Pracownik, który umawia się na rozliczenie kosztów podróży i zakwaterowania dopiero po powrocie z wyjazdu, sporo ryzykuje. W razie konieczności zmiany planów część kosztów pokryje sam. W ubiegłym tygodniu w takiej sytuacji znalazła się pracownica budżetówki.
Została oddelegowana przez pracodawcę na szkolenie. Kierując się oszczędnością czasu i porównywalnością kosztu dojazdu w PKP i OLT Express, zdecydowała się na samolot. Za lot zapłaciła z własnej kieszeni. W wyniku odwołania go po ogłoszeniu upadłości przez przewoźnika wróciła do domu koleją.
Pracodawca nie chce jej zwrócić pieniędzy za bilet lotniczy, tłumacząc, że sama powinna się domagać tego od przewoźnika. Twierdzi, że skoro samodzielnie podjęła decyzję co do środka transportu, musi samodzielnie odzyskać pieniądze za niewykorzystany bilet.
– Co do zasady środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa pracodawca. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu właśnie tego wyznaczonego środka – tłumaczy Grzegorz Ruszczyk z kancelarii Raczkowski i Współpracownicy. – Jeżeli więc to pracodawca polecił odbycie podróży służbowej samolotem, a pracownik kupił bilet z własnych środków na jego polecenie, pracodawca powinien zwrócić mu koszt biletu – precyzuje.
Dotyczy to także sytuacji, w której do przelotu nie doszło z powodu upadłości przewoźnika. Po odwołaniu lotu zatrudniony powinien uzgodnić z pracodawcą alternatywny powrót, a pracodawca – zwrócić mu koszt biletu PKP, jeśli wyznaczył ten środek do powrotu. Zainteresowany powinien jednak dołożyć starań, aby uzyskać zwrot za bilet od przewoźnika lotniczego i rozliczyć go z pracodawcą.
– Inaczej będzie wówczas, gdy to pracownik sam, bez porozumienia z przełożonym podjął decyzję co do środka transportu lub zmienił przewoźnika na korzystniejszego dla siebie. W takiej sytuacji pracodawca nie musi zwracać pieniędzy za bilet – wskazuje mecenas Ruszczyk.
Okazuje się więc, że pracownik przed wyjazdem powinien zadbać o swoje interesy i uzgodnić z przełożonym zasady rozliczenia kosztów wyjazdu. Nawet teraz nic nie stoi na przeszkodzie, by umówili się w ten sposób, że firma zwróci mu koszty niewykorzystanego biletu lotniczego, a w razie zwrotu ceny biletu przez upadłego przewoźnika, zatrudniony odda te pieniądze.
