Rada nadzorcza sp. z o.o., co do zasady, obraduje na posiedzeniu, a uchwały podejmuje, jeżeli wszyscy jej członkowie zostali na nie zaproszeni (w dowolnej formie) i na posiedzeniu obecna jest co najmniej połowa jej składu. Tak stanowi art. 222 § 1 kodeksu spółek handlowych.
Dopuszcza on jednak ewentualność odmiennego uregulowania wymagań dotyczących kworum w umowie spółki. Przy czym nie można łagodzić tej reguły, a jedynie ją zaostrzać .
Wzór zaproszenia
Płock, 20.09.2011
Pani Marta Iksińska
N sp. z o.o., ul. Akacjowa 31, 09-400 Płock,
członek rady nadzorczej M sp. z o.o. z/s w Płocku
ul. Oliwna 78, 09-400 Płock
ZAPROSZENIE
Przewodniczący Rady Nadzorczej M sp. z o.o. z/s w Płocku zaprasza Panią na posiedzenie, które wyznaczono na 3 października 2011 o godz. 10.00 w siedzibie N sp. z o.o. w Płocku przy ul. Akacjowej 31 z następującym porządkiem obrad
1. Otwarcie posiedzenia
2. Sprawdzenie listy obecności
3. Przyjęcie protokołu nr 3/2011 z posiedzenia Rady Nadzorczej spółki M sp. z o.o. odbytego 4.07.2011
4. Przyjęcie porządku obrad
5. Podjęcie uchwały nr 8/2011 o wyrażeniu zgody na zakup przez zarząd spółki M sp. z o.o. nieruchomości położonej w Płocku przy ul. Ametystowej 3 za kwotę nie wyższą niż 300 tys. zł
6. Podjęcie uchwały nr 9/2011 o przyznaniu wiceprezesowi zarządu spółki M sp. z o.o. premii za III kwartał 2011
7. Wolne wnioski
8. Zamknięcie posiedzenia
Tomasz Igrekowski (przewodniczący Rady Nadzorczej M sp. z o.o.)
Zaproszenie wysłano do pani Marty Iksińskiej 20 września 2011 na adres e-mailowy: marta.iksinska@wp.pl. Odbiór wiadomości nastąpił 21 września 2011 o godz. 8.35 (w załączeniu wydruk komputerowy).
Notatkę sporządziła Malwina Nowak, asystentka przewodniczącego Rady Nadzorczej M sp. z o.o.
Przykład 1
Umowa X sp. z o.o. przewiduje, że rada nadzorcza może podejmować uchwały, jeśli w posiedzeniu bierze udział minimum 40 proc. składu tego organu. Zapis ten nie jest dopuszczalny. Minimalny – ustawowo określony – próg stanowi bowiem połowa obsady personalnej omawianego gremium. Kontrakt podmiotu może go jedynie zwiększać, a nie, jak w opisanej sytuacji, zmniejszać.
Głosowanie nad uchwałami przez radę nadzorczą może również odbywać się w formie kurendy, na piśmie za pośrednictwem innej osoby wchodzącej w skład tego gremium bądź przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
W tym ostatnim wypadku obradujące osoby, które znajdują się w różnych miejscach, dyskutują nad daną kwestią, wykorzystując do tego np. wideotelefon, faks, pocztę elektroniczną. Kurenda oznacza natomiast, że poza posiedzeniem głosuje się, za pomocą korespondencji albo posłańca, nad konkretną uchwałą o określonej treści.
Sporządzenie protokołu z posiedzenia, które odbywa się z wykorzystaniem innej niż pisemna techniki, jest konieczne. Treść uchwały także podlega wówczas spisaniu. Uchwała podjęta w opisanych trybach jest ważna, gdy wszyscy członkowie organu zostali powiadomieni o treści jej projektu, a umowa spółki przewiduje takie sposoby głosowania.
Przykład 2
Umowa spółki Y sp. z o.o. dopuszcza możliwość głosowania nad uchwałami przez radę nadzorczą za pośrednictwem poczty elektronicznej. 5 września 2011 pani Wiktoria (przewodnicząca) przesłała mejlem pani Oliwii (członkowi) projekt uchwały o wyrażeniu zgody na zbycie przez zarząd nieruchomości położonej w Płocku przy ul. Słonecznej 34 za kwotę nie niższą niż 200 tys. zł. Zapomniała jednak wysłać go również do pana Marka (sekretarza).
Wykluczone jest więc powzięcie przedmiotowej uchwały. Treść jej projektu nie była bowiem znana wszystkim członkom rady nadzorczej. Ewentualne podjęcie tej uchwały może skutkować wytoczeniem, na zasadzie art. 189 k.p.c., powództwa o ustalenie jej nieważności.
Jednak, nawet gdy umowa kontraktu na to pozwala, powzięcie ich jest wykluczone w sprawach wyborów przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszania w czynnościach tych osób.
Przykład 3
Pan Filip, sekretarz rady nadzorczej ABC sp. z o.o., oddał w imieniu pana Michała (członka), na podstawie jego pisemnego upoważnienia, głos opowiadający się za odwołaniem pani Igi z funkcji prezesa zarządu.
Taki sposób głosowania dopuszczała umowa, a każda z czterech osób tworzących radę nadzorczą znała treść projektu wskazanej uchwały. Nie może być ona jednak podjęta, bo nie pozwala na to przepis art. 222 § 5 k.s.h.
Oddanie głosu na piśmie nie może nadto dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad już w trakcie posiedzenia.
Przykład 4
Pani Weronika, jeden z pięciu członków rady nadzorczej DEF sp. z o.o., udzieliła pisemnego upoważnienia jej przewodniczącemu (panu Patrykowi) do oddania, w jej imieniu, głosu „przeciw” uchwale o wyrażeniu zgody na zakup przez zarząd spółki floty samochodowej za kwotę nie wyższą niż 150 tys. zł.
W trakcie posiedzenia rady nadzorczej zarząd złożył dodatkowy wniosek o powzięcie przez nią uchwał o przyznaniu prezesowi i wiceprezesowi zarządu premii za III kwartał 2011. Pan Patryk włączył ten punkt do porządku obrad, a następnie – uznając, że wcześniejsze pisemne upoważnienie pozwala na oddanie głosu w imieniu pani Weroniki również w sprawie premii kwartalnej – zagłosował za podjęciem owej uchwały.
Pan Patryk nie był jednak uprawniony do głosowania w imieniu koleżanki w tej sprawie, została ona mianowicie wprowadzona do harmonogramu obrad już w trakcie posiedzenia. W konsekwencji każdy, kto ma w tym interes prawny, może wnieść pozew o uznanie uchwały o przyznaniu prezesowi i wiceprezesowi zarządu premii za III kwartał 2011 za nieważną.
Podjęcie ww. uchwał – wbrew owemu zakazowi – może skutkować ich unieważnieniem w ramach powództwa o ustalenie istnienia prawa lub stosunku prawnego.
W świetle wyroku Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 26 marca 2008, I ACa 200/08 „(...) uchwały rady nadzorczej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie podlegają w ogóle zaskarżeniu z powodu ich sprzeczności z umową spółki w drodze powództwa analogicznego do określonego w przepisie art. 249 § 1 k.s.h.”.
Uwaga!
Członek rady nadzorczej może głosować w imieniu kilku innych jej członków, pod warunkiem że liczba udzielających upoważnienie nie przekroczyła 50 proc. jej składu.
Uchwały rady nadzorczej zapadają zwykłą (więcej głosów za niż przeciw, głosy wstrzymujące się i nieważne nie są liczone), bezwzględną (więcej niż połowa głosów oddanych) bądź kwalifikowaną (surowszą niż bezwzględna) większością głosów. O tym natomiast, jakiej większości wymagają poszczególne sprawy, wobec braku odpowiednich zapisów ustawowych, decyduje umowa spółki albo regulamin rady nadzorczej.
Protokół
Z przebiegu posiedzenia rady nadzorczej sporządza się protokół. Powinien mieć co najmniej formę pisemną i zawierać ustalenia poczynione w toku obrad.
Wzór protokołu
PROTOKÓŁ NR 4/2011
z posiedzenia Rady Nadzorczej M sp. z o.o.
z/s w Płocku z 3.10.2011
Otwarcie posiedzenia i sprawdzenie listy obecności
Posiedzenie Rady Nadzorczej M sp. z o.o. z/s w Płocku, zwołane na 3.10.2011 o godz. 10.00 w siedzibie
N sp. z o.o. w Płocku przy ul. Akacjowej 31, otworzył przewodniczący Tomasz Igrekowski. Przewodniczący sprawdził listę obecności, która następnie została podpisana przez obecnych członków Rady Nadzorczej. Przewodniczący stwierdził, że wszyscy członkowie zostali zaproszeni na niniejsze posiedzenie. Nie stawił się na nie członek pan Marcin Wiśniewski, który usprawiedliwił swoją nieobecność wyjazdem służbowym do Włoch.
Lista obecności członków Rady Nadzorczej, dowody wysłania wraz z potwierdzeniami odbioru zaproszeń na przedmiotowe posiedzenie oraz usprawiedliwienie pana Marcina Wiśniewskiego stanowią załączniki do niniejszego protokołu.
Przyjęcie protokołu nr 3/2011 z posiedzenia Rady Nadzorczej spółki M sp. z o.o. z 4.07.2011
Rada Nadzorcza przyjęła bez zastrzeżeń treść protokołu nr 3/2011 z posiedzenia odbytego 4.07.2011
Przyjęcie porządku obrad
Rada Nadzorcza przyjęła następujący porządek obrad posiedzenia wyznaczonego na 3.10.2011:
1. Otwarcie posiedzenia
2. Sprawdzenie listy obecności
3. Przyjęcie protokołu nr 3/2011 z posiedzenia Rady Nadzorczej spółki M sp. z o.o. z 4.07.2011
4. Przyjęcie porządku obrad
5. Podjęcie uchwały nr 8/2011 o wyrażeniu zgody na zakup przez zarząd spółki M sp. z o.o. nieruchomości położonej w Płocku przy ul. Ametystowej 3 za kwotę nie wyższą niż 300 tys. zł
6. Podjęcie uchwały nr 9/2011 o przyznaniu wiceprezesowi zarządu spółki M sp. z o.o. premii za III kwartał 2011
7. Wolne wnioski
8. Zamknięcie posiedzenia
Podjęcie uchwały nr 8/2011 o wyrażeniu zgody na zakup przez zarząd spółki M sp. z o.o. nieruchomości położonej w Płocku przy ul. Ametystowej 3 za kwotę nie wyższą niż 300 tys. zł
Rada Nadzorcza podjęła w głosowaniu jawnym uchwałę nr 8/2011 o wyrażeniu zgody na zakup przez zarząd spółki M sp. z o.o. nieruchomości położonej w Płocku przy ul. Ametystowej 3 za kwotę nie wyższą niż 300 tys. zł trzema głosami „za”, przy braku głosów „przeciw” i „wstrzymujących się”. Uchwała stanowi załącznik do niniejszego protokołu.
Podjęcie uchwały nr 9/2011 o przyznaniu wiceprezesowi zarządu spółki M sp. z o.o. premii za III kwartał 2011 Rada Nadzorcza podjęła w głosowaniu jawnym uchwałę nr 9/2011 o przyznaniu wiceprezesowi zarządu spółki M sp. z o.o. premii za III kwartał 2011 trzema głosami „za”, przy braku głosów „przeciw” i „wstrzymujących się”.
Uchwała stanowi załącznik do niniejszego protokołu.
Wolne wnioski
Nie zgłoszono.
Zamknięcie posiedzenia
Po wyczerpaniu porządku obrad Tomasz Igrekowski, przewodniczący Rady Nadzorczej, zamknął posiedzenie.
Protokół sporządziła Karina Zetowska,
specjalistka ds. prawnych w M sp. z o.o.
Może być on sporządzony przez pracownika sp. z o.o., sekretarza rady nadzorczej lub notariusza.
Co w regulaminie
Regulamin rady nadzorczej określa jej organizację i sposób wykonywania czynności. Jego uchwalenie albo przez zgromadzenie wspólników, albo, na podstawie upoważnienia zebrania udziałowców, przez radę nadzorczą jest fakultatywne. Postanowienia regulaminu nigdy jednak nie mogą pozostawać w opozycji do unormowań k.s.h. oraz umowy spółki. Organizację rady nadzorczej należy interpretować jako wskazanie zasad jego działania, a więc np. podział kompetencji między jej członków czy szczególne reguły podejmowania uchwał. Sposób wykonywania czynności obejmuje natomiast m.in. ustalenie kworum, większości głosów niezbędnej do podjęcia uchwały, sytuacji, gdy wyłączona jest jawność głosowania, minimalnej treści protokołów. W przypadku gdy nadzór sprawowany jest indywidualnie, regulamin może określać rodzaj samodzielnie podejmowanych działań a także sposób ujawniania pozostałym członkom rady ich wyników.
„Regulamin rady nadzorczej uchwalony przez zgromadzenie wspólników, określający jej organizację i sposób wykonywania czynności (...) może także ustalić sposób reprezentacji spółki w umowach między spółką a członkami zarządu (...)” (wyrok Sądu Najwyższego z 21 stycznia 1999, I PKN 543/98). •
Autorka jest adwokatem,
prowadzi własną kancelarię w Płocku
