Wyraźnie mówi, że sprawozdania prowadzi się w formie pisemnej, w układzie tabelarycznym, i w takiej właśnie formie mają być one przedłożone marszałkowi i wojewódzkiemu inspektorowi. Jednak jeżeli podmiot korzystający ze środowiska ma taką możliwość, powinien przedłożyć wykazy także w formie elektronicznej na informatycznych nośnikach danych.
– Z systemu Ekopłatnk można obecnie skorzystać w pięciu urzędach marszałkowskich – mówi Laura Kalbrum z opolskiej firmy Atmoterm SA, która przygotowała system. –
Trwają też prace nad zainstalowaniem systemu na stronie łódzkiego urzędu.
Tym samym podmiot korzystający w ten sposób ze środowiska nie musi uiszczać podwyższonych opłat za brak pozwolenia. Musiałby je wnosić wówczas, gdyby pozwolenie było obowiązkowe. Sporo kłopotów sprawia zazwyczaj ustalenie wysokości opłaty. Przedsiębiorca musi samodzielnie ją wyliczyć albo zlecić wyspecjalizowanej firmie. Zlecenie jest łatwiejsze, ale cena takiej usługi może się okazać wyższa od samej opłaty.
Sposobem na wyliczenie kwoty we własnym zakresie jest posłużenie się składem farby, który podawany jest na opakowaniu. Powinna się tam znaleźć procentowa zawartość substancji lotnych (np. ksylen, toluen). Ze względu na ich charakter należy przyjąć, że w całości dostały się do powietrza.