Diety za podróże służbowe: niekorzystna dla pracowników interpretacja przepisów

Interpretacja Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej i brzmienie nowych przepisów budzą zasadnicze wątpliwości praktyczne. Chodzi o rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167).

Analogia rozwiązań

W zamyśle miało ono przenieść na grunt krajowych podróży służbowych zasady stosowane dotychczas przy podróży zagranicznej dotyczące odliczania kwot posiłków zagwarantowanych pracownikowi od przysługującej diety.

Wcześniej obowiązujące rozporządzenie nie przewidywało takiej możliwości przy podróżach krajowych. Pracodawca albo wypłacał dietę w całości albo wcale.

Natomiast przy podróżach zagranicznych regułą było obniżanie diety o określoną wartość, gdy pracownik miał zapewniony posiłek (śniadanie, obiad czy kolację). Zasady te chciano przetransponować na grunt podróży krajowych. Wyszedł z tego niezły bałagan.

Co mówi resort

Ministerstwo pracy uważa, że podstawę odliczenia posiłków w każdym przypadku powinna stanowić pełna kwota diety za dobę podróży, tj. 30 zł (§ 7 ust. 1 rozporządzenia). Przy czym tę stawkę diety należy zmniejszać o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując – zgodnie z § 7 ust. 4 ww. rozporządzenia – że:

- śniadanie albo kolacja obniża ją o 25 proc.,

- obiad o 50 proc.

Ministerstwo każe więc przyjąć, że każde śniadanie i kolacja są „warte" 7,5 zł (25 proc. z 30 zł), a obiad 15 zł (50 proc. z 30 zł).

Niepełna doba

Zgodnie z przepisami rozporządzenia wysokość diety zależy od tego, czy podróż przy niepełnej dobie trwa:

- ponad 12 godzin – wtedy wynosi ona 30 zł,

- od 8 do 12 godzin – wtedy wynosi ona 15 zł (§ 7 ust. 2 pkt 1 podpkt a–c rozporządzenia; pomijamy tu podróż ponad pełną dobę).

Stosując interpretację „ministerialną", jeżeli pracownik jest w podróży 11 godzin (dieta należna – 15 zł) i konsumuje obiad (do doliczenia 15 zł), nie otrzyma żadnej diety. W praktyce więc sam musi zapewnić sobie pozostałe (poza obiadem) posiłki.

Ustalając procentową wartość posiłków od faktycznie przysługującej diety (30 czy 15 zł), a nie – jak twierdzi ministerstwo – zawsze od pełnej stawki 30 zł, dochodzi do niepożądanych sprzecznych sytuacji, kiedy pracownik musiałby wręcz dopłacić pracodawcy w razie wysłania go w podróż służbową.

Przykład

Podróż trwała 11 godzin, więc pracownik uzyskuje 15 zł diety. Zjadł jednak obiad „wart" 15 zł i kolację – 7,50 zł. Ministerialna wersja oznaczałaby więc, że powinien do tej diety dopłacić.

Co ważniejsze jednak taka interpretacja oznacza, że nie zostaje zachowany cel przepisów, jakim jest zapewnienie pracownikowi, aby podróż nie wymagała od niego ponoszenia zwiększonych kosztów wyżywienia.

Procent od stawki

W interpretacji, którą uznajemy za właściwą, w np. 11-godzinnej podróży pracownik powinien mieć prawo do niepełnej diety 15 zł, ale za obiad należy mu potrącić tylko 7,50 zł (czyli 50 proc. z należnej diety 15 zł). Delegowany otrzyma więc dietę w wysokości 7,50 zł, którą będzie mógł przeznaczyć choćby na kanapkę na śniadanie lub kolację. Trudno wymagać, aby przez 11 godzin nie jadł nic poza obiadem.

Za takim sposobem dokonywania obliczeń przemawia także inny sposób „czytania" rozporządzenia. Pracodawca najpierw odlicza koszt posiłków (obiad – 15 zł, śniadanie albo kolacja – 7,5 zł) od pełnej diety (30 zł), a następnie wynik traktuje jako podstawę do wyliczenia należnej pracownikowi diety, której wysokość zależy od czasu trwania podróży służbowej.

Przykład

Podczas 11-godzinnej podróży pracownik miał zapewniony obiad. Obliczenie należnej mu diety wyglądałoby następująco:

- odliczamy 15 zł (obiad) od kwoty 30 zł, czyli zostaje 15 zł,

- a ponieważ podróż nie trwała pełnej doby, pracownik otrzymuje połowę, czyli 7,50 zł.

Ostatecznie więc wynik jest taki sam, jak w przypadku wcześniej wskazanego sposobu. W ten sposób nie krzywdzi się pracowników.

Grzegorz Ruszczyk doradca prawny w Raczkowski i Wspólnicy

Komentuje Grzegorz Ruszczyk, doradca prawny w Raczkowski i Wspólnicy

Problem podatkowo-składkowy

W mojej ocenie, jeżeli pracownik ponosi zwiększone koszty wyżywienia, to przepisy rozporządzenia należy interpretować zgodnie z jego celem, tj. aby zapewnić ich pokrycie przez pracodawcę.

Interpretacja ministerstwa jest z tym celem sprzeczna i rodzi zasadnicze obawy o potencjalne roszczenia pracowników, którzy będą się domagać wypłaty należnej im części diet. Spór może wydawać się śmieszny, bo chodzi o pieniądze „na kanapkę", ale ma on też wyraz głębszy, bo powoduje skutki podatkowe i składkowe.

Interpretacja ministerstwa rodzi praktyczny problem opodatkowania i oskładkowania diet. Co do zasady wypłacane diety (lub ich część) są zwolnione zarówno z podatku, jak i składek. Organy podatkowe i ZUS mogą jednak przyjąć wadliwą interpretację „ministerialną" i twierdzić, że wypłaty diet (np. 7,50 zł na kanapkę z przykładu) – choć zgodne z brzmieniem i celem rozporządzenia – były jednak zbędne, bo dokonano odliczenia niezgodnego z opinią ministerstwa.

Jako zbędne nie korzystałyby one ze zwolnień podatkowego i składkowego, a więc powinny być przy wypłacie opodatkowane i ozusowane. Konsekwentnie nałożą na pracodawców obowiązek pokrycia niezapłaconych należności publicznoprawnych wraz z odsetkami nawet za kilka lat wstecz. Taki scenariusz dla nikogo nie będzie już śmieszny.

Przeciwko ministerialnej interpretacji

Argument 1

Po pierwsze resort nie bierze pod uwagę, że rozporządzenie określa stawki odliczeń za posiłki procentowo (za śniadanie czy kolacja po 25 proc., obiad – 50 proc.), a nie kwotowo – tj. śniadanie i obiad po 7,50 zł, a obiad – 15 zł.

Gdyby ustawodawca chciał, żeby kwoty odliczeń za poszczególne posiłki były stałe, tj. zależne od pełnej wysokości diety, to określiłby je kwotowo. Posłużenie się metodą procentową oznacza, że stawki odliczeń za poszczególne posiłki są różne w zależności od tego, czy pracownikowi przysługuje dieta pełna za podróż ponad 12 godzin (30 zł), czy obniżona za podróż między 8 a 12 godzin (15 zł).

Argument 2

Po drugie interpretacja ministerstwa nie uwzględnia dokładnego brzmienia § 7 ust. 1 rozporządzenia. Dookreśla on kwotę 30 zł stwierdzeniem, że należy się ona za „dobę podróży". W związku z tym – a contrario – za mniej niż dobę przysługuje dieta niepełna i od tej stawki należy dokonywać odliczeń posiłków.

Argument 3

Po trzecie już w „starym" rozporządzeniu dotyczącym podróży służbowej poza granicami kraju wskazano, że posiłki odlicza się od diety należnej obliczonej stosownie do długości podróży służbowej.

WNIOSEK

Niezależnie od tego, czy MPiPS zmieni swoją interpretację, trzeba zauważyć, że nie jest ona oficjalną podstawą stosowania prawa przez pracodawców i pracowników. Decydujące znaczenie ma to, jak w przypadkach sporów na tym tle będą orzekać sądy.

Pracodawcy i pracownicy powinni jednak móc liczyć na to, że stosowanie wykładni ministerstwa da im ochronę w przypadku takiego sporu. Dotychczasowa wykładnia resortu takiej gwarancji nie daje, bo pomija kilka istotnych okoliczności wynikających z aktu prawnego przygotowanego przez samo ministerstwo.

—Grzegorz Ruszczyk, radca prawny w Raczkowski i Wspólnicy

—Sławomir Paruch, radca prawny, partner w Raczkowski i Wspólnicy