Przepisy prawa pracy nie nakazują zachowania formy pisemnej przy wydawaniu poleceń przez przełożonego. Takie ograniczenie przeczyłoby istocie stosunku pracy związanego z podleganiem kierownictwu pracodawcy i wykonywaniem nieograniczonej liczby poleceń.

Forma pisemna nie jest też wymagana przy wyjazdach służbowych. Tutaj jednak należy pamiętać o tym, że kwalifikowanie wyjazdu jako podróży służbowej i idące za tym zwolnienia podatkowo-ubezpieczeniowe świadczeń otrzymywanych z tego tytułu przez pracownika musi się na czymś opierać. Tym czymś będzie właśnie polecenie wyjazdu. Dlatego do celów rozliczeniowych powinno mieć formę pisemną.

W wyroku z 26 stycznia 2007 r. (I SA/Wr 1332/06) Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu wskazał, że powierzenie pracownikowi przez pracodawcę wykonania określonego zadania służbowego poza stałym miejscem pracy wymaga odpowiedniego udokumentowania. Takim dokumentem najczęściej jest polecenie wyjazdu służbowego (druk delegacyjny).

Przykład

Przy częstych podróżach służbowych dopuszczalne jest wystawienie zbiorczego polecenia wyjazdu służbowego. Ujęte są w nim wszystkie delegacje planowane na dany okres.

W wyroku z 1 października 1997 r. (I PKN 317/97) Sąd Najwyższy wskazał, że postawienie pracownikowi zarzutu odmowy wykonania polecenia wydanego przez pracodawcę wymaga ustalenia, jaka była jego treść, czy dotyczyło ono wykonywanej pracy i w jakich okolicznościach zostało wydane.

Dlatego ustne polecenie w niektórych wypadkach przysparzałoby problemów z udowodnieniem jego zawartości. Niekiedy takie szczegóły mogą mieć istotne znaczenie dla zobowiązań pracodawcy wynikających z odbytej delegacji.

Określ niezbędne warunki

Polecenie wyjazdu służbowego najczęściej wydaje się na powszechnie stosowanym wzorze. Czasami warto ten dokument uzupełnić o szczegółowe informacje dotyczące pewnych elementów składowych dyspozycji pracodawcy.

Pozwoli to naliczyć świadczenia za czas podróży i ograniczyć uznaniowość niektórych działań pracownika podczas wyjazdu. W pewnych sytuacjach może to bowiem zbytnio finansowo obciążać pracodawcę.

W poleceniu wyjazdu służbowego powinny się znaleźć wszystkie dane niezbędne pracownikowi (cel i miejsce wyjazdu, środki komunikacji itp.) i pracodawcy do rozliczenia. Ma też wskazywać, kto je wykonuje.

Ma być zatem imienne – nie wydaje się go „na wyjeżdżający wydział”, ale na wszystkich pracowników tego wydziału. Powinno też określać:

- cel wyjazdu,

- miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży,

- termin wyjazdu, czas, na jaki opiewa delegacja,

- środek transportu.

Ponadto ma potwierdzać, czy pracownik otrzymał zaliczkę na pokrycie kosztów podróży i jeśli tak, to w jakiej kwocie (co pracownik kwituje podpisem), oraz termin rozliczenia się pracownika z delegacji.

Przy wyjeździe krajowym zaliczkę wypłaca się na wniosek podwładnego, a przy zagranicznym pracodawca wypłaca ją, nie czekając na taką inicjatywę. Przepisy nie określają wysokości zaliczki. Powinna ona pokrywać koszty co najmniej możliwe do określenia w chwili jej wypłaty, jakie w związku z podróżą służbową poniesie podwładny (przejazd, noclegi, diety), czyli opiewać na to, co wynika ze wstępnej kalkulacji kosztów podróży.

Do rozliczenia podróży pracownika jest zobowiązany w ciągu 14 dni od dnia jej zakończenia. Taką zasadę wprowadzają:

- § 8a rozporządzenia MPiPS dotyczącego podróży służbowej na obszarze kraju,

- § 13 rozporządzenia MPiPS dotyczącego podróży służbowej poza granicami kraju.

Po co wyjazd

Z polecenia zatrudniony musi się dowiedzieć, gdzie i jakie zadania służbowe ma wykonać, czyli co, gdzie i jak ma robić.

Miejsce docelowe nie może przy tym się znajdować w obszarze określonym jako jego miejsce pracy.

Przykład

Przedstawiciel handlowy, którego miejscem pracy jest województwo zachodnio-pomorskie, otrzymał polecenie wyjazdu służbowego do Koszalina. Ten wyjazd nie jest dla niego podróżą służbową.

Takie określenie miejsca docelowego powoduje, że nie ma on uprawnień do świadczeń „delegacyjnych”. Zatem wypłacone mu np. diety nie będą podlegać zwolnieniom podatkowemu i ubezpieczeniowemu.

Inaczej byłoby, gdybyśmy mówili o przedstawicielu handlowym, którego miejscem pracy jest np. Warszawa, a województwo zachodniopomorskie jest obszarem przypisanym mu merytorycznie, na którym jednak fizycznie przebywa wyjątkowo. W takiej sytuacji wyjazd do Koszalina byłby w rzeczywistości tym poza jego stałe miejsce pracy.

Delegacja jest wyjazdem po to, aby wykonać zadanie służbowe. Wyjazdów, których celu w żaden sposób nie da się powiązać nawet z bardzo szeroko rozumianym zakresem działania pracodawcy, nie zakwalifikujemy jako służbowych.

Miejsce startu i zakończenia

To, gdzie się rozpoczyna i zakończy podróż, określa pracodawca. Za startową lub finałową miejscowość może uznać tę, w której na stałe lub czasowo przebywa pracownik. Pozwala to rozliczyć koszty podróży już od faktycznego miejsca zamieszkania delegowanego, czyli rzeczywiste koszty ponoszone przez pracownika.

Podróż służbowa rozpoczyna się po opuszczeniu miejscowości określonej jako początkowa. Dojazd np. na dworzec (w obrębie tej miejscowości) z mieszkania pracownika nie jest jeszcze delegacją, a co za tym idzie – nie można rozliczyć kosztów tego dojazdu jako świadczeń za podróż służbową.

Przykład

Pracownik mieszka na obrzeżach Poznania, jedzie w delegację pociągiem z dworca głównego. Chociaż dojazd do niego jest czasochłonny i pociąga za sobą określone koszty, nie jest przejazdem w zakresie podróży służbowej.

Jeżeli pracownik mieszkałby w którejś z podpoznańskich miejscowości, pracodawca mógłby wskazać ją jako punkt rozpoczęcia podróży i rozliczyć koszty dojazdu na dworzec w Poznaniu.

Ile poza domem

Pracodawca wskazuje, kiedy pracownik ma się udać w podróż i kiedy z niej powrócić. Dobrze byłoby nie ograniczać się jedynie do dat, ale także sprecyzować godziny. Oczywiście podajemy je w przybliżeniu, gdyż szef najczęściej nie jest w stanie z góry określić dokładnej godziny zakończenia delegacji.

Jej czas będzie wpływał w szczególności na wysokość diety należnej pracownikowi, która zależy od długości przebywania w podróży służbowej. Liczy się ją od godziny wyjazdu do faktycznej godziny powrotu.

Przy określaniu godziny – w szczególności  rozpoczęcia podróży – należy pamiętać o przepisach o czasie pracy. Jeśli sam przejazd w delegacji przypada poza zwykłymi godzinami pracy podwładnego, nie jest wliczany do jego czasu pracy. Będzie jednak uwzględniany wtedy, gdy podczas przejazdu zatrudniony wykonuje pracę.

Przykład

W poniedziałek rano kierowca ma wyjechać w delegację, aby klientowi dostarczyć maszynę. Godziny przejazdu są tu wliczane do czasu pracy, gdyż prowadzenie pojazdu jest podstawową czynnością wykonywaną przez szofera w zakresie jego obowiązków służbowych.

Wydając polecenie takiego wyjazdu, należy zwrócić uwagę na godzinę startu, wyraźnie wskazując, aby nie przypadała np. przed 6.30. Aby wcześniejszy wyjazd – przy takim dokładnym poleceniu – zaliczyć do czasu pracy tego kierowcy, musiałyby zajść obiektywne powody wskazujące na konieczność podjęcia przez szofera decyzji o zmianie godziny wyjazdu, np. trudne warunki atmosferyczne.

Jest to o tyle ważne, że np. gdy w firmie pora nocna trwa do 6, to wcześniejszy wyjazd skutkowałby koniecznością wypłaty dodatku za pracę w takiej porze. U wielu kierowców zaś mógłby także ograniczać czas pracy w danym dniu do 10 godzin (w zależności od prowadzonego pojazdu i od godzin granicznych pory nocnej określonej dla kierowców).

Niekiedy nawet trzeba byłoby zaliczać część tej pracy do pracy w niedzielę. Zgodnie bowiem z art. 151

9

§ 2 k.p. za pracę w niedzielę i święto uważa się tę wykonywaną między 6 w tym dniu a 6 w następnym dniu, chyba że u pracodawcy ustalono inną godzinę.

Jeżeli zatem w firmie nie zostały określone inne godziny graniczne niedzieli, to wyjazd np. o 5 oznaczałby świadczenie przez szofera przez godzinę pracy w niedzielę. W konsekwencji trzeba mu ją zrekompensować według zasad przypisanych do tego, co się należy za pracę w tym właśnie dniu.

Bez prywatnych celów

Określając czas wyjazdu, należy bezwzględnie pamiętać o tym, że wyjazd ma na celu wykonanie zadania służbowego. Szef nie może w delegacji rozliczać prywatnego pobytu pracownika. Gdyby nawet wypłacił takie świadczenia, nie da rady ich zakwalifikować jako wolnych od składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek dochodowy.

Przykład

Pracownik ma w poniedziałek w południe odbyć spotkanie z kontrahentem pracodawcy w Pradze. Z Warszawy do Pragi wylatuje już w czwartek rano.

Jeżeli poza tym spotkaniem nie wykonywał w Pradze czynności służbowych, to weekendowy pobyt nad Wełtawą trzeba zakwalifikować jako prywatny. Tak wczesny wyjazd jest zbyt oderwany czasowo od terminu spotkania. A zatem do kosztów należnych za wyjazd służbowy nie można zaliczyć wszystkich noclegów oraz diet wypłaconych za cały czas tego wyjazdu.

Pociągiem, samolotem czy autem

Za każdym razem środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. To on organizuje pracę zakładu i zatrudnionych w nim osób, decyduje o wysokości ponoszonych kosztów itp. Przy wyznaczaniu sposobu przemieszczania się bierze oczywiście pod uwagę specyfikę wyjazdu.

Prawo pracy w żaden sposób nie ogranicza szefa w wyborze środka transportu w delegacji. Może to być komunikacja publiczna, pojazd służbowy lub nienależący do pracodawcy. W tym ostatnim wypadku nie można jednak narzucić pracownikowi wykorzystania jego prywatnego auta. Pracodawca raczej – tak jak określają to przepisy – wyraża zgodę na odbycie podróży samochodem nienależącym do niego. Strony mogą te ustalenia poczynić wcześniej, umówić się np., że wyjazdy służbowe podwładny będzie wykonywał przy użyciu własnego samochodu.

Określając środek transportu, wskazujemy na tyle dokładnie, czym ma jechać pracownik, aby nie było tu jakichkolwiek wątpliwości, czy nie pozostawiać mu swobody wyboru transportu.

Teoretycznie więc wystarczy wskazać np. przejazd PKP. Taki zapis pozwala jednak pracownikowi wybrać każdy rodzaj pociągu i każdą dostępną w nim klasę przedziału. To zaś może prowadzić do konieczności rozliczenia przejazdu w wysokości nieprzewidzianej przez szefa. Dlatego lepiej, aby w poleceniu wyczerpująco określić rodzaj pociągu i klasę.

Usprawiedliwiona absencja

Przy wyborze środka transportu należy także brać pod uwagę to, o której godzinie pracownik nim wróci z delegacji. Niekiedy tańsza podróż może usprawiedliwiać nieobecność w pracy kolejnego dnia.

Według § 3 pkt 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU nr 60, poz. 281 ze zm.) nieobecność w pracy usprawiedliwia oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończone w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło osiem godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.

Przyjmuje się, że warunki umożliwiające wypoczynek w porze nocnej to miejsce leżące do spania, czyli przejazd w przedziale sypialnym lub kuszetką.