W delegacjach zagranicznych do przejazdów miejscowych przypisano dwa ryczałty. Jeden z nich jest odbiciem ryczałtu na jazdy lokalne w podróży krajowej. Wynosi on 10 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu. Podobnie jak w przypadku wyjazdu krajowego, świadczenie to nie zostało przypisane do określonej liczby przejazdów. Można raczej określić, że przeznaczone jest na korzystanie z komunikacji miejscowej.
Dla wyjazdów zagranicznych specyficzny jest natomiast tzw. ryczałt dojazdowy. Przysługuje na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego. Jego stawka jest równa jednej diecie. Jeżeli delegowany ponosi koszty dojazdu tylko w jedną stronę, przysługuje mu ryczałt w wysokości 50 proc. diety.
Przykład
Nienależna wypłata
Pracownik został zabrany z lotniska przez kontrahenta zagranicznego, ale po zakończeniu spotkania musiał już sam przemieścić się na lotnisko. W tej sytuacji przysługuje mu ryczałt dojazdowy, ale w wysokości połowy diety przypisanej w załączniku do rozporządzenia dla danego państwa. Przyznanie w takim przypadku całego ryczałtu oznaczałoby wypłatę świadczenia nienależnego w wysokości 50 proc. diety.
Wyróżnione zostały dwie grupy miejscowości, w których pobyt uprawnia pracownika do ryczałtu dojazdowego:
Korzystanie z noclegu jako warunek uzyskania prawa do tego ryczałtu obowiązuje więc tylko w odniesieniu do miejscowości innej niż docelowa. Na przykład pracownik leci z Warszawy do Londynu, gdzie nocuje, oczekując na połączenie do Rio de Janeiro. Londyn nie jest miejscowością docelową, ale delegowany ma prawo do ryczałtu. Kolejny ryczałt otrzyma w Rio, jako miejscowości docelowej. Przy czym ryczałt z tytułu pobytu w Rio przysługuje bez względu na to, czy zatrudniony ma tam nocować.
Przykład
Bez dodatkowych warunków
Pracownik poleciał do Londynu na kilkugodzinne spotkanie handlowe. Tego samego dnia wrócił do Polski. Skoro leciał do miejscowości docelowej, to otrzyma ryczałt, mimo że nie korzystał z noclegu. Otrzyma go w wysokości 35 GBP (kwota diety przypisana do Wielkiej Brytanii).
Przykład
Po drodze trzeba spać
Pracownik leci do Peru z Londynu. Wyleciał z Warszawy do Londynu, gdzie nocuje, oczekując na poranny samolot do Peru. Londyn nie jest miastem docelowym, ale ryczałt dojazdowy pracownikowi przysługuje z uwagi na nocleg.
Pracownik nie ma prawa do ryczałtów na przejazdy miejscowe przy wyjeździe zagranicznym, jeżeli:
- jedzie w podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym samochodem, motocyklem lub motorowerem (nie ma tutaj, co oczywiste, lotniska czy dworca itp.),
- ma zapewnione bezpłatne dojazdy,
- nie ponosi kosztów, na pokrycie których jest przeznaczone to świadczenie.
Natomiast drugi ryczałt (dojazdowy w wysokości 10 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę podróży) nie przysługuje wówczas, gdy pracownik nie tylko odbywa podróż samochodem, motocyklem lub motorowerem, ale również ma ten pojazd do dyspozycji w czasie wyjazdu.
Przykład
Auto do dyspozycji
Pracownik jedzie na kilka tygodni do Pilzna. Kierowca zatrudniony w firmie odwiózł go do hotelu i po zakończeniu przez delegowanego zadań służbowych – czyli po upływie tych kilku tygodni przebywania pracownika w Pilźnie – przyjechał po niego.
Trudno w tej sytuacji mówić, że zatrudniony nie ma prawa do ryczałtów na codzienne (w dniach pracy) przejazdy komunikacją miejscową. Samą podróż co prawda odbył samochodem służbowym, ale następnie nie miał tego auta do dyspozycji.
Brak kosztów przejazdów odnosić się będzie do podobnych sytuacji, jak przy wyjeździe krajowym.
Rezerwacji noclegu warto czasem dokonywać, uwzględniając położenie hotelu względem siedziby np. kontrahenta czy instytucji, do których pracownik będzie się udawał w celach służbowych. Przy kilkutygodniowych wyjazdach może to wygenerować znaczne oszczędności. Jeśli bowiem hotel znajduje się w niewielkiej odległości od tych miejsc, to ryczałt na dojazdy lokalne nie przysługuje.
Przykład
Niewielkie odległości
Opierając się na wskazanej wyżej sytuacji z delegacji do Peru: pracownik może pojechać do hotelu znajdującego się w centrum Londynu (wówczas ryczałt mu przysługuje).
Pracodawca może go jednak zobowiązać do noclegu w hotelu znajdującym się na lotnisku.
W takiej sytuacji pracownik nie będzie ponosił kosztów związanych z przejazdem do centrum i tym samym nie uzyska prawa do ryczałtu. Oczywiście warto w takich przypadkach zwrócić uwagę na koszty noclegu.
Ryczałty nie przysługują pracownikowi także wtedy, gdy pracodawca zwróci mu faktycznie poniesione koszty na przejazdy.
