Ile poza domem
Pracodawca wskazuje, kiedy pracownik ma się udać w podróż i kiedy z niej powrócić. Dobrze byłoby nie ograniczać się jedynie do dat, ale także sprecyzować godziny. Oczywiście podajemy je w przybliżeniu, gdyż szef najczęściej nie jest w stanie z góry określić dokładnej godziny zakończenia delegacji.
Jej czas będzie wpływał w szczególności na wysokość diety należnej pracownikowi, która zależy od długości przebywania w podróży służbowej. Liczy się ją od godziny wyjazdu do faktycznej godziny powrotu.
Przy określaniu godziny – w szczególności rozpoczęcia podróży – należy pamiętać o przepisach o czasie pracy. Jeśli sam przejazd w delegacji przypada poza zwykłymi godzinami pracy podwładnego, nie jest wliczany do jego czasu pracy. Będzie jednak uwzględniany wtedy, gdy podczas przejazdu zatrudniony wykonuje pracę.
Przykład
W poniedziałek rano kierowca ma wyjechać w delegację, aby klientowi dostarczyć maszynę. Godziny przejazdu są tu wliczane do czasu pracy, gdyż prowadzenie pojazdu jest podstawową czynnością wykonywaną przez szofera w zakresie jego obowiązków służbowych.
Wydając polecenie takiego wyjazdu, należy zwrócić uwagę na godzinę startu, wyraźnie wskazując, aby nie przypadała np. przed 6.30. Aby wcześniejszy wyjazd – przy takim dokładnym poleceniu – zaliczyć do czasu pracy tego kierowcy, musiałyby zajść obiektywne powody wskazujące na konieczność podjęcia przez szofera decyzji o zmianie godziny wyjazdu, np. trudne warunki atmosferyczne.
Jest to o tyle ważne, że np. gdy w firmie pora nocna trwa do 6, to wcześniejszy wyjazd skutkowałby koniecznością wypłaty dodatku za pracę w takiej porze. U wielu kierowców zaś mógłby także ograniczać czas pracy w danym dniu do 10 godzin (w zależności od prowadzonego pojazdu i od godzin granicznych pory nocnej określonej dla kierowców).
Niekiedy nawet trzeba byłoby zaliczać część tej pracy do pracy w niedzielę. Zgodnie bowiem z art. 151
9
§ 2 k.p. za pracę w niedzielę i święto uważa się tę wykonywaną między 6 w tym dniu a 6 w następnym dniu, chyba że u pracodawcy ustalono inną godzinę.
Jeżeli zatem w firmie nie zostały określone inne godziny graniczne niedzieli, to wyjazd np. o 5 oznaczałby świadczenie przez szofera przez godzinę pracy w niedzielę. W konsekwencji trzeba mu ją zrekompensować według zasad przypisanych do tego, co się należy za pracę w tym właśnie dniu.
Bez prywatnych celów
Określając czas wyjazdu, należy bezwzględnie pamiętać o tym, że wyjazd ma na celu wykonanie zadania służbowego. Szef nie może w delegacji rozliczać prywatnego pobytu pracownika. Gdyby nawet wypłacił takie świadczenia, nie da rady ich zakwalifikować jako wolnych od składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek dochodowy.
Przykład
Pracownik ma w poniedziałek w południe odbyć spotkanie z kontrahentem pracodawcy w Pradze. Z Warszawy do Pragi wylatuje już w czwartek rano.
Jeżeli poza tym spotkaniem nie wykonywał w Pradze czynności służbowych, to weekendowy pobyt nad Wełtawą trzeba zakwalifikować jako prywatny. Tak wczesny wyjazd jest zbyt oderwany czasowo od terminu spotkania. A zatem do kosztów należnych za wyjazd służbowy nie można zaliczyć wszystkich noclegów oraz diet wypłaconych za cały czas tego wyjazdu.
Pociągiem, samolotem czy autem
Za każdym razem środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. To on organizuje pracę zakładu i zatrudnionych w nim osób, decyduje o wysokości ponoszonych kosztów itp. Przy wyznaczaniu sposobu przemieszczania się bierze oczywiście pod uwagę specyfikę wyjazdu.
Prawo pracy w żaden sposób nie ogranicza szefa w wyborze środka transportu w delegacji. Może to być komunikacja publiczna, pojazd służbowy lub nienależący do pracodawcy. W tym ostatnim wypadku nie można jednak narzucić pracownikowi wykorzystania jego prywatnego auta. Pracodawca raczej – tak jak określają to przepisy – wyraża zgodę na odbycie podróży samochodem nienależącym do niego. Strony mogą te ustalenia poczynić wcześniej, umówić się np., że wyjazdy służbowe podwładny będzie wykonywał przy użyciu własnego samochodu.
Określając środek transportu, wskazujemy na tyle dokładnie, czym ma jechać pracownik, aby nie było tu jakichkolwiek wątpliwości, czy nie pozostawiać mu swobody wyboru transportu.
Teoretycznie więc wystarczy wskazać np. przejazd PKP. Taki zapis pozwala jednak pracownikowi wybrać każdy rodzaj pociągu i każdą dostępną w nim klasę przedziału. To zaś może prowadzić do konieczności rozliczenia przejazdu w wysokości nieprzewidzianej przez szefa. Dlatego lepiej, aby w poleceniu wyczerpująco określić rodzaj pociągu i klasę.
Usprawiedliwiona absencja
Przy wyborze środka transportu należy także brać pod uwagę to, o której godzinie pracownik nim wróci z delegacji. Niekiedy tańsza podróż może usprawiedliwiać nieobecność w pracy kolejnego dnia.
Według § 3 pkt 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU nr 60, poz. 281 ze zm.) nieobecność w pracy usprawiedliwia oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończone w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło osiem godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.
Przyjmuje się, że warunki umożliwiające wypoczynek w porze nocnej to miejsce leżące do spania, czyli przejazd w przedziale sypialnym lub kuszetką.
