Najczęstsze pytania wykonawców w sprawie postępowania przetargowego

Definicja  nie wystarczy

Czy zawarta w ustawie definicja postępowania o udzielenie zamówienia pozwala określić termin wszczęcia i zakończenia postępowania - pyta pełnomocnik spółki

Chociaż ustawa - Prawo zamówień publicznych wielokrotnie odwołuje się do pojęć wszczęcia i zakończenia postępowania (m.in. art. 24 ust. 1 pkt 1 i 1a ustawy), to w żadnym miejscu ich nie konkretyzuje. Wprowadzona na mocy tzw. dużej nowelizacji z 2 grudnia 2009 r., definicja postępowania o udzielenie zamówienia także nie rozwiewa wszystkich wątpliwości, związanych z granicami czasowymi postępowania.  Na tle  wspomnianej  definicji oraz art. 40 ust. 1 ustawy, w doktrynie, orzecznictwie sądów powszechnych i Krajowej Izby Odwoławczej, pojawiło się kilka sprzecznych stanowisk zarówno w kwestii terminu wszczęcia postępowania, jak i jego zakończenia.

Ważne jest upublicznienie ogłoszenia

Czy decydujące znaczenie dla momentu wszczęcia postępowania ma publikacja ogłoszenia o zamówieniu na stronie internetowej, czy w oficjalnym publikatorze np. w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej  – pyta przedstawiciel firmy  spożywczej

Na potrzeby ustalenia chwili wszczęcia postępowania w przypadku przetargu nieograniczonego i ograniczonego, dialogu konkurencyjnego, licytacji elektronicznej oraz negocjacji z ogłoszeniem należy brać pod uwagę datę ukazania się ogłoszenia o zamówieniu. Co istotne, art. 40 ust. 6 ustawy zakazuje publikowania ogłoszenia o zamówieniu na stronie internetowej zamawiającego i w jego siedzibie przed dniem jego umieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub przed dniem przekazania go do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej. Z tego względu krytycznie trzeba ocenić interpretację opartą na art. 40 ust. 1 ustawy, a zakładającą, że zdarzeniem pociągającym za sobą wszczęcie postępowania zawsze jest zamieszczenie ogłoszenia przez zamawiającego w miejscu publicznie dostępnym w jego siedzibie oraz na stronie internetowej. W takim przypadku, w razie zamieszczenia przez zamawiającego ogłoszenia o zamówieniu na jego stronie internetowej kilka dni później po publikacji w BZP, należałoby dojść do trudnego do zaakceptowania wniosku, że postępowanie o udzielenie zamówienia nie zostało wszczęte pomimo, że ogłoszenie o zamówieniu widnieje już w oficjalnym publikatorze. Ta sama argumentacja przemawia za przyjęciem, że momentem wszczęcia postępowania będzie dzień zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu przez zamawiającego w jego siedzibie i na stronie internetowej, jeśli zamawiający, wbrew art. 40 ust. 6 ustawy, umieści ogłoszenie o zamówieniu w swojej siedzibie oraz na stronie internetowej przed jego publikacją w BZP lub przesłaniem go do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej. Potwierdziła to Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z dnia 19 lutego 2009 r., w sprawie KIO/UZP 154/09.

Moim zdaniem wszczęcie postępowania jest następstwem upublicznienia ogłoszenia o zamówieniu w siedzibie zamawiającego, bądź w oficjalnym publikatorze, w zależności od tego, które zdarzenie wystąpiło wcześniej. Oświadczenie woli zamawiającego w postaci ogłoszenia o zamówieniu, jest skutecznie złożone z chwilą, z którą wykonawcy mogli się zapoznać z jego treścią, a więc w momencie jego upublicznienia.

Kiedy rozpoczyna się postępowanie powyżej progów unijnych

Czy dniem wszczęcia postępowania powyżej progów unijnych  jest dzień przekazania ogłoszenia do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej, czy też dzień jego publikacji – pyta kierownik działu zamówień z firmy chemicznej

Wszczęcie postępowania jest następstwem upublicznienia ogłoszenia o zamówieniu w siedzibie zamawiającego, bądź w oficjalnym publikatorze, w zależności od tego, które zdarzenie wystąpiło wcześniej

Dzień przekazania ogłoszenia o zamówieniu do Biuletynu Zamówień Publicznych jest równocześnie dniem, w którym się ono ukazuje. Dlatego też, zasadniczo trudności z ustaleniem terminu wszczęcia postępowania pojawiają się wyłącznie na gruncie zamówień powyżej tzw. progów unijnych, gdy zamawiający równocześnie z przekazaniem ogłoszenia do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej nie zamieszcza ogłoszenia na swojej stronie internetowej oraz w swojej siedzibie. Ogłoszenie o zamówieniu powyżej tzw. progów unijnych jest publikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej nawet do kilku dni po dniu jego przekazania. Powstaje wówczas pytanie, czy dzień wszczęcia postępowania to dzień przekazania ogłoszenia do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej, czy też dzień jego publikacji. W obrocie prawnym występuje szereg orzeczeń, w których data wszczęcia postępowania dotyczącego zamówienia powyżej tzw. progów unijnych, została utożsamiona z datą przekazania ogłoszenia do publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (Krajowa Izba Odwoławcza w orzeczeniu z 17 maja 2010 r., w sprawie KIO/UZP 763/10 oraz w orzeczeniu z 31 maja 2010 r., w sprawie KIO/UZP 934/10). W zupełnie innym tonie wypowiedziała się Krajowa Izba Odwoławcza w wyrokach z 22 kwietnia 2010 r., w sprawie KIO/UZP 512/10 oraz z 2 października 2012 r. w sprawie KIO 2003/12. W tych dwóch ostatnich wyrokach Izba skonstatowała, że o tym, kiedy postępowanie zostało wszczęte, decyduje data opublikowania ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, nie zaś dzień jego przekazania celem publikacji.

W mojej ocenie, przekazanie ogłoszenia do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej nie będzie miarodajne dla określenia momentu wszczęcia postępowania, gdyż czynność ta nie jest równoznaczna z upublicznieniem ogłoszenia. Wykonawcy składają bowiem oferty w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, a nie w odpowiedzi na przekazanie ogłoszenia do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej.

Decyduje wybranie firmy czy podpisanie kontraktu

Kiedy kończy się postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego? Czy z chwilą wybrania najkorzystniejszej oferty, czy też  w momencie podpisania umowy o realizację zamówienia publicznego - pyta przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą

Podobnie jak w przypadku wszczęcia postępowania, literatura i orzecznictwo wskazują, że są dwa poglądy na temat chwili zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w którym wyłoniony został wykonawca. Według pierwszego z nich, postępowanie o udzielenie zamówienia wieńczy wybór oferty najkorzystniejszej. Podzielił go zwłaszcza prezes Urzędu Zamówień Publicznych w opinii z 17 maja 2010 r. „Zakończenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego a obowiązek złożenia oświadczenia (ZP-11) o braku lub istnieniu okoliczności stanowiących podstawę wyłączenia z postępowania (art. 17 ust. 2 ustawy PZP)" oraz Krajowa Izba Odwoławcza w orzeczeniu z 20 stycznia 2010 r. w sprawie KIO 31/11 i z 17 listopada 2010 r. w sprawie KIO/UZP 2414/10. Zwolennicy omawianej koncepcji utrzymują, że ramy postępowania o udzielenie zamówienia określa jego definicja (art. 2 pkt 7a ustawy), która wprost stanowi, że postępowanie zmierza do wyboru oferty najkorzystniejszej. Co więcej podkreślają, że sama systematyka ustawy i umieszczenie przepisów o zawarciu umowy w odrębnym dziale, przesądzają o tym, że czynność zawarcia umowy nie jest podejmowana w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia.