Gdy pracodawca podejmuje decyzję o rozstaniu się z pracownikiem, musi pamiętać o zachowaniu właściwej formy prawnej. Oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu umowy o pracę powinno nastąpić na piśmie.
Sytuacja wygląda analogicznie, gdy zakończenie stosunku pracy następuje przez jego rozwiązanie bez zachowania okresu wypowiedzenia. W praktyce oznacza to konieczność złożenia wypowiedzenia w formie pisemnej w rozumieniu art. 78 § 1 kodeksu cywilnego.
Potwierdza to obowiązujące w tym zakresie orzecznictwo, w tym wyrok Sądu Najwyższego z 24 sierpnia 2009 (I PK 72/09).
Zgodnie z przytoczonym przepisem do zachowania formy pisemnej czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli (w tym oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę).
Elektroniczne też się liczy
Równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej jest też złożone w postaci elektronicznej. Warunkiem jest, by zostało ono opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
Czy złożenie zatem pracownikowi wypowiedzenia umowy o pracę za pomocą e-maila stanowi dochowanie wymaganej formy pisemnej, a w konsekwencji czy może wywołać dla niego negatywne skutki prawne?
Zacząć trzeba od tego, że często na porządku dziennym wewnętrzna wymiana informacji między pracodawcą a pracownikiem następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Zakładanie kont służbowych dla poszczególnych pracowników oraz ich wykorzystywanie w procesie przekazywania wszelkich zadań oraz poleceń to powszechna metoda przepływu danych.
Nie oznacza to jednak, że między służbowymi poleceniami i informacjami można tak po prostu przemycić również oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę.
Ważny podpis kwalifikowany
Jakkolwiek zasadne wydaje się przyjęcie możliwości skutecznego wypowiedzenia przez pracodawcę umowy o pracę za pomocą poczty elektronicznej, to działanie takie będzie stanowić naruszenie art. 30 § 3 kodeksu pracy.
Złożenie bowiem oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę e-mailem bez bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu nie jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
Jednak co innego wadliwość, a co innego skuteczność oświadczenia woli. W świetle art. 60 k.c. wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (z zastrzeżeniem nielicznych wyjątków przewidzianych w ustawie).
Za moment złożenia oświadczenia woli drugiej osobie przyjmuje się chwilę, w której oświadczenie to doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Podobnej oceny należy dokonać w razie złożenia oświadczenia woli za pomocą e-maila, bo zgodnie z art. 61 § 1 k.c. oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią.
W konsekwencji, uwzględniając treść art. 300 k.p., zasadne wydaje się twierdzenie, że jest dopuszczalne i prawnie skuteczne doręczenie pracownikowi za pomocą poczty elektronicznej oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę.
Przyjmując prawidłowość powyższego założenia, następstwem takiego doręczenia będzie rozpoczęcie biegu terminu do dochodzenia przez pracownika roszczeń w trybie art. 264 § 1 k.p., tj. prawo odwołania się od wypowiedzenia umowy o pracę do sądu pracy w ciągu siedmiu dni od dnia doręczenia pisma wypowiadającego umowę o pracę (por. uchwała SN z 2 października 2002; III PZP 17/02).
Wobec powyższego, mimo że działanie takie jest działaniem wadliwym prawnie, wywołuje ono skutki prawne w sferze uprawnień pracowniczych. W takiej sytuacji pracownik chcąc dochodzić swoich racji przed sądem pracy, powinien w ciągu siedmiu dni od otrzymania e-maila zaskarżyć zawarte w nim wypowiedzenie umowy o pracę.
—Maciej Kurek aplikant radcowski w kancelarii prawnej e|n|w|c w Warszawie