Pracodawcy coraz częściej przed przyjęciem danej osoby do pracy poszukują na własną rękę dodatkowych informacji o przyszłych pracownikach posługując się podchwytliwymi pytaniami i poszukiwaniami w Internecie.
Lamentują, że katalog danych legalnie dla nich dostępnych jest zbyt wąski i nie pozwala na taką weryfikację kandydata, która odpowiadałaby ich oczekiwaniom. Tym chętniej sięgają więc o inne narzędzia poza standardowym curriculum vitae, dzięki którym mogą dowiedzieć się o rekrucie czegoś więcej.
Kodeksowe minimum
Kodeks pracy jednoznacznie określa dane, których ujawnienia może żądać pracodawca od kandydata na pracownika. Zgodnie z art. 22
1
są to: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania, wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Po uzyskaniu tych informacji pracodawca może domagać się ich udokumentowania, w tym np. poprosić o wgląd do oryginału dyplomu ukończenia studiów czy szkół policealnych.
Zakres danych określony w k.p. na pierwszy rzut oka wydaje się być oczywisty. Jednak przy próbie odpowiedzi na pytanie, jakich dokumentów konkretnie może żądać pracodawca, pojawiają się dalsze wątpliwości. W szczególności – w jaki sposób udokumentować przebieg zatrudnienia?
Przykład
Pracodawca w trakcie procesu rekrutacji robi kserokopię dowodu osobistego na dowód prawdziwości danych zawartych w złożonym przez pracownika kwestionariuszu osobowym. Takie działanie jest bezprawne. Dokument ten zawiera bowiem dane osobowe wykraczające poza dopuszczalne w art. 22
1
k.p.
Pracodawcy najchętniej oglądaliby referencje z poprzedniej firmy, które często zawierają nie tylko suche fakty, ale i element ocenny. Zgodnie z opinią GIODO działanie takie może jednak prowadzić do naruszenia prawa, ponieważ referencje nie są wyszczególnione w art. 22
1
k.p.
Uważa się, że wystarczające dla udokumentowania stosunku pracy u poprzedniego pracodawcy powinno być wydane przez niego świadectwo pracy. Z tego dokumentu można się jednak dowiedzieć jedynie o pracy, którą kandydat świadczył na postawie umowy o pracę. W przypadku umów cywilnoprawnych zlecający nie mają obowiązku wystawiania jakichkolwiek dokumentów po zakończeniu współpracy.
Wadliwy druk
Dalsze problemy pojawiają się na tle wzoru kwestionariusza osobowego, który stanowi załącznik do rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286).
Wzór zawiera uregulowania niespójne z katalogiem z k.p., przewidując np. możliwość podania „zainteresowań". Kwestia wymagania informacji dotyczących hobby jest sporna w doktrynie. Najbardziej komfortową sytuacją dla pracodawcy byłoby otrzymanie tych informacji bez wyraźnego żądania.
Weryfikowanie kandydata do pracy powinno odbywać się w ramach wyznaczonych przez obowiązujące w Polsce przepisy prawa. W szczególności nie może wykraczać poza to, na co zezwala k.p. Co w takim razie zrobić, aby dowiedzieć się czegoś ponad kodeksowe minimum?
Zgoda dobra na wszystko
W zakresie pozostałych danych, których nie wymienia k.p., uważa się za obowiązujące przepisy ustawy o ochronie danych osobowych. Zgodnie z nimi kandydat na pracownika może wyrazić zgodę na przetwarzanie danych ponad te skromnie wylistowane w k.p.
Portale instruujące jak napisać dobre curriculum vitae, zalecają umieszczanie w nim klauzuli o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych. Znaczna część kandydatów, próbując zwiększyć swoje szanse w procesie rekrutacji, umieszcza w swoim cv informacje dalece wykraczające poza katalog opisany w art. 22
1
k.p. i dołącza do niego automatycznie stosowne oświadczenie.
Należy przy tym zwrócić uwagę, że relacja kandydat do pracy – potencjalny pracodawca, nie jest niestety w obecnych warunkach rynkowych relacją równorzędną. Przetwarzanie danych wykraczających poza art. 22
1
k.p. ważne jest tylko wtedy, gdy potencjalny pracownik zgodzi się dobrowolnie i jednoznacznie.
Sytuacja, w której zostanie de facto zobligowany do wyrażenia zgody na przetwarzanie swoich danych, może zostać uznana za naruszenie prawa i skutkować nałożeniem na pracodawcę odpowiednich sankcji. Aby zapewnić dobrowolność, pracodawca powinien dać kandydatowi wybór i poinformować go, że niepodanie danych nie będzie go dyskwalifikować w procesie rekrutacji.
Nie przekroczyć granic
Pracodawcy bardzo często usiłują zdobyć informacje, które w ich ocenie są kluczowe przy podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu danego kandydata. Mogą np. próbować dowiedzieć się, czy kobieta, którą planują zatrudnić, nie jest w ciąży, obawiając się, że zaraz po rozpoczęciu pracy ucieknie na zwolnienie.
Na szczęście orzecznictwo przychodzi z pomocą chcącym chronić swoją prywatność. Stanowi, że pracodawca nie ma prawa pytać kandydatki do pracy o ewentualną ciążę. Uważa się nawet, że może ona bezkarnie skłamać, jeśli do takiego pytania w ogóle dojdzie, np. podczas rozmowy kwalifikacyjnej.
Nadmierna ciekawość pracodawcy i zadawanie osobistych pytań (w zakresie planów macierzyńskich, religii czy wyznania) może go narazić nie tylko na sankcje wynikające z naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, ale także potencjalnie na zarzut nieprzestrzegania zasady równego traktowania w zatrudnieniu.
Karalność to tabu
Pracodawca nie może również wymagać przedstawienia informacji o braku karalności od każdego kandydata. Przepisy w tym zakresie przewidują, że poza danymi określonymi w art. 22
1
k.p. i tymi, na których przekazanie zgodził się kandydat, można wyjątkowo domagać się podania innych informacji tylko wtedy, gdy obowiązek ich ujawnienia wynika z odrębnych przepisów.
Oznacza to, że zaświadczenia o braku karalności można zażądać jedynie w sytuacji, gdy ustawa przewiduje zatrudnianie osób niekaranych, np. przy rekrutacji osób na stanowiska w służbie cywilnej.
Przykład
Pracodawca chce zatrudnić sprzedawcę w sklepie spożywczym. Mając złe doświadczenia z pracownikami podkradającymi towar, wymaga od kandydatów przedstawienia zaświadczenia o niekaralności, aby uniknąć zatrudnienia kogoś z kryminalną przeszłością.
Jego działanie jest bezprawne. Przepisy prawne nie przewidują obowiązku przedstawiania zaświadczenia o niekaralności przy zatrudnianiu na stanowisko sprzedawcy.
Dwuznaczny wpis zamknie drzwi
Kandydat na pracownika i pracodawca do momentu zatrudnienia prowadzą negocjacje na zasadzie swobody umów i autonomii woli. Oznacza to, że pracodawca może odmówić zatrudnienia kandydata, który nie spodobał mu się ze względu na zawartość profilu na Facebooku, jeżeli profil ten był ogólnie dostępny.
Przykład
Pracodawca zobaczył na zdjęciach na profilu na Facebooku zdjęcia kandydatki na opiekunkę przedszkolną, na których widać, że jest ona częstym gościem zakrapianych imprez i prowadzi intensywne życie nocne.
Bazując na tych informacjach podjął decyzję o niezatrudnianiu jej w prowadzonym przez siebie przedszkolu. Działanie pracodawcy jest dozwolone.
Pomocne media społecznościowe
Z uwagi na opisane ograniczenia w pozyskaniu informacji o potencjalnych pracownikach, pracodawcy poszukują innych kanałów dotarcia do nich. Współcześnie dostępne narzędzia mogą okazać się pomocne, szczególnie kiedy kandydat na pracownika niefrasobliwie obnażył się w Internecie i nie zadbał o zabezpieczenie danych, które umieścił na portalach ogólnie dostępnych.
Nikogo nie dziwni już zaglądanie przez potencjalnego pracodawcę na portale zorientowane na budowanie kariery, takie jak Goldenline czy Linkedin, które z założenia mają być kopalnią informacji z zakresu profesjonalnej sfery życia potencjalnych kandydatów. Co ciekawe, pracodawcy coraz częściej chcą się dowiedzieć czegoś o kandydacie, co nie zostało przygotowane na potrzeby rekrutacji i to właśnie Facebook staje się bazą wiedzy o prawdziwym obliczu kandydata.
Dane umieszczone na portalach społecznościowych, jeżeli są ogólnodostępne, tzn. nie zostały zablokowane przez danego użytkownika przed dostępem osób niepowołanych, mogą stanowić ciekawe źródło informacji o kandydacie, i to otrzymanych w sposób legalny. Upublicznienie ich powoduje wyłączenie mechanizmów ochronnych przewidzianych ustawą o ochronie danych osobowych.
Autorka jest prawnikiem w kancelarii Baker & McKenzie, Krzyżanowski i Wspólnicy
