- Prezes zatrudniony na umowę o pracę wyjeżdża w delegację i zabiera ze sobą żonę – nie-pracownika w celach turystycznych. Firma opłaca koszty wyjazdu prezesa i jego małżonki. Czy wyjazd małżonki jest kosztem podatkowym firmy? Czy z tego tytułu u żony prezesa powstanie przychód do opodatkowania i oskładkowania?
Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 775 § 1 k.p.). Rozliczając koszty delegacji, pracownik załącza dokumenty potwierdzające wydatki, tzw. zewnętrzne, czyli faktury, paragony, bilety. Jeżeli nie może uzyskać dokumentu, składa pisemne oświadczenie o wydatku i przyczynach braku tego dowodu, tzw. dokument wewnętrzny własny.
Należności na pokrycie kosztów związanych z delegacją przysługują też osobie niebędącej pracownikiem, jeśli takie ustalenie zawarto w umowie łączącej strony. U pracownika i osoby nie będącej pracownikiem z podatku zwolnione są: diety, koszty: przejazdów, dojazdów, noclegów oraz inne niezbędne udokumentowane wydatki określone lub uznane przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
I to tylko do wysokości określonej w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167, art. 21 ust. 1 pkt 16 u.p.d.o.f. w zw. z § 2 rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej).
U osoby niebędącej pracownikiem zwolnione z podatku są tylko koszty podróży poniesione dla osiągnięcia przychodów lub realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub przez organy władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b w zw. z art. 21 ust. 13 u.p.d.o.f.).
Żona prezesa wyjeżdża z nim wyłącznie jako osoba towarzysząca. Prezes z racji pokrytych przez spółkę kosztów podróży osiąga przychód zwolniony z podatku i składek. Zasady rozliczenia podatkowego żony prezesa zależą w szczególności od charakteru jej wyjazdu. Jeżeli jest ona jedynie osobą towarzyszącą, a wyjazd nie wiąże się z działalnością spółki, tylko ma charakter turystyczny, wydatek poniesiony przez spółkę na rzecz takiej osoby nie będzie kosztem dla spółki.
Nie ma bowiem związku z osiągniętym przychodem firmy. Stąd otrzymane przez nią świadczenia w postaci opłaconych przez spółkę kosztów delegacji nie są zwolnione z podatku. Dlatego należy je doliczyć do przychodów prezesa ze stosunku pracy i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy i opłacić składki społeczne, gdyż wynikają one z jego zatrudnienia.
