Charakter dni wypoczynku nie jest jednolity. Wprowadzony od 1 stycznia 2003 r. urlop na żądanie, choć jest bardzo podobny do pozostałego, istotnie się od niego różni (art. 167

2

k.p.). Te różnice, z powodu skromnej i nieprecyzyjnej regulacji oraz rozbieżności w orzecznictwie i doktrynie, wciąż budzą kontrowersje.

Cechą charakterystyczną urlopu na żądanie jest jego dowolny i niesprecyzowany cel. Choć można go wykorzystać na od dawna planowane wakacje, najczęściej decyzja o jego wybraniu zapada w ostatniej chwili. W teorii takie wolne łączy się z wypoczynkiem, ale w praktyce bierze się go z powodu okoliczności, których nie można było przewidzieć.

Dotyczy to zarówno niespodziewanej awarii samochodu, niedyspozycji zdrowotnej czy konieczności stawienia się w urzędzie, jak i zaspania, zmęczenia czy chęci zrobienia domowych porządków. Może się też zdarzyć, że chociaż powód nieobecności był znany kilka dni wcześniej, pracownik nie dotrzymał minimalnego – przewidzianego w regulaminie pracy – okresu na złożenie wniosku o zwykły urlop.

To nie spowiedź

Czy pracownik musi informować pracodawcę o powodzie sięgnięcia po ten przywilej? Nie. Skoro w art. 167

2

k.p. nie przewidziano konieczności wskazania przyczyny, to podwładny nie ma takiego obowiązku

(uzasadnienie wyroku Sądu Najwyższego z 16 września 2008 r., II PK 26/08).

Ustawodawcy zależało na daniu zatrudnionemu możliwości skorzystania z nagłej nieobecności, która byłaby usprawiedliwiona i z której nie musiałby się tłumaczyć. Chociaż wielu robi to dobrowolnie, zwierzchnik nie powinien ingerować w prywatność i wyciągać konsekwencji. Tym bardziej nie wolno mu sięgać po dyscyplinarkę, gdy pracownik odmówi podania rzeczywistego powodu nieobecności lub skłamie (art. 52 § 1 pkt 1 k.p.).

Zapis w regulaminie pracy o konieczności podania przyczyny urlopu na żądanie będzie nieważny, a polecenie jej ujawnienia niewiążące. W tej sytuacji nie trzeba się spowiadać, a pod naciskiem można minąć się z prawdą.

Przykład

Podczas urodzin pan Wojciech, zawodowy kierowca, przesadził z alkoholem. Następnego dnia miał kaca, więc zadzwonił do firmy i zgłosił urlop na żądanie. Kiedy szef nalegał, żeby mu podał, co dokładnie się stało, powiedział o chorobie opiekunki do dziecka. Wstydził się przyznać do prawdziwego powodu absencji. Miał pecha, bo kilka dni później zwierzchnik dowiedział się o kłamstwie i w rewanżu pozbawił go nagrody. Bezzasadnie, gdyż podanie przyczyny nie jest obowiązkowe.

Niedopuszczalna kumulacja

Kolejna odmienność urlopu na żądanie polega na tym, że ma on stały i niezależny wymiar. Każdemu pracownikowi, bez względu na to, kiedy zaczął pracę, czy ma cały etat, czy część, ilu ma pracodawców i jaki wymiar urlopu, w każdym roku kalendarzowym przysługują cztery dni tego wyjątkowego wolnego. I to bez względu na liczbę godzin pracy (art. 167

3

k.p.). Przy czym nie zwiększają one dostępnej puli wypoczynku, ale są jej składnikiem i wolno je wybrać zarówno łącznie, jak i w dowolnych częściach. Decyzję o użyciu tego przywileju, jak i liczbie dni absencji podejmuje podwładny.

Co się stanie, gdy pracownik nie skorzysta z niego w części lub w całości? Przykładowo nie będzie miał takiej potrzeby, nie zdąży tego zrobić czy wreszcie zapomni. Urlop na żądanie automatycznie przekształci się w zwykły urlop wypoczynkowy i jako taki przejdzie na następny rok kalendarzowy.

Ponieważ do jego niewykorzystania doszło z woli zatrudnionego, a nie przełożonego, nie trzeba go udzielać do 30 września kolejnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p.). Działa to tylko w jedną stronę. Jeśli pracownik zrealizuje swój przywilej w całości, pozostałe wolne nigdy nie zmieni swojego statusu. W trudnych sytuacjach nie będzie miał więc szans na nagłą nieobecność. Aby znów na nią liczyć, poczeka do 1 stycznia.

Przykład

Pan Jan, mechanik w warsztacie samochodowym, nie wykorzystał ani jednego dnia urlopu na żądanie. W następnym roku kalendarzowym miał nieoczekiwany remont mieszkania i złożył wniosek o udzielenie jednorazowo ośmiu dni tego szczególnego wolnego.

W odpowiedzi szef poinformował go, że zgadza się jedynie na połowę. Pozostałe cztery dni stanowią zwykły urlop wypoczynkowy, który powinien wybrać w innym, uprzednio ustalonym z nim terminie. Postępowanie szefa było prawidłowe, gdyż ta pula jest stała i nie podlega kumulacji.

Dowolna forma

Urlop na żądanie, w przeciwieństwie do zwykłego urlopu, można wykorzystać w dowolnym czasie. Skoro art. 1673 k.p. wspomina jedynie o roku kalendarzowym, to spożytkować ten przywilej trzeba najpóźniej do 31 grudnia. Dlatego pracownik pomija go w planie urlopów lub uzgodnieniach z pracodawcą co do terminu absencji, skupiając się na datach wykorzystania pozostałego wolnego, które są wiążące (art. 163 § 1 i 1

1

k.p.).

Jak jednak zareagować, gdy przełożony chce z wyprzedzeniem znać terminy takich nieobecności? Takie postanowienie w regulaminie pracy będzie nieważne (art. 18 § 1-2 k.p.), a polecenie niewiążące (art. 100 § 1 k.p.). W efekcie podwładny wciąż ma prawo do tych absencji w wygodnej dla siebie chwili.

Skoro ustawodawca tego nie wskazał i nic innego nie będzie wynikało z regulaminu pracy, to forma wniosku o urlop na żądanie jest dowolna – pisemna lub ustna. Przy powiadomieniu w grę wchodzi zarówno kontakt bezpośredni, jak i przez kolegę z firmy czy techniczne środki komunikowania – telefon, mejl, faks czy komunikator. Ważne, aby pracownik wskazał w nim, o jaki urlop chodzi i informacja o tym dotarła do przełożonego w taki sposób, żeby ten mógł się z nią zapoznać (art. 61 k.c. w zw. z art. 300 k.p.).

Przykład

W należącej do pana Kazimierza fabryce obuwia nie było przyjętego sposobu zgłaszania urlopu na żądanie. Jedni czynili to telefonicznie, inni esemesowo czy mejlowo. Pracodawca chciał to zmienić, bo zdarzało się, że firmowe linie telefoniczne były zajęte, nie zauważał wiadomości tekstowych lub system uznawał korespondencję za spam.

Dlatego w regulaminie pracy umieścił postanowienie, że co do zasady trzeba to czynić na komórkę jego sekretarki, dzwoniąc lub wysyłając esemesy. Decyzja szefa była prawidłowa.

Sporna chwila zgłoszenia

Chociaż pracownik może złożyć wniosek o urlop na żądanie z wyprzedzeniem, najczęściej robi to w dniu, w którym miałaby przypadać nieobecność. Ponieważ ustawodawca posłużył się tu nieprecyzyjnym zwrotem „najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu" (art. 167

2

k.p.), jest wątpliwość, kiedy dokładnie należy to uczynić.

W orzecznictwie przyjmuje się, że podwładny powinien to zrobić przed chwilą przewidywanego rozpoczęcia wykonywania zadań według obowiązującego go rozkładu czasu pracy. Dzięki temu pracodawca ma szansę zająć stanowisko i zorganizować zastępstwo. Odmienne podejście wymuszałoby na nim udzielenie urlopu na żądanie, uniemożliwiając podjęcie decyzji w tej sprawie (wyroki SN z 15 listopada 2006 r., I PK 128/06 i z 7 lutego 2008 r., II PK 162/07).

Część komentatorów uważa jednak, że tę regulację należy tłumaczyć na korzyść zatrudnionego i zezwolić na zgłoszenie także po rozpoczęciu wykonywania obowiązków, do zakończenia dnia roboczego czy nawet do upływu dnia kalendarzowego. Podkreślają, że gdyby ustawodawca rozumiał to tak, jak wskazują sądy, posłużyłby się zwrotem „przed rozpoczęciem pracy". Ponadto przepis nie zabrania udzielenia wolnego także po jego wykorzystaniu i tym samym usprawiedliwienia nieobecności.

Takie podejście ma swoje podstawy, bo nie zawsze jest czas i możliwość zadzwonienia czy napisania esemesa. Zwłaszcza gdy dojdzie do nagłego zdarzenia lub nie ma technicznej sposobności kontaktu. Taką możliwość przewiduje nawet uzasadnienie tego samego wyroku SN z 15 listopada 2006 r. (I PK 128/06). Powinno to zatem nastąpić w najszybszym możliwym terminie.

Ponadto nieobecność spowodowana urlopem na żądanie nie różni się od tej wynikającej z innych okoliczności, w tym choroby. W obu przypadkach zwierzchnika zaskakuje to, że nie może korzystać z usług zatrudnionego i musi liczyć się z dezorganizacją pracy. Tymczasem o innej absencji należy powiadomić najpóźniej w drugim jej dniu. Chyba że szczególna okoliczność uniemożliwia dotrzymanie tego terminu, w tym zdarzenie losowe.

Wtedy dopuszcza się powiadomienie później (§ 2 ust. 1 i 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy). Z pomocą może tu przyjść regulamin pracy i zakładowa praktyka, definiując ten zwrot i wskazując sposób postępowania. Dopuszcza to uzasadnienie wyroku SN z 15 listopada 2006 r. (I PK 128/06).

Przykład

Kiedy pani Weronika, zatrudniona jako handlowiec, wyjeżdżała samochodem z osiedla, inny pojazd wymusił pierwszeństwo i doszło do stłuczki. Kierowcom nic się nie stało, ale zniszczeniu uległ telefon z numerami.

Po dwóch godzinach wyjaśniania zdarzenia przez policję pracownica wróciła do domu, zadzwoniła do pracodawcy i zgłosiła urlop na żądanie. Ten bardzo się zdenerwował, że informuje go tak późno i zwolnił ją dyscyplinarnie. Bezzasadnie, gdyż zrobiła to najszybciej, jak mogła, tym samym usprawiedliwiając absencję.

Trzeba czekać na zgodę

Mimo że pracownik ma prawo wykorzystać urlop na żądanie w wybranej przez siebie chwili, pracodawca musi mu go udzielić. Nie sprowadza się to tylko do poinformowania o nieobecności. Skoro ustawodawca posłużył się zwrotem „udzielić", to choć decyzja o skorzystaniu z tego przywileju należy do podwładnego, zatwierdza ją przełożony. Gdyby było inaczej, użyto by jedynie sformułowania „wykorzystuje".

Potwierdza to orzecznictwo, jednoznacznie wskazując, że rozpoczęcie wolnego przed jego udzieleniem można uznać za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, będącą ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków, a co za tym idzie uzasadniającą dyscyplinarkę (wyrok SN z 16 września 2008 r., II PK 26/08).

Czy przełożony ma prawo nie przystać na urlop na żądanie? Co do zasady jest to niemożliwe, gdyż naruszałoby przepisy i stanowiłoby wykroczenie przeciwko prawom podwładnego (art. 282 § 1 pkt 2 k.p.). Wyjątkiem jest jednak sytuacja, w której skorzystanie z tego uprawnienia będzie sprzeczne z celem tej instytucji i zagrozi istotnym interesom firmy. Najczęściej jako przykład podaje się zorganizowaną akcję polegającą na braniu urlopu na żądanie przez całą załogę lub znaczną jej część.

Takie działanie, stanowiące obejście przepisów o strajku, nie uważa się za wykonywanie prawa i nie korzysta z jego ochrony (art. 8 k.p.). Ponadto w grę wchodzą tu szczególne potrzeby zwierzchnika, dla którego nieobecność zatrudnionego stanowiłaby poważne zakłócenie toku pracy. Powody takiego zachowania są więc analogiczne jak przy przesunięciu terminu zwykłego urlopu wypoczynkowego (art. 164 § 2 k.p.), choć należy z nich korzystać z dużo większą ostrożnością.

Zwierzchnik powinien zająć stanowisko niezwłocznie po otrzymaniu wniosku. Brak odpowiedzi, jak i udzielenie jej ze znacznym opóźnieniem upoważnia zatrudnionego do rozpoczęcia wolnego. Nawet jeśli szef będzie chciał wyciągnąć wobec niego konsekwencje, nie ma ku temu podstaw (wyrok SN z 26 stycznia 2005 r., II PK 197/04).

Jego milczenie można bowiem potraktować jako dorozumiany brak sprzeciwu. W niektórych sytuacjach nawet odmowa udzielenia urlopu na żądanie nie przeszkadza w jego wybraniu. Niekiedy interes pracownika będzie górował nad interesem pracodawcy i to działanie przełożonego może być uznane za nadużycie prawa.

Przykład

Zakład fryzjerski, należący do pani Kingi, zatrudniał pięciu pracowników. Zbliżała się Wielkanoc, salon miał dużo klientów i nie mógł sobie pozwolić na nieobecności. Tuż po rozpoczęciu zadań do pani Barbary zadzwonił mąż z wiadomością, że ich syna potrącił samochód.

Podwładna zgłosiła urlop na żądanie, ale przełożona nie zgodziła się na to, gdyż nie miała zastępstwa i nie chciała ponosić strat. Mimo to zatrudniona opuściła firmę i udała się do szpitala. Słusznie, gdyż w takich okolicznościach zwierzchnik nie powinien się sprzeciwić.

Pełne wakacje to 20 lub 26 dni

Każdemu podwładnemu należy się coroczny, nieprzerwany i płatny urlop wypoczynkowy, którego nie może się zrzec (art. 152 k.p.). Przy całym etacie jest to 20 dni – jeśli staż liczy poniżej 10 lat lub 26 dni – jeżeli wynosi co najmniej 10 lat. Przy niepełnym wymiarze jest proporcjonalny (art. 154 k.p.).

Wolnego udziela się na dni pracy, zgodnie z rozkładem czasu pracy i w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy.