Ze względu na połączenie w jednym akcie prawnym problematyki podróży służbowej krajowej i zagranicznej ministerstwo pracy słusznie zdecydowało się wyodrębnić przepisy ogólne dotyczące obydwu rodzajów wyjazdów.

W tej części ustalono przede wszystkim katalog świadczeń przysługujących z tytułu odbywania podróży służbowej, sposób wyboru środka transportu, a także zasady rozliczeń kosztów podróży po jej zakończeniu.

W katalogu świadczeń (§ 2 rozporządzenia), których pracownik może domagać się od pracodawcy, nadal jest pięć rodzajów świadczeń. Poza dietami jest to zwrot kosztów:

- przejazdów,

- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

- noclegów,

- innych udokumentowanych wydatków.

Jedyna zmiana dotyczy innych wydatków. Obecnie musi tu być spełnionych jednocześnie kilka warunków.

Wydatki te muszą być niezbędne dla odbycia podróży, pracownik ma je udokumentować, a pracodawca powinien je określić przed wyjazdem albo uznać je już po odbyciu podróży jako odpowiednie do uzasadnionych potrzeb.

Przykład

Pracownik odbywa podróż służbową samochodem firmowym. W połowie drogi auto się zepsuło, w związku z czym kierowca musiał wezwać pomoc drogową i zadbać o naprawę pojazdu. Ze względu na wagę spotkania handlowego, które pracownik ma odbyć, zdecydował się wynająć samochód i kontynuować podróż służbową.

Otrzymał fakturę za wynajem samochodu, a więc wydatek ten będzie udokumentowany, a ponadto jest niezbędny do odbycia podróży – inaczej ryzykował, że nie uda mu się zawrzeć bardzo ważnego dla firmy kontraktu handlowego. Taki wydatek musi jednak jeszcze uznać pracodawca.

Najlepiej, gdyby pracownik uzyskał jego zgodę na swoje działania jeszcze przed wypożyczeniem samochodu i pozostawieniem zepsutego w warsztacie. Uchroni go to przed późniejszą ewentualną dyskusją, czy był to wydatek uzasadniony do potrzeb, czy też można było jechać dalej np. pociągiem, co było dużo tańsze.

W odniesieniu do środków transportu doprecyzowano działania pracodawcy w § 3 ust. 1 rozporządzenia. Obecnie wskazuje on, że pracodawca określa nie tylko środek transportu, ale również jego rodzaj i klasę.

Dojazdy i przejazdy

Dotychczasowe regulacje stanowiły jedynie, że w gestii szefa pozostaje wybór środka transportu. W praktyce jednak pracodawca określając przejazd pociągiem i tak najczęściej wskazywał jego rodzaj, np. InterCity oraz klasę I lub II. Służyło to unikaniu przez firmy ponoszenia nieokreślonych kosztów i ograniczaniu zapędów pracowników, którzy chcieliby się przejechać nie tylko pierwszą klasą, ale jeszcze w przedziale tzw. menadżerskim.

Obecnie sytuacja jest już jasna. Przepis zobowiązuje bowiem pracodawcę do wyboru środka transportu i doprecyzowania szczegółowo jego charakteru, np. kuszetka, czy wagon sypialny.

Nowe przepisy precyzują również sposób udokumentowania zwrotu kosztów przejazdu (§ 3 ust. 2 rozporządzenia). Obecnie mogą to być bilety lub faktury VAT określające cenę biletu oraz inne opłaty dodatkowe, a przepis wymienia tu przykładowo miejscówki w pociągach.

Ważną zmianą jest wprowadzenie informacji dotyczących opłat dodatkowych ponoszonych w związku z przejazdem. Dla pracodawcy oznacza to bowiem konieczność zwracania kosztów opłat np. parkingowych czy za przejazd autostradami płatnymi, co jest na porządku dziennym przy podróżach odbywanych samochodami służbowymi. Pozostała natomiast zasada, że zwracając koszty pracodawca powinien uwzględnić posiadaną przez pracownika ulgę na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ona przysługuje.

Przykład

Spółka wysyła pracownika w podróż służbową pociągiem z Warszawy do Krakowa na jeden dzień. Pracownik jest jeszcze studentem 5-tego roku, a więc ma zniżkę studencką na przejazdy PKP.

Rozliczając koszt przejazdu pociągiem pracodawca poniesie koszt jedynie biletu zniżkowego, mimo że ulga przysługuje studentowi bez żadnego związku z zatrudnieniem.

Nie ważny jest bowiem tytuł, z jakiego przysługuje ulga, a więc to niekoniecznie firma musi wykupić załodze legitymacje zniżkowe na PKP, aby móc rozliczać bilety kupione po niższych cenach.

Autem tylko na wniosek

Podróż służbowa samochodem osobowym w dalszym ciągu jest dopuszczalna jedynie na wniosek pracownika zaaprobowany przez pracodawcę. W takim przypadku zwrot kosztów przejazdu oblicza się jako iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu ustaloną przez pracodawcę.

Ta stawka nie może być jednak wyższa niż wynikająca z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.). Jednak te stawki pozostają ciągle na tym samym poziomie.

Za uprzednią zgodą

Nowością w rozporządzeniu jest jego § 4, który dotyczy zasad rozliczania innych niezbędnych wydatków związanych z podróżą. Wynika z niego, że pracodawca musi je zwrócić w udokumentowanej wysokości, jeśli sam je określił lub je uznał. W tym zakresie doprecyzowano jednak, jakich rodzajów wydatków ma to dotyczyć.

Mianowicie chodzi o opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, czy wreszcie zapłatę za miejsce parkingowe. Mogą to być również inne wydatki, jeśli są bezpośrednio związane z odbywaniem podróży służbowej.

Termin na rozrachunki

Ostatnim wspólnym zagadnieniem jest termin i sposób rozliczenia się przez pracownika z kosztów podróży służbowej. Powinno to, zgodnie z § 5 rozporządzenia, nastąpić nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej.

W celu rozliczenia pracownik ma obowiązek dołączyć wszystkie rachunki, bilety, faktury VAT, które poświadczają fakt poniesienia poszczególnych wydatków i ich wysokość. Nie dotyczy to oczywiście diet ani wydatków wypłacanych ryczałtowo, które nie wymagają udokumentowania.

Zachowano również możliwość wyjątkowego uznania części wydatków na podstawie oświadczenia pracownika. Dotyczy to sytuacji, gdy przedstawienie dokumentu jest niemożliwe. Wtedy zatrudniony oświadcza na piśmie, że dokonał konkretnego wydatku, podając jednocześnie przyczyny braku jego udokumentowania.

Nowością w tym zakresie jest natomiast to, że pracownicy mają składać pisemne oświadczenia o okolicznościach, które mają wpływ na prawo do diet, ryczałtów, innych kosztów podróży lub na ich wysokość. Wydaje się, że może to dotyczyć zwłaszcza diet i zakresu usług hotelarskich, czyli wliczania w opłaty za noclegi częściowych kosztów wyżywienia.

Przykład

Pracownik wysłany w krajową podróż służbową nocował w małym motelu, który nie ma własnej strony internetowej, a z wystawionej faktury VAT nie wynika, czy opłata za nocleg obejmowała także śniadanie.

W takim przypadku pracodawca może zażądać od pracownika złożenia oświadczenia, czy miał w tej kwocie zagwarantowane śniadanie. Ma to bowiem wpływ na wysokość przysługującej pracownikowi diety.

Samochodowa samowolka

Nadal nie uregulowano kwestii rozliczenia kosztów przejazdu, gdy pracownik pojedzie w podróż służbową własnym samochodem bez zgody pracodawcy, który polecił mu odbycie podróży innym środkiem transportu. W tym zakresie istnieją dwie praktyki.

Część firm nie zwraca takiego kosztu w ogóle ze względu na brak biletu (faktury) potwierdzającego przejazd. Inne zakłady rozliczają się oddając pracownikowi kwotę stanowiącą koszt przejazdu najtańszym środkiem lokomocji.

Często zdarza się też, że w takim przypadku pracownik oświadcza, że zgubił bilety, aby po ich uznaniu przez pracodawcę otrzymać zwrot kosztów.

Liberalniej w kwestii oświadczeń

Wydaje się, że nowe rozporządzenie rozszerza możliwość stosowania oświadczeń przez pracowników.

Stare rozporządzenia z 2002 r. pozwalały bowiem je stosować tylko wtedy, gdy „uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe", a aktualne rozporządzenie posługuje się terminem – „jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe".

Natomiast przedstawienie dokumentu nie jest możliwe także wtedy, gdy został on co prawda wydany pracownikowi, ale następnie zatrudniony go zgubił czy zniszczył, np. na skutek zalania piciem czy jedzeniem w trakcie odbywania podróży powrotnej.

Nie ma więc konieczności, aby pracownik miał problemy z uzyskaniem dokumentu, żeby przy rozliczeniu mógł posłużyć się własnym oświadczeniem.