Jak zmienić akt założycielski umowy spółki z o.o. w organizacji

- W połowie listopada minionego roku postanowiłem założyć jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. W tym celu udałem się do miejscowego notariusza, gdzie został sporządzony akt notarialny nowo powstałej spółki. W akcie założycielskim znalazły się wszystkie postanowienia wymagane prawem. Kilka dni po sporządzeniu aktu notarialnego stwierdziłem, że chciałbym rozszerzyć przedmiot działalności spółki zawarty w akcie założycielskim oraz dodać postanowienia dotyczące dziedziczenia udziałów po śmierci wspólnika. Wniosek o rejestrację spółki z o.o. w Krajowym Rejestrze Sądowym nie został jeszcze złożony do sądu rejestrowego. Jakie kroki prawne powinien podjąć wspólnik założyciel, aby skutecznie zmienić akt założycielski w przedstawionym zakresie?

Z dniem sporządzenia aktu założycielskiego powstała spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji. Forma ustrojowa spółki z o.o. „w organizacji" utrzyma się aż do chwili wpisu spółki do rejestru przedsiębiorców. Zawiązanie spółki powinno być zgłoszone do sądu rejestrowego w terminie sześciu miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki.

Do spółki kapitałowej w organizacji stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące danego typu spółki po jej wpisie do rejestru. Przy spółce z ograniczoną odpowiedzialnością do skuteczności zmiany umowy spółki wymagana jest uchwała wspólników sporządzona w formie aktu notarialnego i wpis do rejestru.

W przypadku spółki jednoosobowej jedyny wspólnik wykonuje wszystkie uprawnienia przysługujące zgromadzeniu wspólników, tak samo więc dla skuteczności zmiany aktu założycielskiego, powinien stawić się u notariusza w celu sporządzenia aktu notarialnego z odpowiednią uchwałą zmieniającą. Ta regulacja dotyczy spółek wpisanych już do rejestru przedsiębiorców.

Odpowiednie stosowanie tych samych przepisów do spółki w organizacji oznacza, że niektóre przepisy mają zastosowanie wprost, niektóre odpowiednio z uwzględnieniem istoty i odrębności danej instytucji a jeszcze inne nie będą stosowane.

W przypadku zmiany umowy spółki z o.o. w organizacji przepisy o zmianie umowy spółki (art. 255 kodeksu spółek handlowych.) będą miały zastosowanie odpowiednie z uwzględnieniem istoty umowy spółki handlowej i celu do jakiego zobowiązują się dążyć wspólnicy. Wymaga to odniesienia do ogólnych zasad prawa cywilnego i konstrukcji stosunku cywilnoprawnego jako zgodnego oświadczenia woli wszystkich stron umowy.

O ile w przypadku spółki jednoosobowej taki problem faktycznie nie występuje (1 wspólnik), o tyle może się on pojawić w przypadku spółki wieloosobowej, gdzie występuje kilka podmiotów osób fizycznych lub prawnych.

W doktrynie pojawiła się różnica zdań w tej kwestii. Należy jednak przyjąć, co zostało również potwierdzone w orzecznictwie sądowym, że w przypadku, gdy spółka nie została jeszcze wpisana do rejestru przedsiębiorców, zmiana umowy spółki czy aktu założycielskiego (w przypadku spółki jednoosobowej) dla swej skuteczności nie wymaga uchwały zgromadzenia wspólników a zmiany samej umowy (aktu założycielskiego).

Notariusz powinien więc sporządzić umowę w formie aktu notarialnego ze zgodnymi oświadczeniami woli wszystkich stron umowy sp. z o.o. w organizacji a nie protokół nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników z uchwałą o zmianie umowy spółki z o.o.

Taki tryb zmiany umowy spółki z o.o. w organizacji pociąga dalsze konsekwencje, takie jak obowiązkowa obecność wszystkich wspólników stron umowy sp. z o.o. w organizacji, jednomyślność odnośnie treści zmiany umowy spółki, forma aktu notarialnego dla pełnomocnictw wspólników nie mogących uczestniczyć w spotkaniu u notariusza.

Gdy któryś ze wspólników nie może być obecny na spotkaniu u notariusza, może on udzielić pełnomocnictwa innej osobie w takiej samej formie, jaka przewidziana jest do zmiany umowy spółki, czyli w formie aktu notarialnego. Jeżeli wspólnik przebywa za granicą, to nie musi przyjeżdżać do Polski.

W celu sporządzenia odpowiedniego pełnomocnictwa powinien udać się do notariusza w miejscu, w którym przebywa. Wówczas jego pełnomocnictwo musi być przetłumaczone w Polsce przez tłumacza przysięgłego języka, w którym zostało sporządzone. W niektórych przypadkach na pełnomocnictwie sporządzonym w innym kraju będzie musiała się znaleźć dodatkowo klauzula apostille.

Szczególna sytuacja zaistnieje w przypadku, gdy jednym ze wspólników sp. z o.o. w organizacji jest inna spółka z o.o. reprezentowana przez członka zarządu będącego równocześnie wspólnikiem nowo założonej sp. z o.o. w organizacji.

W takiej sytuacji do zawarcia umowy spółki z o.o., czy też jej zmiany istnieje konieczność powołania przez tego wspólnika – sp. z o.o. pełnomocnika do zawarcia umowy z członkiem zarządu (art. 210 K.s.h.). Jeżeli w spółce powołana jest rada nadzorcza, to rada może reprezentować spółkę. Takie stanowisko zajął Sąd Najwyższy w postanowieniu z 25 lutego 2009 roku (II CSK 489/2008).

Niezachowanie zasad reprezentacji spółki będzie skutkowało nieważnością dokonanej zmiany umowy spółki a w konsekwencji tego sąd rejestrowy odmówi wpisu spółki do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.

W przypadku osób decydujących się na założenie spółki z o.o. przy użyciu wzorca umownego udostępnianego w systemie teleinformatycznym zmiana umowy spółki jest możliwa jedynie po zarejestrowaniu spółki w sądzie rejestrowym.

W przypadku spółki jednoosobowej jedyny wspólnik wykonuje wszystkie uprawnienia przysługujące zgromadzeniu wspólników