W marcu ZUS zmodyfikował swoje stanowisko dotyczące obowiązujących od 1 stycznia 2012 r. nowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych za osoby na rodzicielskich. Płatnicy, którzy za styczeń i luty br. naliczyli ją zgodnie ze styczniowymi wyjaśnieniami ZUS i cały czas rozliczają składki z uwzględnieniem tych zaleceń, nie mają wyjścia.

Choć to organ rentowy zmienił nieco zdanie w sprawie zasad odpowiedniego stosowania przepisów zasiłkowych (patrz strona 8), to pracodawcy mają z tym kłopot. Jako płatnicy składek za osoby przebywające na urlopie wychowawczym muszą skorygować dokumentację rozliczeniową.

Nie ma co czekać

Ten dodatkowy obowiązek z pewnością dotknie ich prędzej czy później. Pamiętać bowiem należy choćby o tym, że do końca kwietnia 2013 r. trzeba będzie sprawdzić całą dokumentację rozliczeniową za 2012 r. Ale nie warto zwlekać tak długo z korektą. Im szybciej płatnik jej dokona, tym szybciej upora się z nią oraz mniej wysiłku i czasu poświęci na wyprostowanie tych spraw.

Kurczowe trzymanie się wytycznych ZUS czasami może być zgubne. Szczególnie w sytuacji, gdy organ rentowy zmienia interpretację tych samych, niezmienionych przepisów, i następuje to w tak krótkim odstępie czasu. Tym razem jednak zmiana zdania i przyznanie, że pierwsza interpretacja nie była za bardzo trafiona, działa na korzyść zatrudnionych.

Gdyby ZUS pozostał nieugięty i upierał się przy nieracjonalnych wytycznych, to pewnych składników wynagrodzenia, od których zostały odprowadzone składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe, płatnicy nie mogliby uwzględniać w podstawie wymiaru składek za czas spędzony z pociechą. Tym samym nie „pracowałyby” na przyszłą wysokość emerytury.

Poprawione druki

Kogo zatem czeka obowiązek sporządzenia i przekazania korekty dokumentów rozliczeniowych? Pracodawcę, który ustalając podstawę składkową za rodzica na wychowawczym jako przeciętną płacę z 12 miesięcy (lub z odpowiednio krótszego okresu ubezpieczenia):

? nie uwzględnił składników wynagrodzenia przysługujących do określonego terminu,

? przyjął pensje uzyskane wyłącznie za okres po zmianie wymiaru czasu pracy,

? pominął składniki wynagrodzenia, do których pracownicy zachowują prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego (np. premie, nagrody, dodatki wypłacane za okresy choroby),

? nie wliczył składników wynagrodzenia, których wysokość nie jest uzależniona od indywidualnego wkładu pracy zatrudnionego,

? nie uwzględnił przychodu z umowy cywilnej zawartej z własnym pracownikiem (wykonywanej na rzecz tego pracodawcy).

Taki pracodawca musi skorygować dokumenty rozliczeniowe za te miesiące 2012 r., w których nie zastosował zmodyfikowanych zasad rozliczeniowych przedstawionych przez ZUS pod koniec marca 2012 r.

Dzieło też istotne

Ustalając przeciętną płacę z okresu 12 miesięcy poprzedzających rodzicielski urlop, płatnik nie może zapomnieć o konieczności uwzględnienia w podstawie wymiaru także zleceń, umów o dzieło czy innych kontraktów cywilnych, które strony zawarły między sobą. Przychód uzyskany z tych umów należy uwzględnić w przeciętnym miesięcznym wynagrodzeniu, bez uzupełniania.

I nie ma znaczenia, czy to dzieło albo umowa-zlecenie ustała przed przejściem na urlop wychowawczy ani jak długie były przerwy między kolejnymi umowami cywilnymi zawartymi między pracownikiem i pracodawcą. Przychody z wszystkich umów wykonywanych w okresie ostatnich 12 miesięcy przed rozpoczęciem opieki nad dzieckiem zwiększają podstawę wymiaru składek za czas urlopu wychowawczego.

Także te wytyczne ZUS zaserwował płatnikom dopiero w marcu. Jeśli więc pracodawca na bieżąco nie śledził strony internetowej ZUS i nie wie o tej zmianie interpretacyjnej, a zawierał z podwładnym przed urlopem np. umowę o dzieło czy umowę-zlecenie, lecz przychodów nie uwzględnił w podstawie wymiaru składek, to musi się zabrać do korekty złożonej dokumentacji.

Bez usprawiedliwienia

Jeżeli pracownik nie uzyskał wynagrodzenia za część miesiąca z przyczyn nieusprawiedliwionych, to o te dni nie wolno uzupełnić mu wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym. Przyjmuje się wtedy, że podstawą tą jest faktyczna kwota wynagrodzenia, którą zatrudniony osiągnął za taki miesiąc, bez uzupełniania jej wysokości za dni nieusprawiedliwionej nieobecności.

Jeżeli natomiast w tym samym miesiącu wystąpiły również dni obecności, które pracownik usprawiedliwił, to wynagrodzenie za ten miesiąc należy uzupełnić tylko o te wyjaśnione absencje. W liczbie dni, którą pracownik był obowiązany przepracować, nie należy wówczas uwzględniać dniówek nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Przykład

Pani Aldona otrzymuje wynagrodzenie zmienne. W sierpniu 2012 r. jej wynagrodzenie, które ma zostać uwzględnione w podstawie wymiaru składek za czas urlopu wychowawczego, wyniosło 1850 zł. W tym miesiącu przepracowała 13 z obowiązujących ją 22 dni roboczych.

Przez jeden dzień była nieobecna z przyczyn nieusprawiedliwionych, a za pozostałe otrzymała wynagrodzenie chorobowe.

Wynagrodzenie, które osiągnęłaby, gdyby pracowała we wszystkie dni robocze, wynosi po uzupełnieniu 2988,46 zł:

1850 zł : 13 dni x 21 dni = 2988,46 zł

Wahania etatu bez znaczenia

Zmiana wymiaru czasu pracy nie wpływa na modyfikację podstawy wymiaru składek za czas urlopu wychowawczego. Nadal należy ustalać ją jako przeciętne wynagrodzenie za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających rozpoczęcie wolnego.

To zmiana stanowiska rentowego, który obecnie stoi na stanowisku, że nie stosuje się zasady wynikającej z art. 40 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. A to oznacza, że do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy przyjmować zarówno wynagrodzenie z okresu przed, jak i po zmianie etatu.

Jeśli płatnik nie zauważył zmiany stanowiska ZUS w tym zakresie, to konieczna jest korekta złożonej dokumentacji ubezpieczeniowej i wykazanie prawidłowej podstawy wymiaru składek oraz kwot danin.

Przykład

Pani Tamara od połowy października 2011 r. korzysta z rodzicielskiego przywileju z art. 186 kodeksu pracy. Do końca sierpnia 2011 r. była zatrudniona  w pełnym wymiarze czasu pracy, ale od 1 września 2011 r. zmniejszył się jej angaż o połowę.

Mimo że do zmiany wymiaru etatu doszło przed pójściem na urlop rodzicielski, to pracodawca musi ustalić podstawę wymiaru składek za czas urlopu wychowawczego, biorąc pod uwagę wynagrodzenie za okres od października 2010 r. do września 2011 r.

Milczenie niewskazane

Gdy pracownik na rodzicielskim nie próżnuje i dorabia przy okazji na boku, nie informując o tym swego macierzystego pracodawcę, to najczęściej firmę czeka dodatkowa praca.

Jeśli bowiem dodatkowy zarobek wiąże się z uzyskaniem innego obowiązkowego tytułu do ubezpieczeń społecznych, pracodawca nie powinien naliczać składek z tytułu korzystania z urlopu wychowawczego. Gdy je wykazywał, ma obowiązek skorygować dokumenty.

Taka sytuacja ma miejsce m.in. wtedy, gdy urlopowany rodzic zdecyduje się podjąć pracę na podstawie np. choćby częściowego angażu pracowniczego, czy też wybierze umowę-zlecenie.

W ciągu siedmiu dni od podjęcia tego typu aktywności pracownik powinien poinformować macierzystą firmę o tym przedsięwzięciu. Wówczas szef przestaje rozliczać składki z wychowawczego. Jeśli nie uzyska takiej informacji od podwładnego na czas, musi dokonać stosownych korekt.

Przykład

Pani Aneta jest na urlopie wychowawczym od początku bieżącego roku. Od 1 do 31 lipca wykonywała umowę-zlecenie na rzecz innego podmiotu niż macierzysty pracodawca, jednak nie poinformowała o tym fakcie swojej firmy.

Ta złożyła zatem, jak co miesiąc, dokumenty rozliczeniowe, wykazując w nich składki za pracownicę z racji przebywania na wychowawczym. Gdyby informacja o innym obowiązkowym tytule do ubezpieczeń doszła do pracodawcy, zaprzestałby rozliczania składek.

Przekazałby za czas wykonywanego zlecenia raport imienny ZUS RSA z kodem 12 11 xx i kodem świadczenia/przerwy 350 za okres od 1 do 31 lipca. Skoro tego nie zrobił, prędzej czy później zmuszony będzie do złożenia stosownej korekty.

Kłopotliwe szatkowanie urlopu

Jeśli podwładny decyduje się na wykorzystanie urlopu wychowawczego w częściach i to na dodatek w niewielkich odstępach czasowych, to pracodawca musi wykazać się dużą czujnością. A to dlatego, że rodzicielski brany na raty często rodzi konieczność ponownego ustalenia podstawy wymiaru składek.

Tak jest, gdy rodzic wróci do aktywności zawodowej przed wykorzystaniem kolejnej części wychowawczego na co najmniej trzy miesiące kalendarzowe. Ponadto po zmianach dotyczących zasad ustalania podstawy wymiaru składek za podwładnego na wychowawczym co kwartał zmienia się kwota odpowiadająca 60 proc. przeciętnej płacy, z którą należy porównać pracownicze zarobki brane pod uwagę z 12-miesięcznego okresu przed rodzicielskim.

Jaka podstawa po zmianach

Od 1 stycznia 2012 r. podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym stanowi kwota 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale.

W ślad za kwartalną zmianą tego wynagrodzenia zmienia się również wysokość podstawy wymiaru składek. Składka w nowej wysokości obowiązuje każdorazowo od trzeciego miesiąca następnego kwartału.

Jednocześnie tak ustalona podstawa za osobę, która przebywa na urlopie wychowawczym, nie może być wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone tej osobie za okres 12 miesięcy poprzedzających urlop wychowawczy.

W związku z tym, aby prawidłowo wyznaczyć podstawę wymiaru składek, pracodawca w pierwszej kolejności powinien obliczyć średnie miesięczne wynagrodzenie pracownika wypłacone za 12 miesięcy poprzedzających rozpoczęcie urlopu, a następnie porównać je z obowiązującą w danym kwartale kwotą 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia.

Jeżeli wynagrodzenie pracownika nie przekroczy tej kwoty, to będzie ono podstawą wymiaru składek emerytalnej i rentowych. Natomiast w przypadku, gdy okaże się ono wyższe od kwoty granicznej, to pracodawca musi ustalić składki od kwoty 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Oznacza to, że po porównaniu obu kwot płatnik za podstawę wymiaru składek powinien przyjąć kwotę niższą.

Jeśli płatnik o tym zapomni i dajmy na to przeciętna płaca zatrudnionego będzie wyższa niż 60 proc. płacy w okresie, w którym podwładny udaje się na kolejną część przysługującego mu wychowawczego, a płatnik zastosował graniczną wartość podstawy z poprzedniego okresu, to musi skorygować swoje niedopatrzenie i złożyć do ZUS korektę dokumentacji ubezpieczeniowej za urlopowanego.

Przykład

Pani Anna od 6 września 2011 r. do 5 lutego 2012 r. przebywała na urlopie wychowawczym. Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od 1 stycznia 2012 r. z wychowawczego było przeciętne miesięczne wynagrodzenie uzyskane przez pracownicę za okres od września 2010 r. do sierpnia 2011 r. Załóżmy, że pracownica ponownie będzie przebywała na urlopie wychowawczym od 1 września 2012 r. do 31 sierpnia 2013 r.

Podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych będzie stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie uzyskane przez nią za okres od września 2011 r. do sierpnia 2012 r. Z tego okresu zostaną wyłączone miesiące od września 2011 r. do stycznia 2012 r., a wynagrodzenie za luty 2012 r. zostanie przyjęte po uzupełnieniu. Jednocześnie ustaloną kwotę trzeba będzie porównać z limitem stanowiącym 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia, ale obowiązującego we wrześniu br.

Niewypłacone składniki

ZUS w swoim wyjaśnieniu odniósł się również do sytuacji, gdy dany składnik wynagrodzenia, uwzględniany w podstawie wymiaru składek, przysługiwał pracownikowi, ale nie został mu wypłacony. Wówczas w obliczeniach należy go uwzględnić w wysokości wypłaconej za poprzedni okres.

Po dokonaniu wypłaty tego składnika wynagrodzenia pracodawca nie musi ponownie ustalać podstawy wymiaru składek za czas wychowawczego.

Przykład

Pani Maria od 1 czerwca 2012 r. jest na rodzicielskim. Podstawę wymiaru składek z wychowawczego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie, które otrzymała za okres od czerwca 2011 r. do maja 2012 r. Pracownica w tym czasie otrzymywała wynagrodzenie zasadnicze oraz premie.

Z uwagi na trudności finansowe pracodawcy, premia za maj 2012 r. nie została wypłacona do dnia sporządzania dokumentów rozliczeniowych za czerwiec 2012 r. Zatem w podstawie wymiaru składek należy uwzględnić premie wypłacone za okres od czerwca 2011 r. do maja 2012 r., ale premię za kwiecień przyjąć w podwójnej wysokości.