Usprawiedliwiona nieobecności w pracy a rekompensata utraconego zarobku

Za czas zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wtedy, gdy przewidują to przepisy.

Są też takie okoliczności, kiedy pracodawca musi zwolnić podwładnego z pracy, ale nie ma obowiązku wypłacać mu za ten czas pensji. Nie oznacza to jednak całkowitego pozbawienia go prawa do poborów, bo może domagać się rekompensaty poniesionej w związku z tym straty od wzywającego go organu. To jednak pracodawca musi oszacować wysokość utraconych zarobków.

Niepłatna nieobecność

Jednym z obowiązków pracownika jest uprzedzenie pracodawcy o powodzie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeśli jest ona z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.

Maksymalna rekompensata utraconego zarobku za dzień spędzony na składaniu zeznań to 81,26 zł

Przykładem takiej przyczyny jest imienne wezwanie zatrudnionego do stawienia się przed wskazanym organem. Dokument ten stanowi jednocześnie dowód usprawiedliwiający nieobecność w pracy.

Zagadnienie wezwań reguluje § 5 i 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU nr 60, poz. 281 ze zm.; dalej rozporządzenie w sprawie zwolnień).

Przewidują one, że przyczyną usprawiedliwiającą nieobecność pracownika w pracy jest wezwanie do osobistego stawienia się:

- przed organem właściwym w zakresie powszechnego obowiązku obrony – na czas niezbędny do załatwienia sprawy będącej przedmiotem wezwania,

- na wezwanie organu administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sądu, prokuratury, policji albo organu prowadzącego postępowanie w sprawach o wykroczenia – na czas niezbędny do stawienia się.

Stracony dzień

W żadnym ze wskazanych powyżej przypadków pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia od pracodawcy, chyba że wynikałoby ono z obowiązujących przepisów wewnątrzzakładowych (§ 16 ust. 2 rozporządzenia w sprawie zwolnień).

W razie braku takich regulacji płacowych pracownik może się domagać wypłaty utraconego wynagrodzenia od organu, który wezwał go do stawienia się w dniu pracy. Aby uzyskać tę rekompensatę, powinien przedłożyć w organie, który go wezwał, zaświadczenie pracodawcy z ustaloną kwotą utraconego zarobku.

Zachować termin

Warunkiem uzyskania rekompensaty utraconego zarobku jest to, by pracownik niezwłocznie, nie później niż w ciągu trzech dni po wykonaniu czynności, złożył w organie, który ma mu wypłacić pieniądze, wniosek w tej sprawie.

W praktyce oznacza to, że pracownik, który nie zgłosi żądania w terminie maksymalnie trzech dni od złożenia zeznań, traci prawo do rekompensaty. Powinien go o tym pouczyć sąd.

Zasadę tę stosuje się również w przypadku czynności podejmowanych na rozprawie. Różnica jest taka, że tu wniosek o wypłatę rekompensaty można złożyć pisemnie lub ustnie do protokołu.

Niepełna dniówka

Prawo do rekompensaty nie gwarantuje jednak, że przyznana kwota będzie odpowiadać rzeczywistej wysokości utraconego wynagrodzenia. Obowiązuje tu bowiem ograniczenie do równowartości 4,6 proc. kwoty bazowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe.

Bazówkę tę określa ustawa budżetowa (art. 85 ust. 2 ustawy z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 90, poz. 594 ze zm.). Kwotę bazową określa art. 13 ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy budżetowej na rok 2012 (DzU z 2012 r., poz. 273). Obecnie wynosi ona 1766,46 zł, co oznacza, że stawka dzienna równa 4,6 proc. tej kwoty nie może przekroczyć 81,26 zł.

Oszacowanie straty

Przywołany art. 85 ust. 2 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych wskazuje, że pracodawca oblicza utracony zarobek na zasadach obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. W prawie karnym identyczna regulacja obowiązuje od 5 listopada 2012 r., kiedy to uregulowano sposób obliczania dziennego utraconego zarobku w art. 618b § 2 kodeksu postępowania karnego.

Oznacza to konieczność sięgnięcia do przepisów rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm.). Nakazują one uwzględnianie przy obliczaniu tego świadczenia:

- składników wynagrodzenia przysługujących pracownikowi w stałej stawce miesięcznej – w wysokości należnej w miesiącu, za który przysługuje rekompensata,

- zmiennych składników wynagrodzenia przysługujących za okresy nie dłuższe niż miesięczne – w średniej wysokości wypłaconej w okresie trzech miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym pracownik został wezwany przez organ,

- stałych i zmiennych składników wynagrodzenia przysługujących pracownikowi za okresy dłuższe niż miesiąc – w średniej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym obliczamy utracone wynagrodzenie (§ 15 – 17 rozporządzenia urlopowego).

Ustalając wysokość świadczeń obliczanych jak ekwiwalent za urlop wypoczynkowy nie uwzględnia się przychodów wymienionych w § 6 omawianego rozporządzenia (tj. jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie, nagród jubileuszowych, wynagrodzenia za urlop lub inną usprawiedliwioną nieobecność w pracy, wynagrodzenia chorobowego, odpraw).

Ustaloną w ten sposób podstawę należy następnie:

- podzielić przez współczynnik urlopowy, wynoszący w roku bieżącym dla pełnego etatu 21, uzyskując ekwiwalent za jedną dniówkę,

- uzyskany wynik podzielić przez osiem godzin, uzyskując ekwiwalent za jedną godzinę nieobecności w pracy w związku ze stawiennictwem przed organem,

- pomnożyć otrzymaną stawkę godzinową przez liczbę godzin, które pracownik przepracowałby, gdyby nie stawił się na wezwanie urzędu czy organu.

Przykład

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, w ramach systemu podstawowego, otrzymuje jedynie stałą pensję miesięczną w kwocie 3500 zł. Wartość utraconego wynagrodzenia w związku z wezwaniem do sądu na cały dzień należy obliczyć następująco:

- stawka dzienna: 3500 zł : 21 (współczynnik urlopowy) = 166,67 zł

- stawka godzinowa: 166,67 zł : 8 godzin (dobowa norma czasu pracy) = 20,83 zł

- ustalona kwota rekompensaty: 20,83 zł × 8 godzin nieobecności w pracy w związku z wezwaniem do sądu = 166,64 zł

W takiej wysokości pracodawca wskazał kwotę utraconego zarobku za cały dzień nieobecności w pracy. Ta kwota jest jednak znacznie wyższa od limitu 4,6 proc. kwoty bazowej, zatem pracownik otrzyma za ten dzień tylko 81,26 zł z racji utraconego zarobku.

Obniżenie poborów

Nieobecność pracownika za czas stawienia się przed jednym z wymienionych organów, jest podstawą do proporcjonalnego zmniejszenia należnego mu wynagrodzenia. Jedyne odstępstwo od tej zasady występuje wtedy, gdy przepisy wewnątrzzakładowe przewidują po stronie zatrudnionego prawo do zachowania wynagrodzenia za czas zwolnienia.

Przy braku takich regulacji pracodawca powinien zastosować się do trybu wynikającego z § 12 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (DzU nr 62, poz. 289 ze zm.).

Oznacza to, że w celu obliczenia wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca w przypadku osoby wynagradzanej stałą stawką miesięczną, która była nieobecna w pracy z przyczyn innych niż choroba należy:

- ustalić liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu,

- obliczyć, ilu godzin z obowiązującego wymiaru pracownik nie przepracował,

- podzielić jego miesięczne pobory przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu,

- wynik pomnożyć przez liczbę godzin nieobecności w pracy,

- otrzymaną kwotę odjąć od pełnego miesięcznego wynagrodzenia.

Przykład

Pracownik zatrudniony na cały etat w systemie podstawowym był nieobecny w pracy przez cały dzień (15 października) w związku z wezwaniem go przed sąd cywilny w charakterze świadka w postępowaniu.

Pobiera on wynagrodzenie w kwocie 3500 zł, a w październiku przypadały do przepracowania 184 godziny.

Wynagrodzenie przysługujące mu za ten miesiąc pracodawca ustalił dokonując kolejnych działań:

3500 zł : 184 godz. = 19,02 zł

19,02 zł x 8 godz. = 152,16 zł

3500 zł – 152,16 zł = 3347,84 zł.

Strona poza listą uprawnionych

Rekompensata utraconego wynagrodzenia od organu nie przysługuje wezwanemu pracownikowi, jeśli ma się on stawić jako strona w postępowaniu. Strata pensji stanowi bowiem wtedy jeden z kosztów postępowania, które pokrywa strona przegrywająca spór.

W praktyce oznacza to, że pracownik otrzyma wynagrodzenie utracone w związku z postępowaniem, w którym występował jako strona, jeśli sąd wyda rozstrzygnięcie na jego korzyść.

Wzywający organ zrekompensuje pracownikowi utratę wynagrodzenia tylko wtedy, gdy jest on świadkiem lub np. biegłym, a nie stroną zainteresowaną rozstrzygnięciem sporu.

Czas dojazdu, złożenia zeznań i powrotu

Konieczność stawienia się przed określonym organem obejmuje jedynie czas niezbędny do załatwienia sprawy będącej przedmiotem wezwania, co niekoniecznie musi zająć całą, ośmiogodzinną dniówkę roboczą.

Oznacza to, że tylko wtedy, gdy udział zatrudnionego w sprawie obejmuje cały dzień lub gdy wymaga od niego udania się do innej miejscowości, pracodawca musi zwolnić tę osobę z całego dnia pracy.

W pozostałych przypadkach ma prawo żądać, by pracownik stawił się do pracy przed lub po (w zależności od godziny wezwania) załatwieniu sprawy urzędowej.

Autorzy są byłymi pracownikami PIP, aktualnie wspólnikami w firmie Pogotowie Kadrowe sp. j.