Czego pracodawca nie powinien chcieć wiedzieć o kandydacie do pracy

Pracodawcy coraz częściej przed przyjęciem danej osoby do pracy poszukują na własną rękę dodatkowych informacji o przyszłych pracownikach posługując się podchwytliwymi pytaniami i poszukiwaniami w Internecie.

Lamentują, że katalog danych legalnie dla nich dostępnych jest zbyt wąski i nie pozwala na taką weryfikację kandydata, która odpowiadałaby ich oczekiwaniom. Tym chętniej sięgają więc o inne narzędzia poza standardowym curriculum vitae, dzięki którym mogą dowiedzieć się o rekrucie czegoś więcej.

Kodeksowe minimum

Kodeks pracy jednoznacznie określa dane, których ujawnienia może żądać pracodawca od kandydata na pracownika. Zgodnie z art. 22

1

kodeksu pracy

są to: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania, wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Po uzyskaniu tych informacji pracodawca może domagać się ich udokumentowania, w tym np. poprosić o wgląd do oryginału dyplomu ukończenia studiów czy szkół policealnych.

Zakres danych określony w k.p. na pierwszy rzut oka wydaje się być oczywisty. Jednak przy próbie odpowiedzi na pytanie, jakich dokumentów konkretnie może żądać pracodawca, pojawiają się dalsze wątpliwości. W szczególności – w jaki sposób udokumentować przebieg zatrudnienia?

Przykład

Pracodawca w trakcie procesu rekrutacji robi kserokopię dowodu osobistego na dowód prawdziwości danych zawartych w złożonym przez pracownika kwestionariuszu osobowym. Takie działanie jest bezprawne. Dokument ten zawiera bowiem dane osobowe wykraczające poza dopuszczalne w art. 22

1

k.p.

Pracodawcy najchętniej oglądaliby referencje z poprzedniej firmy, które często zawierają nie tylko suche fakty, ale i element ocenny. Zgodnie z opinią GIODO działanie takie może jednak prowadzić do naruszenia prawa, ponieważ referencje nie są wyszczególnione w art. 22

1

k.p.

Uważa się, że wystarczające dla udokumentowania stosunku pracy u poprzedniego pracodawcy powinno być wydane przez niego świadectwo pracy. Z tego dokumentu można się jednak dowiedzieć jedynie o pracy, którą kandydat świadczył na postawie umowy o pracę. W przypadku umów cywilnoprawnych zlecający nie mają obowiązku wystawiania jakichkolwiek dokumentów po zakończeniu współpracy.

Wadliwy druk

Dalsze problemy pojawiają się na tle wzoru kwestionariusza osobowego, który stanowi załącznik do rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286).

Wzór zawiera uregulowania niespójne z katalogiem z k.p., przewidując np. możliwość podania „zainteresowań". Kwestia wymagania informacji dotyczących hobby jest sporna w doktrynie. Najbardziej komfortową sytuacją dla pracodawcy byłoby otrzymanie tych informacji bez wyraźnego żądania.

Weryfikowanie kandydata do pracy powinno odbywać się w ramach wyznaczonych przez obowiązujące w Polsce przepisy prawa. W szczególności nie może wykraczać poza to, na co zezwala k.p. Co w takim razie zrobić, aby dowiedzieć się czegoś ponad kodeksowe minimum?

Zgoda dobra na wszystko

W zakresie pozostałych danych, których nie wymienia k.p., uważa się za obowiązujące przepisy ustawy o ochronie danych osobowych. Zgodnie z nimi kandydat na pracownika może wyrazić zgodę na przetwarzanie danych ponad te skromnie wylistowane w k.p.

Portale instruujące jak napisać dobre curriculum vitae, zalecają umieszczanie w nim klauzuli o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych. Znaczna część kandydatów, próbując zwiększyć swoje szanse w procesie rekrutacji, umieszcza w swoim cv informacje dalece wykraczające poza katalog opisany w art. 22

1

k.p. i dołącza do niego automatycznie stosowne oświadczenie.

Należy przy tym zwrócić uwagę, że relacja kandydat do pracy – potencjalny pracodawca, nie jest niestety w obecnych warunkach rynkowych relacją równorzędną. Przetwarzanie danych wykraczających poza art. 22

1

k.p. ważne jest tylko wtedy, gdy potencjalny pracownik zgodzi się dobrowolnie i jednoznacznie.

Sytuacja, w której zostanie de facto zobligowany do wyrażenia zgody na przetwarzanie swoich danych, może zostać uznana za naruszenie prawa i skutkować nałożeniem na pracodawcę odpowiednich sankcji. Aby zapewnić dobrowolność, pracodawca powinien dać kandydatowi wybór i poinformować go, że niepodanie danych nie będzie go dyskwalifikować w procesie rekrutacji.

Nie przekroczyć granic

Pracodawcy bardzo często usiłują zdobyć informacje, które w ich ocenie są kluczowe przy podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu danego kandydata. Mogą np. próbować dowiedzieć się, czy kobieta, którą planują zatrudnić, nie jest w ciąży, obawiając się, że zaraz po rozpoczęciu pracy ucieknie na zwolnienie.

Na szczęście orzecznictwo przychodzi z pomocą chcącym chronić swoją prywatność. Stanowi, że pracodawca nie ma prawa pytać kandydatki do pracy o ewentualną ciążę. Uważa się nawet, że może ona bezkarnie skłamać, jeśli do takiego pytania w ogóle dojdzie, np. podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

Nadmierna ciekawość pracodawcy i zadawanie osobistych pytań (w zakresie planów macierzyńskich, religii czy wyznania) może go narazić nie tylko na sankcje wynikające z naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, ale także potencjalnie na zarzut nieprzestrzegania zasady równego traktowania w zatrudnieniu.

Karalność to tabu

Pracodawca nie może również wymagać przedstawienia informacji o braku karalności od każdego kandydata. Przepisy w tym zakresie przewidują, że poza danymi określonymi w art. 22

1

k.p. i tymi, na których przekazanie zgodził się kandydat, można wyjątkowo domagać się podania innych informacji tylko wtedy, gdy obowiązek ich ujawnienia wynika z odrębnych przepisów.