Dokumentacja pracownicza: Każdy powinien otrzymać informację o warunkach pracy i płacy

Dane o warunkach zatrudnienia nieobjęte treścią angażu należy przekazywać indywidualnie każdemu w formie odrębnego pisemnego dokumentu. Nie może to być załącznik do zawartego kontraktu. Obowiązek ten wynika z art. 29 § 3 kodeksu pracy. Dotyczy to nie tylko zatrudnionych na podstawie umowy o pracę (bez względu na jej rodzaj), ale również mianowania, powołania, wyboru czy spółdzielczej umowy o pracę.

Do ręki

Zawiadomienie ma charakter indywidualny i musi być dostosowane do konkretnej osoby i przekazane odrębnie każdemu pracownikowi. Szef nie może więc zwolnić się z tego obowiązku, wręczając podwładnemu wyciąg z kodeksu pracy, kserując niektóre jego strony, zamieszczając wymienione informacje w regulaminie pracy, wywieszając je na tablicy ogłoszeń czy przesyłając je obiegiem załodze.

Kodeks pracy dopuszcza dwie formy informacji: opisową (art. 29 § 3 k.p.) albo uproszczoną (art. 29 § 3

1

k.p.). Pierwsza zawiera opis warunków zatrudnienia wynikający z prawa pracy. Natomiast w drugiej wskazuje się tylko konkretne przepisy dotyczące poszczególnych warunków zatrudnienia. Chodzi tu o regulacje prawa pracy w znaczeniu określonym przez art. 9 k.p.c.

Należy zatem brać pod uwagę kodeks pracy oraz inne ustawy i akty wykonawcze, określające prawa i obowiązki stron, a także postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy.

Dlatego w informacji o warunkach zatrudnienia wolno wskazać odpowiednie postanowienie prawa zakładowego, np. w rubryce dotyczącej częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę można podać odpowiednie postanowienie regulaminu wynagradzania.

O czym powiadomić

Szczegółowo treść zawiadomienia określa art. 29 § 3 k.p. Jedną z wymaganych informacji jest wskazanie obowiązującej podwładnego dobowej i tygodniowej normy czasu pracy. Przewidziane w kodeksie normy to ośmiogodzinna dobowa i przeciętnie 40-godzina tygodniowa (art. 129 § 1 k.p.).

Obejmują one wszystkich pracowników, niezależnie od systemu i wymiaru czasu pracy, w jakim są zatrudnieni. Oznacza to, że zarówno w informacji dla wykonującego obowiązki w systemie równoważnego czasu pracy, w którym można wydłużyć dobowy wymiar czasu pracy do 12 godzin, jak i dla niepełnoetatowego jako normy czasu pracy podaje się ośmiogodzinną dobową i przeciętnie 40-godzinną tygodniową.

Inne normy – niż wynikają z kodeksu pracy – przewidują niektóre ustawy. Dotyczą one określonych w nich grup pracowników. Dlatego szef powinien wskazać inne niż kodeksowe normy, gdy skorzystał z uprawnienia przewidzianego w art. 145 k.p. Przepis ten umożliwia obniżenie norm czasu pracy zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia.

Ponadto podwładnego należy poinformować o częstotliwości i terminie wypłaty pensji. Musi być ona wypłacana co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Tak wynika z art. 85 k.p. Wskazując częstotliwość wypłaty, należy wpisać, że jest ona przekazywana podwładnemu raz w miesiącu lub co miesiąc.

Firma, która nie musi wydać regulaminu pracy, dodatkowo powiadamia o miejscu, terminie i czasie wypłaty pensji. Ważne jest podanie dokładnego terminu wypłaty. Błędem jest natomiast wskazanie, że pensja będzie wypłacana do 10. dnia następnego miesiąca, bez określenia konkretnej daty, np. 10. każdego miesiąca, 5. każdego miesiąca itp. Trzeba podać dokładny dzień i godziny wypłaty z kasy firmy, datę przesyłania pensji na konto pracownika.

W informacji ma się także znaleźć wymiar przysługującego podwładnemu urlopu wypoczynkowego. Nie trzeba przy tym powiadamiać pracownika o prawie do urlopu ani o zasadach jego udzielania. Tam, gdzie to możliwe, należy wpisać dokładny wymiar urlopu przysługujący pracownikowi w dniu zawarcia angażu. Jeżeli podwładny ma cały etat, umowę na czas nieokreślony i jego staż pracy (z okresami wliczalnymi) wynosi np. osiem lat, szef podaje to w informacji.

Gdy firma zatrudnia na czas określony, pracownik musi znać przysługujący mu wymiar urlopu proporcjonalnego. Jeżeli jest uprawniony do dodatkowego urlopu wypoczynkowego (przysługującego np. na podstawie innych niż kodeks pracy przepisów ustawowych), to także ma uwzględniać przekazana mu informacja.

Przykład

Nowo zaangażowanemu kadrowa wręczyła pisemną informację o warunkach zatrudnienia. W części dotyczącej przysługującego mu urlopu wypoczynkowego podała art. 154 k.p.

Ten sposób wypełnienia obowiązku nie jest prawidłowy, gdyż przepis ten przewiduje 20- lub 26-dniowy wymiar urlopu. Ponadto treść informacji jest zbyt ogólna. W trakcie umowy może przecież dojść do zmiany warunków zatrudnienia. W tym wypadku należy podać wymiar urlopu przysługującego konkretnej osobie.

Wymówienie i układ

W zawiadomieniu trzeba też wskazać informację o obowiązującym podwładnego okresie wymówienia. Przy bezterminowym kontrakcie okres ten zmienia się w trakcie jego trwania, w zależności od stażu pracy w firmie. W informacji można więc dokładnie określić długość okresu wymówienia, np. dwa tygodnie albo powołać się na art. 36 § 1 pkt 1 k.p., albo art. 36 k.p. Należy też pamiętać, że informację tę trzeba aktualizować, chyba że wskazano art. 36 k.p.

Kolejnym ważnym elementem jest zawiadomienie o układzie zbiorowym pracy, jeżeli taki w firmie został zawarty. Gdy pracownik nie jest nim objęty, nie trzeba podawać, że np. w zakładzie nie obowiązuje układ zbiorowy.

Ostatnia niezbędna informacja to wskazanie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Szef, który nie wydaje regulaminu pracy, podaje przyjęty u niego sposób usprawiedliwiania absencji w firmie.

Może tu zacytować rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU nr 60, poz. 281 ze zm.). Każda firma ma prawo także wprowadzić własne zasady, z tym że nie mogą one być mniej korzystne od tych z rozporządzenia.

Robota poza Polską

W angażu skierowanego do pracy na obszarze państwa niebędącego członkiem Unii Europejskiej na okres przekraczający miesiąc należy dodatkowo określić, jak długo będzie trwało to zajęcie, walutę, w której będzie wypłacana podwładnemu pensja oraz warunki powrotu do kraju. Ponadto szef musi go pisemnie poinformować o świadczeniach przysługujących mu z racji skierowania do pracy za granicą. Obejmują one zwrot kosztów przejazdu i zapewnienie zakwaterowania.

Informację dla skierowanego do pracy poza UE wolno przekazać w formie pisemnego wskazania odpowiednich przepisów. W taki sposób można też sformułować notatkę o zmianie warunków zatrudnienia. Przy czym należy ją przekazać skierowanemu podobnie jak innym podwładnym, czyli niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu miesiąca od wejścia w życie zmian, a gdy rozwiązanie umowy o pracę miałoby nastąpić przed upływem tego terminu – nie później niż do dnia ustania zatrudnienia.

Trzeba stale aktualizować

Szef musi też pamiętać o tym, że podane podwładnemu informacje muszą być w trakcie zatrudnienia stale aktualizowane. Konieczne jest zatem zawiadomienie o objęciu podwładnego układem zbiorowym pracy, a także o jego zmianie (art. 29 § 3

2

k.p.). W razie zmiany układu szef informuje o tym oraz o modyfikacjach warunków zatrudnienia, jeżeli wprowadza je nowelizacja układu.

Natomiast przy zmianie regulaminu pracy czy wynagradzania należy zawiadamiać jedynie o zmianach warunków zatrudnienia. Szef nie ma natomiast takiego obowiązku, gdy wprowadza nową organizację czasu pracy w zakładzie, np. przechodzi z systemu podstawowego na równoważny czy zatrudnienia z pół na pełny etat. Normy czasu pracy, 8 i 40 godzin, które należy podać, dotyczą bowiem wszystkich pracowników, i to niezależnie od systemu i wymiaru czasu pracy, w jakim są zatrudnieni.

Wśród komentatorów dominuje pogląd, że nie ma sankcji za to, że firma nie wywiązała się z obowiązku nałożonego w art. 29 § 3 k.p. Zgodnie z odmiennym stanowiskiem nieprzekazanie pracownikowi stosownych informacji inspektor pracy może potraktować jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika na mocy art. 281 pkt 6 k.p. W myśl tego przepisu karze grzywny podlega ten, kto nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników.

Trudno się z tym zgodzić. Brak informacji o warunkach zatrudnienia w aktach osobowych podwładnego nie może skutkować przyjęciem, że szef nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych. Czym innym jest bowiem prowadzenie dokumentacji stosunku pracy, a czym innym – przekazanie pracownikowi odpowiednich informacji.

Gdy nie ma regulaminu pracy

W małych firmach (zatrudniających mniej niż 20 pracowników), w których nie trzeba ustalać i wprowadzać regulaminu pracy, należy przekazać dodatkowe dane o:

- pracy w porze nocnej obejmującej osiem godzin pomiędzy godziną 21 a 7 (art. 151 k.p.),