Zwrot kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych

Pracownicy często mają problem z odzyskaniem od szefa ponoszonych przez siebie kosztów związanych z używaniem własnego sprzętu do celów służbowych. Najczęściej chodzi o korzystanie z własnego samochodu, ale też narzędzi roboczych, komputerów osobistych czy telefonów.

Niedostatek regulacji

Kodeks pracy reguluje tylko zasady zwrotu pracownikom kosztów w trzech wypadkach. Chodzi o tzw. podróż służbową, wykorzystywanie przez telepracowników własnego sprzętu oraz używanie przez zatrudnionych własnej odzieży i obuwia roboczego (patrz ramka).

Brakuje natomiast przepisów o zasadach zwrotu innych kosztów. Przez to trudno podwładnym dochodzić ich przed sądem, gdyż nie wiadomo, jaką wskazać podstawę tych roszczeń. Jako przykład może posłużyć sytuacja pracownika, który wykorzystuje własny samochód do celów służbowych i nie ma spisanej z szefem umowy o używanie pojazdu do celów służbowych, o której mowa w art. 34a ust. 1 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (tekst jedn. DzU z  2007 r. nr 125, poz. 874 ze zm). Zarazem pracodawca nie zwraca mu tych kosztów, gdyż wyjazdy te nie są podróżami służbowymi w rozumieniu kodeksu pracy.

Na czym więc podwładny ma oprzeć swoje żądania, domagając się zwrotu kosztów użytkowania auta? W moim przekonaniu użyje wielu podstaw prawnych, które mogą okazać się skuteczne przed sądem.

Dzięki art. 300 k.p. trzeba odpowiednio zastosować kodeks cywilny. Jeśli pracownik wykonuje podróże własnym samochodem, a nie są to podróże służbowe w rozumieniu kodeksu pracy, ma prawo skutecznie powoływać się na przepisy dotyczące umowy-zlecenia (art. 734–751 kodeksu cywilnego). Według art. 742 zd. pierwsze k.c. dający zlecenie powinien zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia, wraz z odsetkami ustawowymi.

Wyznaczenie przez pracodawcę zadania roboczego, wymagającego do jego wykonania poniesienia przez pracowników dodatkowych kosztów – jak podróży własnym samochodem, będących podróżami służbowymi w rozumieniu kodeksu pracy – uzasadnia roszczenie o ich zwrot przez pracodawcę. Tak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z 12 marca 2009 r. (II PK  198/08).

Odpowiednie stosowanie, o którym mowa w  art. 300 k.p., oznacza użycie do  stosunków pracy niektórych przepisów kodeksu cywilnego wprost, innych – z odpowiednimi modyfikacjami. W rozważanej sytuacji modyfikacja art. 742 k.c. polegałaby na poszerzeniu zakresu jego zastosowania do stosunku pracy. Zdaniem SN takie użycie przepisów o zleceniu z kodeksu cywilnego dopełnia zasady prawa pracy o tym, że pracownik nie może ponosić kosztów działalności gospodarczej zakładu pracy.

Ile tego będzie

Zasądzając zwrot kosztów na podstawie art. 742 k.c. w zw. z art. 300 k.p., trzeba odwołać się do stawek ryczałtowych za 1 km przebiegu określonych w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.). Rozporządzenia mają charakter obiektywny i niezależny od struktury własnościowej pracodawcy oraz odnoszą się do  wszystkich firm.

Koszty zwrotu za 1 kilometr przebiegu zależą od pojemności silnika, mogą więc stanowić obiektywną podstawę wyliczenia należności dochodzonych przez pracownika. Tak orzekł SN w wyroku z 7 kwietnia 2010 r. (II PK 300/09). Te przepisy mogą też być podstawą wyliczenia zwrotu kosztów zatrudnionemu u pracodawcy prywatnego.

W sukurs pokrzywdzonemu

Pracownik może także udowodnić przed sądem, że do zawarcia umowy o używanie własnego auta do celów służbowych doszło w sposób dorozumiany, na skutek jej wykonywania przez cały okres trwania stosunku pracy.

Nie ma przecież przepisu wymagającego dla tej umowy formy pisemnej pod rygorem nieważności. Trudno przecież pominąć argument, że skoro używanie własnego samochodu do celów służbowych odbywało się za wiedzą i zgodą pracodawcy przez cały czas zatrudnienia, to między stronami nie doszło do zawarcia umowy.

Ponadto sąd ma uprawnienia do „korygowania” postanowień umowy o pracę. Punkt, że podwładny będzie wykorzystywał własne auto do celów pracowniczych bez zwrotu ponoszonych kosztów, sąd może uznać za nieważny. I wchodzą tu w grę:

Sąd ma prawo skorygować krzywdzące dla podwładnego postanowienia angażu

- art. 18 § 1 k.p., gdyż byłoby to mniej korzystne dla pracownika, niż wynika z prawa pracy,

- art. 8 k.p. ze względu na sprzeczność ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem wynagrodzenia pracownika oraz ze względu na  sprzeczność z zasadami współżycia społecznego,

- art. 58 § 1 i § 2 k.c., gdyż byłaby to czynność sprzeczna z ustawą albo mająca na celu obejście ustawy oraz wbrew zasadom współżycia społecznego,

- art. 353

1

k.c. z powodu sprzeczności z prawem (zasadami prawa pracy), zasadami współżycia społecznego oraz z  właściwością (naturą) stosunku pracy.

Brak zwrotu zatrudnionemu kosztów przeczyłoby wielu naczelnym zasadom prawa pracy, jak: odpłatności czynności wykonywanych na rzecz pracodawcy, godziwego wynagrodzenia oraz temu, że obowiązkiem pracodawcy jest ponoszenie wszelkich kosztów związanych z pracą i nie może go przerzucać na pracownika.

Sąd każdorazowo oceni, czy nie doszło do złamania zasad współżycia społecznego przy  ukształtowaniu stosunku pracy. Nie zostały nigdzie skatalogowane, dlatego należy je każdorazowo ustalać.

Trzeba też odwołać się do tzw. zasady słuszności kontraktowej – w  umowach powinno dochodzić do słusznego rozdziału świadczeń obu stron, co ma szczególne znaczenie przy angażach pracowniczych. Przerzucenie na zatrudnionego ciężaru kosztów używania prywatnego auta dla celów służbowych niewątpliwe naruszę te równowagę.

Lepsze wypiera gorsze

Na podstawie art. 18 § 2 k.p. w miejsce nieważnych postanowień stosuje się odpowiednie przepisy prawa pracy.

Postanowienie umowne o bezpłatnym używaniu własnego sprzętu należy zastąpić odpowiednimi zapisami o zwrocie pracownikowi ponoszonych kosztów używania prywatnego samochodu na podstawie art. 34a ust. 1 ustawy o transporcie drogowym w związku z odpowiednimi regulacjami rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. A są to przepisy prawa pracy.

Co wynika z kodeksu pracy

Przy podróży służbowej (art. 77

5

§ 1 k.p.) pracownikom przysługują diety oraz należności na pokrycie kosztów z nią związanych. Chodzi o koszty przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz inne udokumentowane wydatki, określone przez pracodawcę, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Szczegółowo sposób zwrotu kosztów delegacji na terenie kraju reguluje rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990).

Gdy telepracownik wykorzystuje własny sprzęt do celów służbowych, przysługuje mu ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej w porozumieniu lub regulaminie. Przy ustalaniu jego poziomu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe (art. 67