Tak uznał gdański oddział ZUS w decyzji nr 155 z 12 kwietnia 2013 r.

Działając na mocy art. 10 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 220, poz. 1447), wnioskodawca zwrócił się do ZUS o wydanie indywidualnej interpretacji. We wniosku wskazał, że jego pracownicy świadczą pracę na terenie trzech gmin. Wykorzystują do tego prywatne auta. Pracodawca zawarł z nimi umowy cywilnoprawne, w których uregulował możliwość oraz warunki korzystania przez podwłanych z własnych pojazdów. Umowy te są zgodne z rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju.

Na mocy takiej umowy pracownik otrzymuje z racji podróży po jednej gminie ryczałt za 300 km w wysokości 250,74 zł. Kwota ta jest wyłączona z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jednocześnie wnioskodawca planuje wprowadzić, oprócz ryczałtu pieniężnego w jazdach lokalnych na terenie gminy, na które już zawarł umowę, dodatkowe rozliczenia pozostałych przejechanych dystansów na obszarze pozostałych dwóch gmin w formie tzw. kilometrówek. Rozliczałby je na podstawie efektywnej liczby przejechanych kilometrów przy zastosowaniu stawki 0,8358 zł za kilometr. Według wnioskodawcy ryczałt wynikający z już zawartej umowy, jak i nieograniczona liczba kilometrów rozliczanych przy zastosowaniu kilometrówki, nie powinny stanowić podstawy wymiaru składek emerytalnych i rentowych.

ZUS uznał jednak, że jest to nieprawidłowa interpretacja. W uzasadnieniu decyzji wskazał przede wszystkim na to, że z rozporządzenia wynika alternatywa rozłączna przy rozliczeniu służbowego użycia samochodu prywatnego. Jest to albo ryczałt wynikający z umowy zawartej między pracownikiem a pracodawcą (jak w tym wypadku), albo rozliczanie na podstawie efektywnie przejechanych kilometrów. W obu wypadkach ustawodawca wprowadził limit, a przepisy nie przewidują systemu mieszanego. Zwolnienie przysługuje bowiem tylko na mocy jednego tytułu: ryczałtu lub kilometrówki. Dodatkowa umowa wprowadzona już ponad istniejący stałą kwotę nie będzie więc dawała prawa do wyłączenia z podstawy wymiaru składek.

Komentarz eksperta

dr Marcin Wojewódka, radca prawny w Kancelarii Prawa Pracy Wojewódka i Wspólnicy sp.k.

Stanowisko ZUS to prawidłowa, ale ściśle literalna interpretacja przepisów i co do zasady należy ją podzielić. Rzeczywiście w naszym systemie prawodawca zdecydował się wprowadzić zwolnienie z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe kwot należności przysługujących pracownikom za korzystanie z prywatnych pojazdów w celach służbowych.

Aby jednak ochronić interesy państwa, rozumiane jako zapewnienie, że to uprawnienie do przekazywania pracownikom środków niestanowiących podstawy wymiaru składek społecznych nie będzie nadużywane, wprowadzono pewne limity. O ile jednak limit ryczałtu maksymalnej liczby kilometrów powiązano z wielkością gminy lub miasta na obszarze, którego pracownik jest zatrudniony (maksymalnie do 300 km w miejscowości do 100 tys. mieszkańców, do 500 km w miejscowości do 500 tys. osób oraz do 700 km w miejscowości powyżej 500 tys. osób), o tyle przy rozliczaniu kilometrówką też taki pułap istnieje. A to dlatego, że obowiązuje zasada, nawet w razie przejechania przez pracownika większej liczby kilometrów niż maksymalny ryczałt dopuszczalny w danej miejscowości, kwota należności nie może przewyższać pułapu wynikającego z ryczałtu. Co więcej, skoro przepisy uzależniają maksymalną wysokość ryczałtu wyłącznie od wielkości jednej jednostki administracyjnej (gminy, miejscowości), to nie ma podstaw, aby dokonać wykładni rozszerzającej i multiplikować liczbę ryczałtów, gdy obszar działania pracownika obejmuje więcej gmin czy miejscowości. To, że takie przepisy w praktyce są niewystarczające w niektórych sytuacjach, nie uprawnia nikogo, tak jak wnioskodawcy w komentowanej sprawie, do dowolnej interpretacji, która nie ma umocowania w przepisach.

Skoro zatem pracodawca ustalił z podwładnym ryczałt w umowie, to nie wolno stosować wobec niego także drugiej, alternatywnej w stosunku do ryczałtu metody rozliczania, czyli kilometrówki. Nie da rady więc wyłączyć obu kwot z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.