Ze względu na przynależność Polski do Unii Europejskiej, postępującą globalizację, oraz proeksportowe nastawienie polskich przedsiębiorców zwiększa się z roku na rok liczba zawieranych umów i wykonywanych kontraktów z zagranicznymi partnerami handlowymi i to zarówno pochodzącymi z krajów UE, jak i spoza jej granic. Niestety w ślad za tym można zaobserwować wzrost liczby sporów sądowych, w których uczestniczą obok polskich przedsiębiorców ich zagraniczni kontrahenci.

Często spory te są rozstrzygane przez zagraniczne sądy arbitrażowe. W wielu przypadkach przedsiębiorcy nie są jednak w ogóle świadomi, że zawarli ważną umowę arbitrażową, a jeśli świadomie podpisali zapis na zagraniczny sąd polubowny, często obiecują sobie przez to szybsze rozpoznanie sprawy, co jednak nie zawsze będzie miało miejsce.

Warto przedstawić zatem kilka istotnych porad i wskazówek związanych z poddaniem sporu pod arbitraż, a także z uznaniem i wykonaniem takiego wyroku w Polsce.

Wystarczy teleks

Związanie klauzulą arbitrażową jest dziś możliwe już poprzez faks. Tak więc polski przedsiębiorca musi pamiętać, że nie zawsze konieczne jest obustronne podpisanie umowy o arbitraż (zwanej przez polskiego ustawodawcę zapisem na sąd polubowny), aby taka umowa wiązała strony.

Polski kodeks postępowania cywilnego reguluje zasady zawierania umów arbitrażowych, ale w przypadkach transgranicznych w wielu przypadkach zastosowanie znajdzie jednak konwencja o uznawaniu i wykonywaniu zagranicznych orzeczeń arbitrażowych, sporządzona w Nowym Jorku 10 czerwca 1958 roku, którą Polska ratyfikowała jako jedno z pierwszych państw już w 1962 roku.

Obecnie sygnatariuszami tej konwencji jest aż 146 państw. Na konwencji nowojorskiej bazowała z kolei genewska europejska konwencja o międzynarodowym arbitrażu handlowym z 1964 roku.

Zgodnie z konwencją nowojorską, jak i europejską dla ważnego zawarcia umowy arbitrażowej nie jest konieczne obustronne własnoręczne podpisanie umowy arbitrażowej, wystarczy tak zwany „kompromis” – wymiana korespondencji, w której znajduje się klauzula arbitrażowa, za pośrednictwem listów lub telegramów. Przy czym powszechnie przyjmuje się, że wymóg ten wypełnia również przekazanie dokumentu zawierającego klauzulę arbitrażową za pośrednictwem teleksu czy też faksu.

Pamiętajmy również, że „wymiany” w rozumieniu art. II ust. 2 konwencji nowojorskiej nie należy rozumieć dosłownie – nie jest konieczne wysłanie dokumentu z zawartą klauzulą arbitrażową, a następnie zwrot tego samego dokumentu przez drugą stronę. Wystarczające będzie, gdy druga strona oświadczy zwrotnie, że taką umowę akceptuje. Niektórzy przyjmują, że również zaakceptowanie klauzuli arbitrażowej za pośrednictwem poczty elektronicznej będzie skuteczne.

Konwencja nowojorska takiej formy z uwagi na datę jej sporządzenia oczywiście nie przewiduje, ale wydaje się to zgodne z duchem konwencji. Jeśli jednak nie chcemy mieć problemów przy  uznaniu orzeczenia wydanego przez sąd arbitrażowy, domagajmy się od kontrahenta, aby przesłał nam oświadczenie akceptujące związanie klauzulą arbitrażową co najmniej za pośrednictwem faksu.

Także ogólne warunki

Przedsiębiorca musi poznać ogólne warunki umów załączone przez zagranicznego kontrahenta OWU. Częstą praktyką zagranicznych partnerów biznesowych, szczególnie z Europy Zachodniej, jest posługiwanie się w relacjach handlowych wzorcem umownym, najczęściej będą to ogólne warunki umów, które zagraniczny kontrahent prześle polskiemu jako załącznik do zamówienia lub swojej oferty. Pamiętajmy, że akceptacja OWU, w których znajduje się jako jedno z wielu postanowień klauzula arbitrażowa – będzie stanowić skuteczne zawarcie umowy arbitrażowej.

Jeśli zatem holenderski kontrahent prześle polskiemu formularz zamówienia na dostawę tulipanów i załączy do niego swoje ogólne warunki umowne, w których wskaże m.in., że „wszelkie spory będą rozstrzygane przed Międzynarodowym Sądem Arbitrażowym przy ICC w Paryżu”, a polski przedsiębiorca taki formularz zamówienia, którego treść zawierała będzie wzmiankę, że zamówienie jest realizowane w oparciu o OWU, podpisze i prześle zwrotnie za pośrednictwem faksu, wszelkie spory będą rozstrzygane przed Międzynarodowym Sądem Arbitrażowym przy ICC w Paryżu.

Nieważne, czy nasz przedsiębiorca faktycznie zapoznał się z OWU i znajdującą się w nich klauzulą umowną, czy też nie.

Nasz przedsiębiorca nie obroni się również poprzez twierdzenie, że OWU nie rozumiał. Jeśli OWU zostały przesłane w wersji językowej, w której strony się porozumiewały, to będą one wraz z klauzulą arbitrażową wiązać.

Amerykańscy prawnicy wskazują ponadto, że zawarta umowa arbitrażowa wiąże również strony co do przyszłych umów, nawet gdy już później OWU z zawartą klauzulą arbitrażową nie będą pomiędzy stronami już wymieniane, a jedna ze stron cały czas na związanie OWU wskazuje.

Zauważyć należy, iż często spotkać można na formularzach zamówienia zapis, że „wszelkie zlecenia realizujemy w oparciu o nasze OWU”. Pamiętajmy o tym i jeśli nie chcemy być już związani klauzulą arbitrażową dla bezpieczeństwa, np. przy kolejnej dostawie, warto oświadczyć, że danej klauzuli arbitrażowej nie akceptujemy.

Jakie koszty

Zanim przedsiębiorca zgodzi się na poddanie przyszłych sporów pod arbitraż, ważne jest, aby zapoznał się z przewidywanymi kosztami takiego postępowania. Instytucje, które zajmują się arbitrażem, udostępniają na swoich stronach internetowych regulaminy i cenniki. Zapoznajmy się z nimi przed zawarciem umowy arbitrażowej, skalkulujmy, ile kosztowałoby nas dochodzenie naszych roszczeń przed takim sądem.

Sprawdźmy, ile wyniosłyby wydatki administracyjne, a ile honorarium arbitra lub arbitrów – jeśli sprawę miałoby rozstrzygać trzech arbitrów zamiast jednego, co zdarza się dość często. Podobnie jak opłata od pozwu, którą uiszcza się przy wniesieniu pozwu do polskiego sądu powszechnego, również opłaty przed zagranicznymi sądami arbitrażowymi uzależnione są najczęściej od wartości przedmiotu sporu.

Przy takim arbitrażu wynagrodzenie jedynego arbitra w sprawie (nie mówiąc już o trzech) wyniesie nierzadko nawet kilkadziesiąt tysięcy dolarów lub euro. Dokonanie symulacji kosztowej pozwoli nam uniknąć nieprzyjemnej niespodzianki przy wnoszeniu sprawy do sądu polubownego.

Postaw na aktywność

Warto wykazać się aktywnością przed sądem arbitrażowym. Jeśli polski przedsiębiorca zostanie pozwany przed zagraniczny sąd arbitrażowy, bądźmy przed takim sądem aktywni. Ustosunkujmy się do wydanych przez arbitra, superarbitra lub zespół arbitrów poleceń proceduralnych, przedstawiajmy nasze argumenty i zarzuty. Jeśli nie uczynimy tego na etapie postępowania przed sądem arbitrażowym, polski sąd, przed którym zagraniczny powód będzie chciał uznać wyrok i uzyskać klauzulę wykonalności, nie będzie merytorycznie rozstrzygał sporu.

Polski sąd będzie w zasadzie jedynie badał, czy umowa arbitrażowa została zawarta, a podniesione argumenty polskiego pozwanego dotyczące np. wad towaru, który kupił od niemieckiego sprzedawcy, nie będą w ogóle rozpatrywane. Jeśli jesteśmy stroną powodową, zwróćmy uwagę, czy właściwie oznaczona jest strona pozwana – często posługuje się ona skrótową nazwą w kontaktach handlowych.

Zadbajmy, aby była to pełna, oficjalna nazwa bądź firma pozwanego, pozwoli nam to uniknąć niepotrzebnych sporów na etapie uznania wyroku przed powszechnych sądem danego państwa.

Uznanie, klauzula i druga instancja

Trzeba wiedzieć, że postępowanie przed sądem arbitrażowym nie zawsze będzie szybsze niż przed polskim sądem powszechnym.

Częstym powodem wyboru sądu arbitrażowego jest wiara w możliwie szybkie zakończenie takiego postępowania. Faktycznie w wielu przypadkach postępowanie arbitrażowe charakteryzuje się mniejszym formalizmem, większą szybkością – w zależności od sądu, rozprawy mogą być nieraz prowadzone poprzez zorganizowanie telekonferencji, a kwestie proceduralne lub pisma procesowe można przesłać e-mailem. Problemem jest jednak, o czym niektórzy nie pamiętają, że wyrok arbitrażowy musi być przez sąd danego kraju uznany i musi być mu nadana klauzula wykonalności.

Przed polskim sądem postępowanie o uznanie i nadanie klauzuli wykonalności na orzeczenie zagranicznego sądu arbitrażowego możliwe będzie po przeprowadzeniu rozprawy. Strony mogą powoływać świadków i przedstawiać inne środki dowodowe w celu wykazania, czy doszło lub nie doszło do zawarcia umowy arbitrażowej.

Ponadto wydane przez polski sąd I instancji postanowienie o uznaniu i nadaniu klauzuli wykonalności może być zaskarżone do sądu drugiej instancji, a sprawa trafić może nawet do Sądu Najwyższego.

Komentuje Piotr Mrowiec, LL.M. radca prawny w Rödl & Partner

Poddanie sporu pod zagraniczny arbitraż powinno stanowić świadomą decyzję polskiego przedsiębiorcy. Zadany sobie na początku trud sprawdzenia: przed jakim sądem będzie rozstrzygany ewentualny spór i z jakimi kosztami będzie się to wiązać, niewątpliwie zwróci się z nawiązką, w przypadku gdyby do takiego sporu faktycznie doszło.

Postępowanie arbitrażowe ma wiele zalet – szczególnie w sprawach transgranicznych, rozstrzyganych w oparciu o międzynarodowe konwencje, np. CISG, bądź w oparciu o Incoterms, arbitrzy mają często większe doświadczenie niż polskie sądy. Można jednak śmiało stwierdzić, że w przypadku większości instytucji zajmujących się arbitrażem szybkość procedowania, większa znajomość problematyki transakcji transgranicznych oraz mniejszy formalizm będą kosztować.

Dodatkowo, nawet po uzyskaniu korzystnego dla nas wyroku sądu arbitrażowego, wyrok ten będzie musiał być uznany przed sądem kraju, w którym prowadzona ma być egzekucja. Czas trwania postępowania o uznanie i nadanie klauzuli wykonalności powinien być również brany pod uwagę. Sprawy takie trwają nierzadko kilka, a nawet kilkanaście miesięcy. W końcowym rozrachunku może się okazać zatem, że postępowanie przed sądem powszechnym byłoby porównywalne czasowo, a do tego prawie na pewno tańsze.

Warto przy tym podkreślić, że zachodni kontrahenci często celowo wybierają nobliwe, ale w porównaniu z polskimi realiami niezwykle kosztowne instytucje arbitrażowe, aby zniechęcić polskich partnerów umownych do dochodzenia przed nimi swoich interesów. Pamiętajmy o tym, godząc się na poddanie sporów pod zagraniczny arbitraż.