Narodziny to nie jedyny powód, kiedy pracownik może wyłączyć się z wykonywania obowiązków służbowych. Usprawiedliwi go także ważna sprawa w sądzie, prokuraturze czy nieczynne przedszkole.
Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy w § 15 mówi, że „pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący dwa dni - w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka” (DzU nr 60, poz. 281, dalej rozporządzenie). Nie rozróżnia zatem uprawnień matki i ojca.
W praktyce jednak spotykamy się z dwoma rozwiązaniami i oba wydają się słuszne. Ponieważ rozporządzenie nie określa, w jakim czasie od zaistnienia okoliczności należy się pracownikowi zwolnienie od pracy, decyzja w tej sprawie należy do pracodawcy.
Przyjmuje się jednak, że tzw. urlopy okolicznościowe udzielane na podstawie § 15 rozporządzenia powinny mieć związek czasowy z tą okazją. Przykładowo po śmierci ojca pracownik wybierze zwolnienie po tygodniu od tego faktu, gdyż z reguły po takim czasie odbywa się pogrzeb. A zwolnienie na własny ślub podwładny może wybrać jeszcze przed uroczystością na przygotowanie się do niej.
Wprawdzie przepis nie określa granic czasowych wykorzystania zwolnień od pracy, ale trzeba tu zachować zdrowy rozsądek. W przeciwnym razie mogłoby dojść do kuriozalnych sytuacji, kiedy pracownik zażądałby od pracodawcy po kilku latach pracy niemal dwóch tygodni urlopu okolicznościowego, ponieważ w czasie tego etatu wziął ślub (dwa dni), urodziło mu się dwoje dzieci (2 x dwa dni), zmarł jego ojciec (dwa dni), siostra (jeden dzień) oraz babcia (jeden dzień). Z pewnością nie takie było założenie ustawodawcy.
Czy zatem urlop okolicznościowy przysługuje matce z racji urodzenia dziecka? Uważamy, że oczywiście należy się jej, ale nie ma możliwości wykorzystania go. Jaki bowiem związek czasowy z tą okolicznością może być po wybraniu urlopu macierzyńskiego, nawet tylko w wymiarze podstawowym, czyli po 20 tygodniach?
Rozporządzenie nie określa też dokumentów stanowiących podstawę udzielenia tych zwolnień okolicznościowych. W praktyce przyjmuje się, że udziela się ich na mocy kopii odpisu aktu ślubu, urodzenia dziecka czy zgonu. Za czas nieobecności wymienionych w § 15 rozporządzenia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.
—Monika Hernecka, dyrektor operacyjny PayCenter (Grupa FUTUREA),
—Joanna Machowska, specjalistka ds. kadr i płac w tej firmie
