Korzystanie z komunikacji miejskiej przez zatrudnionych to nie podróż służbowa

- Firma ma oddział we Wrocławiu, a jej pracownik dwa razy w tygodniu przyjeżdża do siedziby (dostarcza faktury i inne dokumenty). Raz na miesiąc otrzymuje bilety jednorazowe na pokrycie kosztów komunikacji miejskiej. Pobierają je też pracownicy, którzy załatwiają  sprawy np. w urzędzie skarbowym, dzielnicowym, ZUS. Czy wartość biletów przekazywanych załodze należy opodatkować i oskładkować? A może trzeba je zaliczyć do kosztów podróży służbowej?

– pyta czytelnik.

Jednorazowe bilety komunikacji miejskiej (tramwajowe, autobusowe) wydawane pracownikom w miarę potrzeby (wykonywania zadań służbowych) są świadczeniem, które nie podlega opodatkowaniu ani oskładkowaniu. Wydatki na ich zakup przedsiębiorca może zaliczać do swoich kosztów podatkowych (niezwiązanych jednak z podrożą służbową).

Jak ewidencjonować

Zasadniczo świadczenia ponoszone m.in. w zakresie stosunku pracy przez pracodawcę na rzecz pracownika podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych na mocy art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.).

Jako wyjątek od tej zasady należy przyjąć, że nie stanowią przychodu pracownika wydatki poniesione przez pracodawcę na zakup jednorazowych biletów komunikacji miejskiej. Dotyczy to jednak tylko biletów będących do dyspozycji tego pracodawcy, a wydawanych pracownikom wyłącznie w celu ich wykorzystania na potrzeby zakładu i zgodnie z zakresem obowiązków pracowników na zajmowanych stanowiskach (por. pismo dyrektora Izby Skarbowej w Gdańsku z 24 listopada 2004 r., BI/005-0961/04).

Bilety takie w momencie ich wydawania powinny być wpisywane do ewidencji imiennej z określeniem ich wartości i celu służbowego ich wykorzystania, np. o treści:

>> „5 marca 2012 r. – pan Kowalski (goniec) – 4 bilety (2,40 zł/szt.) na dojazd z oddziału do siedziby firmy (i z powrotem) w celu dostarczenia dokumentacji księgowej";

>> „9 marca 2012 r. – pani Malinowska (sekretarka) – 2 bilety (2,40 zł/szt.) na dojazd do urzędu pocztowego w celu nadania listów poleconych".

W firmie czytelnika zatrudnieni wykorzystują bilety w trakcie wykonywania poleceń służbowych w związku z zadaniami realizowanymi na określonym stanowisku. Taki bilet dostaje np. specjalistka ds. płac, która jedzie do urzędu skarbowego złożyć wniosek o interpretację podatkową. Tak samo pracownik, który dostarcza dwa razy w tygodniu faktury i inne dokumenty z oddziału firmy do jej siedziby (na terenie tego samego miasta).

Nic dla ZUS i skarbówki

Dlatego wartość otrzymanych przez podwładnego biletów komunikacji miejskiej, zakupionych przez zakład (przedsiębiorcę), nie jest przychodem pracownika w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i nie podlega opodatkowaniu.

Wartość tych biletów nie podlega też oskładkowaniu. Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jest przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. A tutaj taki nie występuje.