego pełnomocnictwa albo załączył, ale upoważnia go ono tylko do złożenia oferty, a postepowanie toczy się w trybie negocjacyjnym.

Gdy zastosujemy wprost przepisy kodeksu cywilnego, to oferta powinna zostać odrzucona jako nieważna (art. 104 k.c. mówi, że jednostronna czynność prawna dokonana w cudzym imieniu bez umocowania lub z przekroczeniem jego zakresu jest nieważna). Jednak ten sam przepis w kolejnym zdaniu mówi, że „gdy ten, komu zostało złożone oświadczenie woli w cudzym imieniu, zgodził się na działanie bez umocowania, stosuje się odpowiednio przepisy o zawarciu umowy bez umocowania".

Adresat oświadczenia (zamawiający) może zatem zgodzić się, aby czynność pełnomocnika potwierdził ten, w czyim imieniu działa. Z p.z.p. wynika jednak, że zamawiający nie może zgodzić się na złożenie oferty bez należytego umocowania. Jedyne, co wtedy pozostaje, to wezwanie do uzupełnienia oferty w trybie art. 26 ust. 3 p.z.p.

Podstawa prawna:

Art. 14 ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 113, poz. 759 ze zm)