W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zgromadzenia wspólników odbywają się w formie zwyczajnego zgromadzenia wspólników, jak też nadzwyczajnego.
Co do zasady uchwały wspólników w spółce z o.o. są podejmowane na zgromadzeniu wspólników (art. 227 kodeksu spółek handlowych, dalej: k.s.h.).
Co powinno zawierać zaproszenie
Zaproszenie na zgromadzenie wspólników powinno zawierać:
- dzień,
- godzinę,
- miejsce zgromadzenia wspólników oraz
- szczegółowy porządek obrad.
W razie propozycji zmian w umowie spółki w zaproszeniu należy wymienić istotne jej elementy.
Kto może żądać nieważności
Prawo do wytoczenia powództwa o stwierdzenie nieważności uchwały wspólników przysługuje:
- zarządowi, radzie nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz poszczególnym ich członkom,
- wspólnikowi, który głosował przeciwko uchwale, a po jej powzięciu zażądał zaprotokołowania sprzeciwu,
- wspólnikowi bezzasadnie niedopuszczonemu do udziału w zgromadzeniu wspólników,
- wspólnikowi, który nie był obecny na zgromadzeniu, jedynie w przypadku wadliwego zwołania zgromadzenia wspólników lub też powzięcia uchwały w sprawie nieobjętej porządkiem obrad,
- w przypadku pisemnego głosowania wspólnikowi, którego pominięto przy głosowaniu lub który nie zgodził się na głosowanie pisemne albo też który głosował przeciwko uchwale i po otrzymaniu wiadomości o uchwale w terminie dwóch tygodni zgłosił sprzeciw.
Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno się odbyć w ciągu sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego (art. 231 § 1 k.s.h.).
Na zgromadzeniu zwyczajnym wspólników rozpoznawane są sprawy dotyczące:
- rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy,
- powzięcia uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty,
- udzielenia członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.
Przedmiotem zwyczajnego zgromadzenia wspólników mogą być też inne sprawy niż wymienione wyżej.
Specyficzna sytuacja występuje, gdy w roku obrotowym działalność spółki była zawieszona i nie doszło do zamknięcia ksiąg rachunkowych na koniec roku obrotowego, w którym działalność spółki pozostawała zawieszona (art. 231 § 6 k.s.h.).
W takim wypadku zgromadzenie wspólników może się nie odbyć, a na kolejnym zwyczajnym zgromadzeniu wspólników rozpoznaje się wymienione wyżej sprawy (dotyczące m.in. rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania zarządu z działalności spółki), a dotyczące roku obrotowego, w którym działalność spółki była zawieszona.
Gdy jest obowiązek
Z kolei nadzwyczajne zgromadzenie wspólników zwołuje się w przypadkach określonych w przepisach kodeksu spółek handlowych lub w umowie spółki, a ponadto jeżeli uznają to za wskazane osoby uprawnione do zwołania zgromadzenia, czyli np. zarząd spółki (art. 232 k.s.h.).
W niektórych sytuacjach przepisy k.s.h. przewidują obowiązek zwołania przez zarząd zgromadzenia wspólników. Chodzi tu o przypadki, gdy sporządzony przez zarząd bilans wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego (art. 233 k.s.h.).
We wskazanych wyżej przypadkach zarząd ma obowiązek zwołania zgromadzenia wspólników, a ma to na celu podjęcie przez wspólników uchwały o dalszym istnieniu spółki.
W jakim miejscu
Zasadą jest, że zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki (art. 234 § 1 k.s.h.). Siedzibę spółki określa umowa spółki z o.o. Pod pojęciem „siedziba spółki” należy rozumieć nie siedzibę firmy sensu stricto, ale miejscowość, w której spółka ma siedzibę. Co oznacza w praktyce, że zgromadzenie spółki może się odbyć w różnych miejscach w tej samej miejscowości, w której znajduje się siedziba spółki.
Jeżeli jednak wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie, zgromadzenie wspólników może się odbyć również w innym miejscu na terytorium Polski. Pojęcie „terytorium Polski” trzeba rozumieć szeroko, chodzi tu bowiem nie tylko o terytorium Polski w sensie powierzchni kraju, ale także ambasady i konsulaty, a także morskie statki wodne i powietrzne.
Uwaga!
Wspólnicy spółki z o.o. decydują o tym, czy zgromadzenie wspólników odbędzie się poza siedzibą tej spółki.
Na to, aby zgromadzenie wspólników spółki z o.o. mogło się odbyć poza siedzibą spółki muszą się zgodzić wszyscy wspólnicy, a nie tylko ich część lub ich większość. Zgoda ta musi być ponadto wyrażona na piśmie przed odbyciem zgromadzenia wspólników.
W razie naruszenia tych zasad można zaskarżyć uchwałę zgromadzenia wspólników, powołując się na naruszenie przepisów lub umowy spółki w zakresie prawidłowego zwołania zgromadzenia wspólników.
Przepisy k.s.h. nie określają, w jaki sposób odbywa się zwoływanie zgromadzenia poza siedzibą spółki.
Kto zwołuje
Zgromadzenie wspólników w spółce z o.o. zwołuje zarząd (art. 235 § 1 k.s.h).
Uwaga!
Członek zarządu spółki z o.o. może być ukarany grzywną w wysokości do 20 tys. zł, jeżeli pomimo istniejącego obowiązku nie zwołuje zgromadzenia wspólników (art. 594 § 1 pkt 3 k.s.h.). Grzywnę tę nakłada sąd rejestrowy.
Rada nadzorcza, jak też komisja rewizyjna mogą również zwołać zwyczajne zgromadzenie wspólników w przypadku, gdy zarząd nie zwoła zgromadzenia wspólników w terminie określonym w przepisach k.s.h. lub w umowie spółki.
Ponadto rada nadzorcza oraz komisja rewizyjna mogą zwołać nadzwyczajne zgromadzenie wspólników, jeżeli uważają to za uzasadnione, a zarząd nie zwołał zgromadzenia w terminie dwóch tygodni od zgłoszenia zapotrzebowania w tym zakresie przez radę nadzorczą lub komisję rewizyjną.
W umowie spółki prawo zwołania zgromadzenia wspólników może być przyznane także innym osobom.
Są też inne przypadki
Nadzwyczajne zgromadzenie wspólników może być także zwołane przez wspólnika lub też wspólników spółki z o.o., którzy reprezentują minimum jedną dziesiątą kapitału zakładowego (236 k.s.h.).
Wspólnik lub wspólnicy, którzy reprezentują jedną dziesiątą kapitału zakładowego, mogą także domagać się umieszczenia jakiejś sprawy lub też spraw w porządku obrad zgromadzenia wspólników. Żądanie w powyższych sprawach należy złożyć zarządowi w formie pisemnej najpóźniej na miesiąc przed planowanym terminem zgromadzenia wspólników.
Co istotne, w umowie spółki może zostać wpisane prawo żądania zwołania zgromadzenia wspólników przez wspólników, którzy reprezentują mniej niż jedną dziesiątą kapitału zakładowego.
W przypadku gdy zarząd nie zwoła zgromadzenia wspólników w terminie dwóch tygodni od przedstawienia żądania jego zwołania sąd rejestrowy może upoważnić do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników, którzy występują z tym żądaniem. Sąd rejestrowy wyznacza jednocześnie przewodniczącego tego zgromadzenia.
Pora na zawiadomienie
Zawiadomienia o terminie zgromadzenia wspólników muszą być wysłane listem poleconym lub pocztą kurierską na co najmniej dwa tygodnie przed zgromadzeniem wspólników. Jeżeli wspólnik wcześniej wyraził na to zgodę na piśmie, podając swój adres e-mailowy, zawiadomienie o zgromadzeniu wspólników może być także wysłane wspólnikowi na drodze e-mailowej (art. 238 k.s.h.).
Co ważne, uchwały mogą być podejmowane, nawet jeżeli zgromadzenie wspólników zostało zwołane nieformalnie, jeżeli jest reprezentowany cały kapitał zakładowy i nikt nie wniósł sprzeciwu wobec odbycia posiedzenia. Zgromadzenie wspólników jest ważne bez względu na liczbę reprezentowanych na nim udziałów.
Przykład
Zarząd spółki odwołał zaplanowane zgromadzenie wspólników. Czy zarząd może odwołać zgromadzenie wspólników, na które wysłano już zaproszenia wspólnikom? Przepisy k.s.h. nie przewidują wprost możliwości odwołania zgromadzenia wspólników przez zarząd.
Natomiast w orzecznictwie sądowym wyrażany jest pogląd, że takie odwołanie jest możliwe. Np. w wyroku z 3 kwietnia 2009 r., II CSK 604/08 Sąd Najwyższy orzekł, że pomimo braku w przepisach k.s.h. wyraźnego przyznania uprawnienia do odwołania zgromadzenia wspólników spółki z o.o. jej zarządowi, okoliczności faktyczne sprawy mogą prowadzić do uznania takiej czynności za zgodną z prawem.
Oznacza to, że zgodność z prawem odwołanie zgromadzenia wspólników przez zarząd zależy od okoliczności danego przypadku, w tym m.in. od tego, czy powód takiej decyzji był poważny, czy też nieistotny.
Konsekwencje naruszenia przepisów
Jeżeli naruszono przepisy dotyczące m.in. zgromadzeń wspólników, można wnieść pozew o stwierdzenie nieważności takiej uchwały. Powództwo o stwierdzenie nieważności uch-wały wspólników należy wnieść w terminie sześciu miesięcy od dnia otrzymania wiadomości o uchwale, nie później jednak niż w terminie trzech lat od dnia powzięcia uchwały. Upływ wskazanych wyżej terminów nie wyłącza możliwości podniesienia zarzutu nieważności uchwały.
W sporze dotyczącym uchylenia lub stwierdzenia nieważności uchwały wspólników pozwaną spółkę reprezentuje zarząd, jeżeli na mocy uchwały wspólników nie został ustanowiony pełnomocnik. Jeżeli zarząd nie może działać za spółkę, a brak jest uchwały wspólników o ustanowieniu pełnomocnika, kuratora spółki wyznacza sąd, który rozpatruje powództwo o stwierdzenie nieważności zgromadzenia wspólników.
W pozwie dotyczącym stwierdzenia nieważności uchwały wspólników mogą być wskazywane nie tylko nieprawidłowości podczas samego posiedzenia, jak np. podjęcie uchwały jawnie, w sytuacji gdy przepisy wymagają zachowania tajności głosowania, ale także nieprawidłowości polegające na nieprawidłowym zwołaniu zgromadzenia wspólników.
Chodzi tu przykładowo o niezachowanie terminu do poinformowania wspólników z odpowiednim wyprzedzeniem o tym, że zgromadzenie wspólników się odbędzie, a także wszelkie inne naruszenia wskazanych wyżej przepisów związanych ze zwoływaniem zgromadzeń wspólników w spółce z o.o.
Głosowanie bez zgromadzenia
Uchwały mogą być podjęte bez zwoływania zgromadzenia w przypadku gdy:
- wszyscy wspólnicy zgodzili się na piśmie na dane postanowienie, które ma być powzięte,
- wszyscy wspólnicy zgodzili się na głosowanie pisemne.