Specyfikacja istotnych warunków zamówienia (dalej SIWZ) to jeden z najważniejszych dokumentów w przetargu publicznym. To w tym dokumencie zamawiający ustala warunki zamówienia, na podstawie których zainteresowani przetargiem wykonawcy przygotowują i składają swoje oferty. Sporządzenie SIWZ jest niezbędne i obowiązkowe niemal we wszystkich trybach udzielania zamówień publicznych.
Zamawiający udostępnia SIWZ wykonawcom w formie papierowej lub na stronie internetowej. Ta ostatnia forma jest obligatoryjna w przypadku przetargu nieograniczonego. Przekazanie wykonawcy informacji o postępowaniu w wersji papierowej jest dopuszczalne tylko na jego wniosek. Wówczas zamawiający musi dostarczyć specyfikację zainteresowanemu przedsiębiorcy w ciągu pięciu dni. Za wykonanie tego obowiązku zamawiający może pobrać opłatę, przy czym jej wysokość nie może przekraczać kosztów druku oraz kosztów przekazania dokumentu.
Wyjaśnienia dla wykonawcy
Specyfikacja może zawierać omyłki, nieścisłości, a nawet błędy. Do przygotowanej oferty czasem niezbędne są też dodatkowe informacje. W takich sytuacjach zainteresowany postępowaniem wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ.
Poza trzema wyjątkami (patrz ramka) zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie. Przekazuje wówczas treści zapytań wraz z wyjaśnieniami tym wykonawcom, którym przekazano specyfikację istotnych warunków zamówienia. Gdy jednak specyfikacja została udostępniona na stronie internetowej, zamawiający zamieszcza treść zapytań wraz z wyjaśnieniami na tej stronie. Zamawiający ma przy tym bezwzględny obowiązek zachowania w tajemnicy źródła zapytania.
Wniosek wykonawcy powinien zmierzać do wyjaśnienia treści specyfikacji. W praktyce jednak zamawiający nie musi odpowiadać na każde pytanie wykonawcy. Jego obowiązkiem jest udzielenie odpowiedzi tylko na takie pytania, które są ukierunkowane na treść specyfikacji.
Gdy zapytanie nie dotyczy specyfikacji, zamawiający może poinformować wykonawcę, że pytanie nie dotyczy treści SIWZ. Przykładowo do tej grupy pytań możemy zaliczyć prośbę o wyjaśnienie powodów zakreślenia takich, a nie innych warunków udziału w postępowaniu, czy też zajęcie stanowiska zamawiającego w hipotetycznych stanach faktycznych, które mogą wystąpić po zawarciu umowy.
W konsekwencji prawidłowo sformułowane zapytanie powinno zmierzać do uczynienia dokumentu specyfikacji przygotowanego przez zamawiającego bardziej zrozumiałym czy też usunięcia wątpliwości z niej wynikających. Przy czym warto pamiętać, że pytania mogą dotyczyć nie tylko stricte opisu przedmiotu zamówienia, ale również pozostałych elementów specyfikacji w tym istotnych postanowień umownych.
Przykład
W postępowaniu dotyczącym dostawy papieru do drukarek przedsiębiorca może zapytać zamawiającego nie tylko o to czy wyrazi on zgodę na zastąpienie sposobu pakowania przedmiotu zamówienia w paczki dwukilogramowe, na paczki o większej wadze, ale również o to czy wyrazi zgodę, aby przewidziane w umowie kary umowne były mniejsze.
Z orzecznictwa Krajowej Izby Odwoławczej wynika, że wyjaśnienia treści specyfikacji stanowią oficjalną interpretację jej postanowień. Z tego powodu uporządkowanie pytań, a co za tym idzie prawidłowa numeracja odpowiedzi mają istotne znaczenie z punktu widzenia spójności specyfikacji.
Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia wpłynął po upływie terminu składania wniosku lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania.
Zmiana specyfikacji
Niekiedy postawione przez wykonawców pytania pokazują zamawiającemu braki w przygotowanej przez niego specyfikacji. Może to dotyczyć zbyt wygórowanych warunków udziału w postępowaniu, które eliminują wielu wykonawców, lub nieścisłości, które nie dadzą się jednoznacznie rozstrzygnąć w drodze odpowiedzi na zadane pytania. Podobnie będzie w przypadku nieprecyzyjnego określeniu przedmiotu zamówienia.
Przykład
W przetargu na dostawę okien i drzwi wraz z ich montażem w urzędzie zamawiający w opisie przedmiotu zamówienia zbyt ogólnie określił przedmiot wymienianej stolarki, np. zabrakło w nim wskazania czy wymianie podlegają drzwi wewnętrzne czy zewnętrzne.
Nie wskazano koloru ram, nieprecyzyjnie wskazano właściwości okien (np. klasy ognioodporności). W takich sytuacjach procedura udzielania wyjaśnień może doprowadzić do konieczności zmiany treści specyfikacji.
Gdy zachodzi konieczność zmiany SIWZ obowiązkiem zamawiającego jest niezwłoczne przekazanie dokonanej zmiany specyfikacji istotnych warunków wszystkim wykonawcom, którym przekazał on specyfikację, a jeżeli została ona udostępniona na stronie internetowej, zamieszcza ją także na tej stronie.
Jeżeli natomiast w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego zmiana treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia prowadzi do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu, zamawiający dodatkowo musi zamieścić ogłoszenie o zmianie ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych – jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty podprogowe bądź przekazać Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich ogłoszenie dodatkowych informacji, informacji o niekompletnej procedurze lub sprostowania, drogą elektroniczną, gdy wartość zamówienia przekracza kwoty przetargów europejskich.
Podobnie jak w przypadku zmiany treści ogłoszenia, tak też w przypadku zmiany SIWZ nieprowadzącej do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu niezbędny jest dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach, zamawiający przedłuża termin składania ofert i informuje o tym wykonawców.
„Rzeczpospolita" radzi
- Zamawiający ogłosił przetarg nieograniczony na roboty budowalne. Ze specyfikacji istotnych warunków zamówienia wynika, że przedmiotem postępowania jest adaptacja otrzymanych w spadku budynków. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zabrakło m.in. kompletnej dokumentacji projektowej. Czy w taki sposób można prawidłowo przeprowadzić postępowanie?
Nie.
Niezamieszczenie na stronach internetowych kompletnej specyfikacji istotnych warunków zamówienia, pozbawionej dokumentacji projektowej lub udostępnianie wykonawcom dokumentacji projektowej wyłącznie do wglądu, stanowi naruszenie zasady jawności postępowania oraz równego traktowania wykonawców. Ogranicza bowiem krąg osób potencjalnie zainteresowanych zamówieniem. Taka sytuacja może doprowadzić do zakwestionowania czynności zamawiającego przed Krajową Izbą Odwoławczą.
Czas na wyjaśnienia
Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż:
- na 6 dni przed upływem terminu składania ofert,
- na 4 dni przed upływem terminu składania ofert – w przetargu ograniczonym oraz negocjacjach z ogłoszeniem, jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia,
- na 2 dni przed upływem terminu składania ofert – jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż próg unijny, pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia wpłynął do zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert
– pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia wpłynął do zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert.
Podstawa prawna:
ustawa z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 113, poz. 759 ze zm.)
